Archive for the ‘Soft Skills’ Category

Wichtige Telefongespräche…und wie man sich darauf vorbereitet

Dienstag, Mai 29th, 2007

Ein wichtiger Anruf. Jetzt darf nichts schief gehen. Denn vom Ausgang des Gespräches hängt viel ab.

Keine Bange, wenn Sie die folgenden vier Punkte beachten kann nichts schief gehen:

Legen Sie Ihr Ziel fest:
Fragen Sie sich, warum sie diese Gespräch führen. Notieren Sie das Gesprächziel oder die Gesprächsziele. Das hilft Ihnen sich auf die wesentlichen Punkte des Gespräches zu fokussieren.

Machen Sie einen Aktionsplan:
Was soll nach dem Gespräch anders sein? Mit der Antwort auf diese Frage erhalten Sie die Punkte, die Sie im Gespräch erreichen müssen. Soll sich etwas ändern, muss jemand etwas Bestimmtes zu einem festgelegten Zeitpunkt tun.

Informieren Sie sich über Ihren Gesprächspartner:
Wichtige Gespräche führen Sie oft mit Menschen die Sie nicht, oder nur wenig kennen. Fragen Sie sich: Wer ist der Mensch, den ich anrufe? Wie wird er sich verhalten? Wie kann ich Ihn ab Besten ansprechen? Informieren Sie sich bei Kollegen über Ihren Gesprächspartner. Überlegen Sie die folgenden Punkte:

  • Welche Fragen wird er stellen?
  • Welche Einwände kann er gegen meine Vorschläge vorbringen
  • Mit welchen Argumenten kann ich ihm antworten?

Legen Sie sich Ihre Unterlagen zurecht:
Bei wichtigen Gesprächen spielen Zahlen, Daten und Fakten meist eine Rolle. Diese sollten Sie schnell zu Hand haben. Legen Sie sich alle wichtigen Unterlagen griffbereit zurecht. Nicht vergessen: Ein Block zum notieren der wichtigsten Punkte gehört auch dazu.

So vorbereitete kann das Gespräch nur noch erfolgreich werden. Vor allem dann, wenn Sie es gleich nach dem Sie sich vorbereitet haben führen. Denn dann sind Sie mental optimal auf das Gespräch vorbereitet. Wie sagte doch Anthony Robbins der Erfolgs-Guru: „Action ist der Schlüssel zum Erfolg!“

Vera Birkenbihls Stroh im Kopf

Sonntag, Mai 27th, 2007

Das Buch Stroh im Kopf markiert einen Wendepunkt wie die Entedeckung Galiles, dass die Erde Rund sein. Vor dem Erscheinen waren alle davon überzeugt, dass wir ein Gehirn haben. Heute weiß jedes Kind, dass das Gehirn zwei Hälften hat, die vollkommen unterschiedliche Dinge wahrnehmen und verarbeiten:

Die linke Gehirnhälfte denkt in Worten. Dabei geht sie linear vor. Jeder Gedanke wird Schritt für Schritt abgearbeitet. Sie analysiert Dinge und denkt wissenschaftlich, indem sie Gesetzmäßigkeiten erkennt, Regeln ableitet und Modelle entwickelt. Die rechte Gehirnhälfte kann wortlos denken. Ihr Denken ist sprunghaft. Während eines Gedankens kann blitzartig ein ganz anderer Gedanke auftauchen. Sie denkt in Bildern.  

Aus dieser wissenschaftlichen Erkenntnis leitete Vera F. Birkenbihl Ihre Methode des gehirngerechten Arbeitens ab. Vera F. Birkenbihl ist die Leiterin des Instituts für gehirn-gerechtes Arbeiten. Sie studierte in den USA Psychologie und Journalismus. Seit 1969 entwickelt sie Lerntechniken auf Basis der Hirnforschung. Seit ihrer Rückkehr nach Europa Ende 1972 als freie Trainerin und Autorin tätig. Mitte der 80er Jahre erlangte sie einen grösseren Bekanntheitsgrad durch eine selbstentwickelte Methode des Sprachenlernens, die verspricht, ohne das Pauken von Vokabeln auszukommen. Die Methode stellt ein konkretes Fallbeispiel gehirn-gerechten Lernens dar. „Gehirn-gerecht“ ist das bekannteste Schlagwort, mit dem Vera F. Birkenbihl ihre Methoden bewirbt. Ihr bekanntestes Sachbuch „Stroh im Kopf?“ erscheint bereits in der 46. Auflage (runderneuert ab der 36. Auflage) und ist mit etwa 700.000 verkauften Exemplaren einer ihrer Longseller. 

