Archive for the ‘Soft Skills’ Category

Soft Skills im Projektmanagement – Weich aber wichtig!

Freitag, Dezember 19th, 2008

„Soft Skills im Projektmanagement – Weich aber wichtig!“, das ist der Titel des Vortrags, den ich am 11. Dezember 2008 auf den F&E Management Konferenzen „Fortschrittsmessung im PEP“ der Unternehmensberatung Axel Schröder und Partner gehalten habe.

Soft Skills im Projektmanagement retten zwar kein schlecht geplantes Projekt, verhindern aber, dass gut geplante Projekte im Dschungel zwischenmenschlicher Beziehungen ins Schlingern geraten. Mit guten Soft Skills kann der Projektleiter seine Fach- und Methodenkenntnis noch wirkungsvoller einsetzen, um Projekte zum Erfolg zu führen. Das ist die These des Vortrags.

Soft Skills sind Fähigkeiten mit Anderen zu reden. Und dies machen Projektleiter in Ihrem Berufsalltag täglich. Sie reden mit Ihrem Auftraggeber, mit den Kollegen und mit den Mitarbeitern im Team.

Soft Skills sind Fähigkeiten im Team zu arbeiten. Im Team arbeiten Sie in Projekten, aber auch dann wenn Sie an Meetings und Workshops teilnehmen.

Soft Skills sind Fähigkeiten andere zu überzeugen. Dies müssen Sie, weil Sie sich selbst und ihr Projekt immer wieder verkaufen müssen. Bei dem Management, bei Ihren Kunden und bei den Betroffen.

Die Unternehmensberatung Axel Schröder und Partner ist der größte Veranstalter von F&E Management-Konferenzen im deutschsprachigen Raum. Sie werden von Geschäftsführern, Vorständen und F&E-Führungskräften seit über 10 Jahren genutzt, um sich über best practices zu informieren und ihr persönliches Netzwerk zu erweitern. Hier können Sie sich die Folien des Vortrages ansehen.
Soft Skills im Projektmanagement

So werden passive Teammitglieder aktiv

Mittwoch, Januar 16th, 2008

Ist Ihr Team auch so:

  • Teammitglieder sitzen in den Projektmeetings und schweigen sich gegenseitig an.Drucksten herum, wenn sie nach ihrer Meinung oder nach dem Erledigungsstand von Arbeitspakten gefragt werden.
  • Machen Dienst nach Vorschrift
  • Warten darauf, dass Sie ihnen haarklein sagen, was zu tun ist
  • Verschweigen Probleme und warten darauf, dass jemand diese für sie löst.

Nicht jedes Teammitglied ist so. Aber es gibt immer wieder einzelne Teammitglieder, die dieses Verhalten zeigen und diese stecken oft die anderen an.
In einer solchen Situation müssen Sie handeln. Hier ist ein Vorschlag, was Sie tun können:

  • Führen Sie persönliche Gespräche um den Grund für die Passivität herauszufinden.
  • Falls das Problem im Privaten oder Persönlichen liegt, Versuchen Sie dies zu lösen. Geben Sie Tipps, wo das Teammitglied professionelle Hilfen finden kann.
  • Helfen Sie dem oder den Teammitgliedern ihre Arbeit zu strukturieren. Definieren Sie Zwischenschritte und fragen Sie immer wieder freundlich aber bestimmt nach.
  • Falls alles nicht hilft: Nehmen Sie das Teammitglied aus dem Team.

Startschwierigkeiten: Wenn es im neuen Projekt nicht so läuft, wie es sollte

Donnerstag, November 15th, 2007

„Ein neues Projekt. Eine unglaubliche Chance und eine großer Schritt in der Karriereleiter nach oben.“ So oder ähnlich sind die Gedanken, wenn ein Projektleiter ein neues, verantwortungsvolles und renomiertes Projekt übernimmt.
100 Tage hat jeder eine Schonfrist. Aber danach muss es laufen. Was aber, wenn es nach 100 Tagen eher schlimmer als besser wird?

