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Planen Sie Ihren Tag!

Sonntag, Oktober 31st, 2010

Projektleiter erstellen Projektpläne. Aber erstellen Sie auch einen Plan, wie Sie den eigenen Tag gestalten. Unvorhergesehen Tätigkeiten, Störungen und die Beschäftigung mit Nebensächlichen Aufgaben verhindern oft, dass der Tag vorbeigeht, ohne dass man am Ende das Gefühl hat etwas erreicht zu haben.

Dabei ist es doch ganz einfach. Die Prinzipien der Projektplanung müssen nur auf die Tagesplanung übertragen werden. Und schon entsteht ein Tagesplan, der die so knappe Zeit effektiv ausnutzt. Und noch ein Vorteil hat ein solcher Plan. Schon bei der Planung wird klar, ob man alles schafft, was man sich vorgenommen hat.Zeitmanagementspezialisten haben sich mit der Arbeitsplanung beschäftigt. Daraus sind Regeln entstanden, die helfen den Tag effektiv zu planen.

Die wichtigsten dieser Regeln sind:

  • Planen Sie nur 60 % Ihrer täglichen Arbeit. Erfahrungsgemäß müssen 40% für unvorhergesehene Ereignissen, Störungen und persönliche Bedürfnisse reserviert werden.

  • Führen SieTätigkeitslisten in denen die für die betreffende Planungsperiode anstehenden Tätigkeiten aufgelistet werden. 

  • Pflegen Sie Ihre Pläne regelmäßig, systematisch und konsequent.

  • Streichen Sie alle Aufgaben die nicht erledigt wurden und übertragen diese auf die nächste Zeitperiode.

  • Planen Sie nur Aufgaben, die Sie realistisch auch bewältigen können.

  • Planen Sie Ergebnisse und keine Tätigkeiten. Statt „Herrn Meyer anrufen“ planen Sie:  „Projektplan mit Herrn Meyer abstimmen“.

  • Formulieren Sie Termine so exakt wie möglich.

  • Legen Sie Prioritäten fest und halten Sie diese dann auch wirklich ein.

  • Legen Sie größere Aufgaben sollten in störungsfreie Zeiten, damit Sie daran ununterbrochen arbeiten können.

  • Plane Sie auch Tätigkeiten wie Wetterbildung und das Lesen von Büchern und Zeitschriften ein.

  • Planen Sie auch Routinetätigkeiten, wie das Lesen von Mails, Durchsehen von Berichten etc.

  • Planen Sie so, dass sich verschiedenartige Tätigkeiten abwechseln.

Müssen Projektleiter abends länger arbeiten?

Dienstag, Februar 6th, 2007

Nein. Denn es ist längst keine Tugend mehr als Letzter das Büro zu verlassen um seinen Fleiß zu zeigen. Vielmehr zeigt man heute Professionalität, wenn man sein Tagespensum in einer angemessenen Zeit erledigt. Darüber hinaus gewinnt man dadurch auch noch genügend Zeit sich zu regenerieren und ist wieder fit für den nächsten Tag.

Mit den folgenden Tipps verhindern sie, dass lästige Zeitfresser Ihnen den verdienten Feierabend rauben:

  • Beginnen Sie morgens pünktlich und beginnen Sie sofort mit der Arbeit. Kein Kaffee, kein Schwätzchen, kein Rundgang. Damit haben Sie mindesten eine Viertelstunde gespart.
  • Fertigen Sie eine Liste mit allen Aktivitäten an, die am Tag erledigt werden müssen. Dies verhindert, dass Sie sich verzetteln.
  • Kommt etwas Dringendes dazwischen, dann setzen sie es oben auf die Liste. Erledigen Sie dies sofort. Dann haben Sie den Kopf frei für ihre anderen Aufgaben.
  • Schieben Sie Lästiges gerne auf, dann arbeiten Sie die Liste einmal in der Woche von unten ab. So haben auch lästige Jobs eine Chance.

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Oft kommt es anders als man denkt.

Sonntag, Februar 4th, 2007

Der Tag war noch in Ordnung bis der Projektleiter Peter P. das Büro betrat. Auf seinem Schreibtisch lag ein Zettel. Bitte rufen Sie umgehend Herr Anton A. an. Das war sein Auftraggeber und dieser rief meist nur an, wenn es etwas dringendes zu besprechen gab. So war es dann auch. Er war mit einer Teillieferung unzufrieden und verlangte noch ein Meeting mit allen Beteiligten an diesem Tag.
So etwas passiert nicht jeden Tag, aber immer wieder. Mit den folgenden sieben folgenden sieben Fragen können Sie ihren geplanten Tagesablauf  blitzschnell umplanen:

  1. Welche Termine können verschoben oder abgesagt werden?
  2. Welche Besprechungen können vertagt oder verkürzt werden?
  3. Welche Telefonate, Mails, Faxe oder Briefe können aufgeschoben werden?
  4. Welche für den Tag geplanten Aktivitäten können auf einen anderen Tag verschoben werden?
  5. Wer kann welche Tätigkeiten übernehmen?
  6. Was kann schneller erledigt werden und wie?
  7. Welche Aktivitäten können so gegliedert werden, dass heute nur noch die wichtigsten Teile davon zu erledigen sind?

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