Dieses Buch der Leiterin der Erfinderin des Gehirngerechten Arbeitens liefert den Schlüssel zum besseren Gedächtnis: Nur wer bewusst wahrnimmt und begreift, kann dieses Wissen später leichter wieder abrufen. „Wir erzeugen dieses bessere Ergebnis mit weit weniger Aufwand als früher! Wir brauchen nämlich keinesfalls mehr zu tun, sondern im Gegenteil: weniger, dies aber bewusst und unter Ausnutzung der Arbeitsweise des Gehirns“. Doch wie setzt man sich bewusst mit Themen oder Begriffen auseinander? Sie stellt sich das individuelle Wissen als Netz vor, das ständig erweitert und optimiert werden soll. Es müssen also immer neue Fäden geknüpft und mit den alten verbunden werden. Ist das Lerngebiet so neu, dass es keine Anknüpfungspunkte an das persönliche Wissensnetz gibt, können zunächst Hilfsfäden (Eselsbrücken) konstruiert werden. Sind neue Informationen dann richtig in vorhandene Kenntnisse integriert, werden sie später schneller und besser wieder abgerufen. Das Buch selbst ist gehirngerecht geschrieben. Der umfangreiche Praxisteil des Buches hilft mit zahlreichen Experimenten und Übungs-Aufgaben, dieses gehirn-gerechte Arbeiten zu trainieren. 

Wer in Projekten will, dass seine Präsentationen von Zuhören gut aufgenommen werden, Workshopergebnisse besser behalten und Texte leichter lesbar sind, kommt ohne die Erkenntnisse und methodischen Hinweise von Vera F. Birkenbihl nicht mehr aus.
Mehr über Vera F. Birkenbihl finden Sie in der Wikipedia. Dort ist auch ein Verzeichnis mit Ihren wichtigsten Büchern hinterlegt.
Zur Wikipedia 

Selbstmarketing für Projektleiter

Sonntag, Mai 13th, 2007

Es nützt Ihnen wenig, wenn Sie Ihre Projekte in Time und Budget managen, wenn Diejenigen, die über Ihren beruflichen Erfolg entscheiden dies nicht wissen oder nicht zur Kenntnis nehmen. Sie können darüber jammern und sich bei Hinz und Kunz beklagen; aber besser wird es dadurch nicht. Nehmen Sie Ihren Erfolg selbst in die Hand. Machen Sie Selbstmarketing!
Nutzen Sie die Erfolgsspirale um durch Selbstmarketing Ihre Karriere positiv zu beeinflussen: 

  1. Sie leisten überdurchschnittlich gute Arbeit und finden dadurch die Akzeptanz ihres Chefs und der internen und externen Partner.
  2. Sie unterstützen die Wahrnehmung ihres Chefs und der Partner durch das Marketing Ihrer Erfolge. Sie werden mit Ihren Erfolgen bewusster wahrgenommen.
  3. Ihr Chef überträgt Ihnen anspruchsvolle Aufgaben, dies sie vor anderen Kollegen herausheben. Sie werden wichtig für die Abteilung und werden auch zu wichtigen Meetings hinzugezogen.
  4. Sie werden bei diesen Aufgaben mehr unterstützt. Denn Ihr Chef möchte beweisen, dass er die richtige Wahl getroffen hat.
  5. Mit diesem Rückenwind meistern Sie auch schwierige Aufgaben. Sie werden bekannt als Experte und dies nicht nur in der eigenen Abteilung sondern auch darüber hinaus.
  6. Sie entwickeln sich damit fachlich aber vor allem persönlich. Ihr Selbstbewusstsein steigt und versetzt Sie in die Lage noch anspruchsvoller Aufgaben zu übernehmen.
  7. Ihr Ansehen steigt. Entscheidern fällt zuerst Ihr Name ein, wenn es darum geht eine wichtige Aufgabe zu übernehmen. Denn Sie wissen, dass man mit Ihnen „auf Nummer sicher geht“, wenn es schwierig wird.