Mit den folgenden Fragen können Sie Ihre Situation analysieren: 
* Bin ich richtig eingearbeitet?
* Brauche ich noch Zeit um in die Umgebung hineinzuwachsen?
* Müssen Sie noch aktiver auf Ihre Führungskraft und Ihre Kollegen zugehen?
* Ist es nur ihre Situation oder geht es den anderen Kollegen genau so?

Kommunikationsfehler bringen Verhandlungen zum Scheitern

Freitag, November 2nd, 2007

„Eine gewonnen Diskussion ist ein verlorener Kunde“ (Hedwig Kellner, Unternehmensberaterin)

Erfolgreich verhandeln möchte jeder. Jedoch beobachte ich immer wieder das manche Verhandlungspartner immer wieder bewusst oder unbewusst durch Kommunikationsfehler die Verhandlungen gefährden. Dabei ist es so einfach.

Wenn Sie die fünf Fehler vermeiden, haben sich schon eine gute Basis für eine erfolgreiche Kommunikation in der Verhandlung:

Wortschwall: Mit einem Wortschwall zum Einstieg in eine Verhandlung fühlt sich der Verhandlungspartner überrollt. Auf ihn Stürmen so viele Punkte ein, dass er fürchtet nicht mithalten zu können und geht erst einmal in eine Blockadehaltung.
Tunnelblick auf die eigenen Ziele: Sicher, sie sollen Ihr Verhandlungsziel im Auge behalten. Genauso wichtig ist es Argument und Chancen rechts und links davon wahrzunehmen.
Einwände widerlegen: Ihr Gesprächpartner bringt einen Einwand. Eine gekonnte Widerlegung versetzt ihm eine Niederlage. Diese muss er verkraften, bevor er wieder Kompromissbereit ist. Werben Sie lieber für Ihre Argumente und versuchen Sie nicht den Verhandlungspartner ins Unrecht zu versetzen.
Entlarven von Vorwänden: Es ist Ihnen klar, ihr Verhandlungspartner bringt nur fadenscheinige Vorwände. Sein Motiv ist meist, das er Ihnen jetzt nicht zustimmen kann und noch Zeit braucht. Wenn Sie seine Argumente entlarven, nehmen Sie ihm die Chance sich mit Würde aus der Verhandlung zu ziehen.

Sympathieförderer beschleunigen Verhandlungen

Sonntag, Oktober 28th, 2007

Lange und zähe Verhandlungen müssen nicht zu ihrem Alltag gehören. Wenn ein Verhandlungspartner Ihnen fachlich und menschlich vertraut und ihnen darüber hinaus vertraut, dann hört er ihnen zu, denkt mit und will sich mit Ihnen einigen.

Die folgenden Sympathieförderer helfen, das Ihr Verhandlungspartner diese Einstellung von ihnen gewinnt:
Redezeit lassen: Konzentrieren Sie sich auf die Kernargumente. Stellen Sie Fragen und hören mit sichtbarem Interesse zu.
Einwände als Probleme lösen: Behandeln Sie die Einwände des Verhandlungspartners wie Nüsse, die man knacken muss. Gehen Sie verständnisvoll auf seine Entgegnungen ein und beziehen Sie in die Lösung des Problems ein.
Überreden vermeiden: Verzichten Sie auf verbissene Beharrlichkeit und überreden Sie Ihren Verhandlungspartner nicht, wo Sie ihn überzeugen können. Machen Sie eine Verhandlungspause, wenn Sie sehen, dass Sie mit ihren Argumenten nicht weiter kommen.
Positiver Abschluss: „Man sieht sich immer zweimal.“ Dies ist ein geflügeltes Wort. Selbst. Beenden Sie die Verhandlung auch dann, wenn Sie gescheitert ist so, dass Sie einen guten Einstieg in eine neue Verhandlung finden können.