Mehr Karrieretipps finden Sie in meinem Blog:

blog.fachkarriere-machen

Zum Blog kommen Sie über den Eintrag in der Blogrole oder über den folgenden Link: http://www.blog.fachkarriere-machen.de

Wäre mir die richtige Antwort doch gleich eingefallen

Dienstag, Mai 8th, 2007

Peter P. saß in einem Meeting zu Vorbereitung eines Workshops. Es entspannte sich eine etwas scherzhafte Diskussion darüber, wer zum Meeting eingeladen hat und jetzt dafür verantwortlich ist das Meeting zu Moderieren. Der Senior in der Runde sagte: „Peter P. hat doch zu diesem Meeting eingeladen?“ Peter P. war verärgert. Er hatte zwar eingeladen, aber der Senior hatte ihn als Projektmanager dazu aufgefordert. Eigentlich war es seine Sache das Meeting zu leiten.
…Erst viel später, während des Meetings fiel Peter P. die passende Antwort ein. Er hätte ja sagen können: „Ja ich habe zum Meeting eingeladen, weil der Senior mich darum gebeten hat dies zu übernehmen.“ Mit diesem Satz hätte er den Ball wieder zurückspielen können.
Ich habe immer Menschen bewundert, denen diese Sätze spontan einfallen. Spontaneität ist entweder sehr früh in der Sozialisation erlernt oder man hat sich diese bewusst antrainiert.
Dazu die drei folgenden Tipps für schlagfertiges Antworten:   

  • Eine schlagfertige Antwort muss nicht perfekt sein. Besser eine mittelmäßige Antwort als Schweigen.
  • Legen Sie sich ein Repertoire an Antworten zurecht, die auf viele Situationen passen. Auf diese können Sie dann „spontan“ zurückgreifen.
  • Vermeiden Sie Hektik. Versuchen Sie Zeit zu gewinnen um eine passende Antwort zu finden.

Networking: Der Wissenspool des Projektmanagers

Sonntag, Mai 6th, 2007

Networking im Projektmanagement hilft Ihnen eine persönlichen Wissenspool aufzubauen. Auf diesen können Sie zurückgreifen, wenn Sie einen Tipp, Rat oder Hilfe brauchen. Networking funktioniert aber nur dann, wenn Sie sich an die ungeschriebenen Regeln halten.
Die zehn wichtigsten davon sind: 

  • Halten Sie sich bei den Kontakten im Netzwerk an die guten Manieren. Dazu gehört Höflichkeit, Zuvorkommen und für die Gelegenheit passendes Verhalten.
  • Seien Sie Aufmerksam. Denken Sie immer für den anderen mit. Respektieren sie die anderen so, wie Sie auch erwarten, respektiert zu werden. Wenn Sie sich beim Networking wohl fühlen, wird sich dieses Gefühl auch auf ihre Partner übertragen.
  • Pflegen sie ihre Kontakte kontinuierlich. Versprechen Sie nur dann etwas, wenn sie es auch einhalten können. Wer einmal etwas zugesagt hat, sollte sich auch daran halten. Dazu gehört auch Pünktlichkeit. Vereinbaren sie deshalb auch nur Termine, die sie auch einhalten können.
  • Erweisen Sie den anderen Gefälligkeiten. Kleine Gefälligkeiten erhalten den Kontakt. Damit zeigen sie, dass Sie an andere denken. Das Geben und Nehmen in einem Netzwerk fängt immer mit dem Geben an.
  • Wenn Sie über andere reden, beurteilen Sie nicht deren Verhalten. Berichten Sie positives über andere, über Dinge dies diese getan haben. Kritik an anderen ist in einem Netzwerk tabu. Diese bringt Sie schnell in den Ruf, dass man ihnen nichts anvertrauen kann und man wird zu Ihnen auf Abstand gehen.
  • Nutzen sie die Beziehungen nicht zu ihrem Vorteil aus. Wenn andere merken, dass sie Networking nur zu ihrem Nutzen betreiben, werden sie den Kontakt abbrechen.
  • Seine Sie aktiv. Kontakte im Netz entstehen nicht von alleine. Sie müssen diese aktiv herbeiführen. Auch Kontakte pflegen sich nicht von alleine. Denken Sie immer daran, dass das Netzwerk von der Energie lebt, die Sie hineingeben.
  • Suchen Sie Gemeinsamkeiten. Das Verbindende Element in einem Netzwerk sind die Gemeinsamkeiten der Netzwerkpartner. Je mehr sie davon haben, umso stabiler wird das Netzwerk.

Keine Diskussion am Ende der Präsentation – Was tun?