Manche mögen’s weich

Samstag, Oktober 27th, 2007

So lautet der Titel des Titelthemas des Hochschulanzeigers der FAZ. Die 82. Ausgabe des Hochschulanzeigers zeigt für Studenten und Berufsanfänger auf, wie wichtig Soft Skills in der heutigen Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft sind. Wer sich gut verkauft, überzeugend auftritt und mit unterschiedlichen Menschen klarkommt ist eindeutig im Vorteil. Der Artikel ist eine kurze, aber unfassende Darstellung der Bedeutung von Soft Skills im heutigen Unternehmensalltag.

Hier ein kurzer Auszug aus der Titelankündigung im Hochschulanzeigers:

Softskills „sind in aller Munde: Wer Erfolg haben will, behaupten Personaler und Karriereratgeber, muss über Soft Skills verfügen. In einer Umfrage hielten 93 Prozent der befragten Unternehmen Schlüsselqualifikationen für den Berufseinstieg genauso wichtig oder wichtiger als Fachwissen. In die gleiche Kerbe schlägt der Bund Deutscher Arbeitgeber. Er beklagt, dass deutsche Ingenieure zwar ein sehr gutes Know-how haben, aber in der Regel leider keinerlei Führungskompetenz. Und schließlich bestätigt der Blick in die Stellenanzeigen, wo die Prioritäten liegen: Gefragt sind Tugenden wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein.
Wer Erfolg haben will, behaupten Personaler und Karriereratgeber, muss über Soft Skills verfügen. In einer Umfrage hielten 93 Prozent der befragten Unternehmen Schlüsselqualifikationen für den Berufseinstieg genauso wichtig oder wichtiger als Fachwissen. In die gleiche Kerbe schlägt der Bund Deutscher Arbeitgeber. Er beklagt, dass deutsche Ingenieure zwar ein sehr gutes Know-how haben, aber in der Regel leider keinerlei Führungskompetenz. Und schließlich bestätigt der Blick in die Stellenanzeigen, wo die Prioritäten liegen: Gefragt sind Tugenden wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein.
Folgende Themen stellt der „ultimative Soft Skill Guide“ der FAZ dar:

  • Was heißt schon belastbar?
  • Und wo liegen Ihre Stärken?
  • Soft Skills unter der Personalerlupe
  • Zu soft für die richtige Karriere?
  • Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans

Mehr Infos 

Der F.A.Z.-Hochschulanzeiger ist eine Zeitung für den Fach- und Führungsnachwuchs und bietet ein breites Spektrum an Informationen zum Thema Campus und Karriere. Seit über zehn Jahren ist er ein Ratgeber für alle Studenten, Hochschulabsolventen und Berufseinsteiger, die mehr über Branchen und Unternehmen wissen wollen, die auf der Suche nach ihrem zukünftigen Arbeitgeber sind oder Tipps für die Bewerbung brauchen.

Die 10 kreativen W’s

Mittwoch, August 15th, 2007

Kennen Sie die Situation: Sie sollen eine Präsentation halten und sitzen vor einem leeren Bildschirm. Wo anfangen? Gedanken schwirren durch den Kopf, aber keiner davon findet seinen Niederschlag in Ihren Tasten. Immer dann, wenn Sie etwas sagen müssen, von dem Sie keine konkrete Erfahrung oder Vorstellung haben, fällt es schwer eine Präsentation zu erstellen. Man findet keinen Anfang.
Hier hilft die folgende Technik: Alle Inhalte zu einem Thema sind antworten auf die folgenden Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Wohin? Mit wem? Womit? Wozu? Wie? Warum?
Schreiben Sie 10 W-Fragen auf. Durch die Antworten finden Sie fast von alleine den Inhalt Ihrer Präsentation: 

Wer? – „Das Projekt wurde vom Vorstand initiiert “
Was? – „Es geht um ein Zeiterfassungssystem.“
Wann? – „Das Projekt soll am Ende des Jahres fertig sein“
Wo? – „Es soll auf jedem Arbeitsplatz verfügbar sein.“
Wohin? – „Die Software soll auf einem Server im Rechnzentrum installiert werden.“.
Mit wem? – „Die Realisierung soll durch die unternehmenseigene Softwarefirma erfolgen.“
Womit? – „Die Software soll nach den Vorgaben des Software Engineering Handbuchs entwickelt werden.“
Wozu? – „Das alte System soll durch ein effektiveres abgelöst werden.“
Wie? – „Die Personalabteilung soll das Pflichtenheft erstellen die unternehmenseigene Softwarefirma die Software.“
Warum? – „Der Datenschutzbeauftragte hat die Datenhaltung im alten System beanstandet.“

Das Publikum ist gefesselt

Montag, August 6th, 2007

Nein! Es ist nicht an seinen Stühlen angebunden. Sie als Projektleiter haben es mit Ihrer Präsentation geschafft, dass Ihre Zuhörer Ihnen aufmerksam und interessiert zuhören. Dies tun Sie, weil Ihr Thema interessant ist, aber auch, weil Sie es interessant darstellen.
Hier einige Tipps, wie Sie Ihr Thema wirkungsvoll darstellen können: 

  • Parallele: Sie ziehen eine Parallele mit einer, den Zuhörern vertrauten, Sache. Damit eröffnen Sie Ihnen eine neue Sicht auf das Thema, veranschaulichen Neues, machen das Thema verständlich und erzeugen Akzeptanz. Beispiel „Bei unserem Benchmarking gehen wir ähnlich vor wie bei der Olympiade. Zuerst legen wir die Disziplinen fest, in denen die Leistungen gemessen werden. Danach werden die Teams ausgewählt, die zum Wettbewerb antreten.“
  • Verblüffende Umformulierungen: Sie wirken frisch und originell und erzeugen dadurch Aufmerksamkeit: „Wer sich nicht wehrt, wird von der Konkurrenz verzehrt.“
  • Persönliche Anrede: Indem Sie einen Zuhörer persönlich anreden, stellen Sie stellvertretend für alle Zuhörer, eine Beziehung zu ihm her. Sie sehen einen Zuhörer an und richten Ihr Wort an ihn: „Wenn Sie beispielsweise ein das Projekt planen wollten, dann würden Sie doch auch …“ – Danach wenden Sie sich wieder an alle Teilnehmer.
  • Übertreibung: Mit einer nicht realistischen Übersteigerung einer Aussage, erzeugen Sie eine übertriebene bildliche Vorstellung in den Köpfen der Zuhörer. „Wenn wir dieses Projekt realisiert haben, bricht die Konkurrenz in Tränen aus.“