Freitag, Mai 4th, 2007

Ich habe viele Präsentationen erlebt, die nie ein richtiges Ende fanden. Entweder die Zeit war zu knapp und der Referent brach seine Ausführungen mehr oder weniger ab. Oder – es war noch Zeit, aber keiner der Teilnehmer stelle eine wirklich sinnvolle Frage und die Diskussion plätschert dahin. Als was tun?
Der Einstieg in die Diskussion muss genau so geplant werden, wie die Diskussion selbst. Dazu können Sie die folgenden Möglichkeiten nutzen:  

  • Formelle Eröffnung: Fordern Sie die Teilnehmer förmlich auf, Fragen zu stellen, Anmerkungen zu machen oder einen Diskussionsbeitrag zu leisten.
  • Offene Frage: Mit einer offen Frage laden Sie die Teilnehmer ein, Ihre Meinung zu äußern. Mit der Frage können Sie auch die Richtung der Diskussion bestimmen.
  • Provokante Frage: Mit einer provokanten Frage locken Sie die Teilnehmer zum Widerspruch heraus. Diesen können Sie wieder nutzen, um Ihre Argumente zu verdeutlichen.
  • Abschlusschart: Visualisieren Sie auf dem Abschlusschart Ihre Aufforderung zur Diskussion.
  • Schweigen und ein fragender Blick in die Runde: Durch Schweigen fühlt sich jeder aufgefordert die Stille zu durchbrechen. Nutzen Sie diesen psychologischen Druck, um die Diskussion in Gang zu bringen.

Konfliktklärungsgespräch: Miteinander sprechen, Ursachen analysieren und Lösungen finden

Sonntag, April 22nd, 2007

„Lassen Sie uns mal in Ruhe über die Sache reden“ so oder ähnlich können Sie ihrem Konfliktgegner signalisieren, dass sie bereit sind, den Konflikt durch ein Gespräch zu lösen.
Für ein solches Gespräch haben sich die folgenden sechs Schritte bewährt.  

  1. Das Gespräch eröffnen – eine emotionale Basis finden: Suchen Sie zu Beginn Themen, die sie verbinden.
  2. Das Ziel des Gespräches – eine Lösung für den Konflikt finden: Dies geht nur, wenn sich beide Parteien eingestehen, dass Sie einen Konflikt haben und diesen lösen wollen. Damit macht keine der Parteien ein Zugeständnis. Es ist die Einigung über den Lösungsprozess.
  3. Gemeinsam eine Lösung suchen – Konfliktdiagnose und Lösungsmöglichkeiten ausloten:  Zu Beginn dieses Schrittes wird eine gemeinsame Konfliktdiagnose gemacht. Damit erreichen beide ein gemeinsames Verständnis über die Situation.. Erst jetzt kann ein Kompromiss gefunden werden.
    An dieser Stelle können Sie auch feststellen, dass Sie den Konflikt nicht alleine lösbar ist und eine Dritte Partei notwendig ist.
  4. Lösung zusammenfassen und dokumentieren – eine schriftlich formulierte Lösung sichert das gemeinsame Verständnis: Erst dann, wenn die Lösung zusammengefasst und schriftlich festgehalten ist, haben beide Parteien ein gemeinsames Verständnis von der Lösung.
  5. Nächste Schritte vereinbaren – der erste Schritt in eine neue Zukunft: Der Kompromiss ist gefunden. Jetzt muss er noch in die Tat umgesetzt werden. In diesem Schritt einigen Sie sich mit ihrem neu gewonnen Partner über die dazu erforderlichen Schritte.
  6. Das Gespräch abschließen – Lernerfahrung für den nächsten Konflikt nutzen: Jede Bewältigung eines Konfliktes ist eine wichtige Erfahrung. Mit der erfolgreichen Lösung eines Konfliktes haben beide Parteien ihre Konfliktfähigkeit erweitert. Der Austausch über diese Erfahrung wird in kommenden Konflikten helfen, schneller einen Lösungsweg zu finden.

Keine Angst vor Lampenfieber

Dienstag, März 27th, 2007

Lampenfieber ist die Angst oder Nervosität des Schauspielers oder Musikers unmittelbar vor dem Auftritt. Außerhalb dieses Rahmens nennt man Lampenfieber Redehemmung oder die Angst sich vor einer großen Zuhörerschaft zu Wort zu melden, Fragen zu stellen oder einen Wortbeitrag zu geben. Allgemein ist Lampenfieber ein subjektives Erleben, dass an eine unmittelbar bevorstehenden Kommunikations- oder Interaktionssituation geknüft ist. Es ist irrational und damit auch nicht durch rationale Argumente zu beseitigen.

Die folgende Übung hilft, die Ängste vor Verwundbarkeit und Hilflosigkeit auf eine erträgliches Maß zu reduzieren:
Nutzen Sie jede Gelegenheit für einen „öffentlichen Auftritt“.  Beobachten Sie, welche Reaktionen dies in im Körper auslöst. Z..B. Rot werden, trockener Mund oder zittern. So bekommen Sie langsam ein Gefühl dafür, was in ihrem Organismus vorgeht.
Ein erster Schritt zur Bewältigung der Symptome ist die Beantwortung der folgenden Fragen:

  • Wovor hatte man Angst?
  • In welchen Augenblicken traten die ersten Angst- oder Stresssymptome auf?
  • Gab es einmal einen realen Grund für eine solche Angst?
  • Besteht dieser Grund heute noch?
  • War er in der heutigen Situation wirklich vorhanden?
    Was hätte im schlimmsten Fall wirklich passieren können?
  • Falls man dem „Auftritt“ ausgewichen ist, sollte man sich die folgende Frage stellen: Was hätte anders sein müssen, damit ich mich öffentlich präsentiert hätte?

 

Inszenieren Sie Ihre Charts

Freitag, März 23rd, 2007

Mit Grafikprogrammen erstellte Präsentationen verführen dazu, die Charts fast übergangslos hintereinander einzublenden. Dies überfordert die Zuhörer, da diese keine Zeit haben die Informationen zu verarbeiten. Es ist deshalb besser, jedes Chart anzukündigen, einzublenden, kurz wirken zu lassen und dann erst mit der Erläuterung zu beginnen.

Die Abfolge der Charts wird dann in der folgenden Reihenfolge durchgeführt:
1. Chart abbinden: „Das war der Punkt.. und daraus ergibt sich die Frage, der Aspekt, das Thema…“
2. Neues Chart ankündigen: „Den sehen sie auf dem folgenden Chart“
3. Neues Chart einblenden und kurz wirken lassen, damit sich die Teilnehmer orientieren können.
4. Chart erklären: Bei Bedarf kann eine Zeigehilfe verwendet werden. Jedoch sollte man sich dabei nicht zur Projektion hindrehen. Während der Erklärung sollte man die Teilnehmerreaktionen beachten und ggf. Fragen stellen oder auf Fragen eingehen.
5. Weiter wie bei 1.

Mit dem Telefon Kontakte knüpfen

Donnerstag, März 22nd, 2007

Networking besteht darin, Kontakte mit Menschen zu knüpfen, die man nicht kennt. Dazu gibt es vielfältige Anlässe wie zum Beispiel dieser: „Ich gebe Dir mal die Telefonnummer von einem Bekannten von mir. Er interesssiert sich auch für alle Themen im internationalen Projektmanagement.“ Dies ist eine typische Situation bei der Sie den Kontakt nur über das Telefon aufnehmen können.
Was ist die Ausgangssituation bei der Kontaktaufnahme?

Die Situation: Der Angerufen kennt den Anrufer nicht und möchte deshalb möglichst schnell wissen von wem er angerufen wurde und worum es geht. Zur Vorbereitung eines solchen Gespräches müssen Sie berücksichtigen, dass Sie einen Aufhänger für das Gespräch benötigen um das Interesse zu wecken. Nur wenn Sie mit dem Gespräch auch ein klares Ziel verfolgen, kann der Angerufene den Nutzen des Gespräches nachvollziehen.

Was ist dabei die beste Vorgehensweise? 

  • Nennen Sie den eigenen Namen und ggf. den ihres Unternehmens.
  • Teilen Sie mit, von wem die Telefonnummer stammt, Presseartikel, Intranetkontakt oder Empfehlung.
  • Versdeutlichen Sie das Anliegen Ihres Anrufs.

Bei dem Gespräch sollte man darauf achten, ob der Gesprächspartner Zeit hat. Merkt man, dass der Anruf ungelegen ist, sollte man schnell zu Ende kommen und um einen neuen Termin bitten. Möchte man mit dem Angerufenen im Gespräch bleiben, dann kann man am Ende versuchen einen Gesprächsfaden zu knüpfen indem man ein gemeinsames Thema anspricht. Hier merkt man dann schnell, ob der andere an einem Gespräch interessiert ist oder nicht.