Menschen für sich gekonnt einnehmen

Donnerstag, Juni 21st, 2007

„Der Projektleiter Anton hat aber einen großen Einfluss“ so oder ähnlich äußern sich Menschen über andere Menschen, deren Fähigkeit Menschen zu beeinflussen sie bewundern. Dabei glauben sie daran, dass diese ein Naturtalent hätten. Die ist jedoch nur zum Teil richtig. Einfluss auf Menschen zu nehmen, dass kann man lernen.
Einfluss zu haben und auszuüben ist in Projekten eine wichtige Fähigkeit. Nur dann, wenn Sie als Projektleiter Einfluss auf Ihr Team und die Stakeholder haben, können Sie die Ziele des Projektes durchsetzen.
Hier sind einige Strategien, wie Sie Menschen gezielt beeinflussen können:
Vorteile betonen: Stellen Sie den Vorteil Ihrer Vorgehensweise oder Ihres Produktes in den Vordergrund, wie zum Beispiel in der folgenden Formulierung: „Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist…“
Vertrauen herstellen: Menschen glauben Ihnen mehr, wenn sie Ihnen Vertauen. Formulierungen mit denen Sie Vertrauen erzeugen können sind: „Meine Erfahrung ist…“ oder Im letzen Projekt hat diese Vorgehensweise sehr gut funktioniert.“
Seinen Sie transparent in Ihren Aussagen: Sagen Sie, warum sie etwas vorschlagen oder fordern. Mit der folgenden Formulierung können Sie eine solche Aussage einleiten: „Meine Motivation ist…“
Benutzen Sie logische Argumente: Was logisch nachvollziehbar ist, ist glaubwürdig. „Die Zahlen belegen, dass…“ Dies ist eine Formulierung, mit der Sie eine Behauptung nachvollziehbar machen.
Setzen Sie auf die Beziehung: Einfluss bekommen Sie nur, wenn Sie eine Beziehung zu Ihren Gegenüber haben. Gehen Sie deshalb wie in der folgenden Formulierung auf die Gefühle Ihres Gesprächspartners ein. „Ich verstehe Ihre Gefühle …“
Sprechen Sie Tatsachen klar aus: Je klarer Sie in Ihren Aussagen sind, desto nachhaltiger betonen Sie Ihren Standpunkt. Eine Formulierung hierfür ist: Für dieses Problem gibt es nur diese Lösung!“
Eröffnen Sie Perspektiven: Wenn es Ihnen gelingt, Menschen für eine Sache zu begeistern, haben Sie deren Einfluss gewonnen. Ein Mittel hierzu sind Visionen: „Meine Vision ist…“
Zeigen Sie Selbstbewusstsein: Menschen folgen gerne starken Menschen und Stärke zeigen Sie durch Selbstbewusstsein, wie durch die folgende Formulierung: „Ich habe nicht den geringsten Zweifel an…“
Seinen Sie optimistisch: Optimisten folgt man gerne. Sie geben Sicherheit und strahlen Erfolg aus. Drücken Sie Ihren Optimismus deutlich aus: „Ich bin absolut sicher, dass…“ 

Kulturschock: Wenn das Fremde plötzlich unheilmlich wird

Freitag, Juni 8th, 2007

Flugticket gelöst, Koffer gepackt und die Sonnenbrille bereitgelegt. Fertig zu Auslandseinsatz. Ein neues, interessantes und spannendes Projekt wartet. Dazu noch in einem attraktiven fremden Land mit Meer und Sonne. So hoch die Freude zwei Monten vor Projektbeginn war, so schlecht ist die Stimmung nach den ersten zwei Monten in dem fremden Land, mit unbekannten Sitten und Gebräuchen.
DiagDieses Phänomen ist nicht ungewöhnlich. Es hat sogar einen Namen: Kulturschock. 

Diagnose:

Man merkt den Kuturschock an den folgenden Symptomen:

  • Verwirrung und Unsicherheit über das erwartete Rollenverhalten
  • Überraschung und Ablehnung gegenüber kulturellen Unterschieden
  • Gefühl des Verlustes der etablierten heimatlichen Strukturen (Freunde, Status, Beruf und Besitz)
  • Gefühl der Zurückweisung oder Nichtakzeptanz durch die Menschen in der anderen Kultur
  • Gefühl des Verlustes von Selbstvertrauen, weil man in der neuen Kultur noch nicht die volle berufliche
  • Leistungsfähigkeit erreicht hat.
  • Gefühl der Ohnmacht, die neue Umgebung kaum steuern zu können
  • Ermüdung verursacht durch die psychologische Anpassungsleistung

Vorbeugung:

Bevor Sie ein Kulturschock erwartet, bereiten Sie sich gut auf einen Auslandsaufenthalt vor:

  • Informieren Sie sich über das Land
  • Lernen Sie, sofern man dort nicht Englisch spricht, die wichtigsten Redewendungen in der Landessprache
  • Organisieren Sie sich regelmäßige Kontakte mit der Heimat, mit denen Sie Ihre Situation besprechen können
  • Knüpfen Sie Kontakte mit Kollegen oder Freunden die das Land kennen
  • Stellen Sie sich den Aufenthalt nicht zu rosig vor, sondern seien Sie realistisch und betrachten auch die Aspekte, die Ihnen wahrscheinlich nicht gefallen werden