Archive for the ‘Projektmanagement’ Category

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Donnerstag, März 15th, 2007

Dieser bekannt Spruch aus der Welt der Fussballer gilt auch für Projektmeetings. Nutzen Sie jedes Meeting mit ihrem Projektteam oder dem Auftraggeber auch als Lernchance zur Verbesserung Ihrer Fähigkeit Meetings zu leiten. Dies kostet nach jedem Meeting 10 Minuten Zeit. Aber beim nächsten Meeting können Sie dies durch eine besser Besprechungsleitung leicht wieder einholen.

Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich nach jedem Meeting stelle sollten:

  • War die Struktur des Meetings klar und für alle Teilnehmer nachvollziehbar?
  • War die Agenda allen Teilnehmern bekannt?
  • Wurden geeigneter Arbeitsmethoden für die Besprechung der Themen eingesetzt?
  • Stand die Zeit in angemessenem Verhältnis zu den zu besprechenden Themen?
  • Wurden die Ziele der Besprechung erreicht?
    Bin ich mit dem Klima im Meeting zufrieden?
    Ist es gelungen dominierende Teilnehmer zu „bremsen“?
  • Ist es gelungen zurückhaltende Teilnehmer in die Besprechung einzubeziehen?
  • Wie gut ist es mir gelungen mit Kommunikationsstörungen umzugehen?
  • Konnte ich angemessen auf Konflikte reagieren?
  • Wurden die Ergebnisse während der Besprechung für alle Teilnehmer sichtbar festgehalten?
  • Wurden alle Ergebnisse schriftlich festgehalten
    Haben die Teilnehmer ein Protokoll bekommen?
  • Sind alle Besprechungsunterlagen verteilet worden?

Eine Chekliste für ein Meetingreview finden Sie unter der folgenden Inernetadresse:

http://www.systemische-organisations-beratung.de/softskills/download/index.htm

Flip-Charts richtig nutzen

Montag, März 12th, 2007

Zum Standard eines guten Besprechungsraume gehört ein Flip-Chart. Meist steht es unbeachtet in der Ecke. Dabei würden viele Projektbesprechungen viel effektiver verlaufen, wenn nicht nur geredet, sondern auch Fragestellungen und Ergebnisse auf dem Flip-Chart visualisiert würden. Mich persönlich macht es immer schon unruhig, wenn nach einer halben Stunde nach Besprechungsbeginn das Flip-Chart immer noch leer ist. „Haben wir vergessen, etwas Wichtiges zu notieren“, frage ich mich dann.

Das Wort Flip-Chart ist ein Kunstwort. Es setzt sich aus den Teilen Flip, was soviel wie nach hinten umklappen bedeutet, und Chart, was eine Bezeichnung für Karte ist, zusammen. Die Flipchart wurde von John Henry Patterson, dem US-amerikanischen Vertriebspionier und Unternehmensgründer der NCR Corporation, erfunden. Es ist ist also ein Gestell, auf dem Papierbögen so aufgehängt werden, dass sie nach hinten umgeschlagen werden können. Die Papierbögen haben eine Größe von: 84,1 x 59,4 cm (DIN A1). Die beschriebenen Flip-Chart-Blätter werden als Flips oder Charts bezeichnet.
Mehr zum Flip-Chart finden Sie in der Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Flipchart

Der Flip-Chart ist zu einem unverzichtbaren Medium für Besprechungsräume geworden. Dies liegt daran, dass er erstens leicht im Raum bewegt werden kann; zweitens können die einzelnen Charts sichtbar an Wände gehängt werden, womit sie für alle Teilnehmer sichtbar sind und dritten können die erstellten Charts aufgehoben und wieder verwendet werden.

Jeder Teilnehmer nimmt von einem Meeting nur das mit, woran er sich erinnert. Der Flip-Chart lässt sich besonders gut bei Projektbesprechungen einsetzen, wenn Klein- und Kleinstgruppen tagen. Die Blätter werden mit Filzstiften beschrieben. Er eignet sich nicht Darstellung komplexer Sachverhalte, da die Schreibfläche sehr begrenzt ist.

Mit den folgenden Tipps setzen Sie das Flip Chart optimal bei einer Besprechung ein.

  • Prüfen Sie, ob genügend Papier auf dem Flip-Chart Ständer vorhanden ist.
  • Machen Sie sich mit der Mechanik vertraut, bevor Sie den Flip-Chart einsetzen.
  • Legen Sie geeignete Stifte für den Anschrieb bereit.
  • Verschließen sie die Stifte immer, damit sie nicht austrocknen.
  • Stellen sie den Flip-Chart im Raum so auf, dass er von allen Teilnehmern eingesehen werden kann.
  • Notieren Sie Fragen und Problemstellungen, die während einer Besprechung diskutiert werden auf das Flip Chart.
  • Halten Sie Besprechungsergebnisse fest.
  • Strukturieren Sie die Inhalte auf dem Flip-Chart.
  • Schreiben Sie so, dass alle Teilnehmer es gut lesen können.´

Flip Charts können leicht fotografiert werden. Die Ergebnisse können so sofort nach der Besprechung jedem Projjektmitglied mit einer E-Mail zugesandt werden.

Die Geschichte vom Blumentopf und dem Bier

Sonntag, März 11th, 2007

„Der Tag hat nicht genug Stunden“ sagte Peter P. mit einem großen Seuftzer seinem Coach.

Dieser erzählte ihm daraufhin die folgende Geschichte:
Ein Professor stand vor seiner Philosophie-Klasse und hatte einige Gegenstände vor sich. Als der Unterricht begann, nahm er wortlos einen sehr großen Blumentopf und begann diesen mit Golfbällen zu füllen.
Er fragte die Studenten, ob der Topf nun voll sei. Sie bejahten es.
Dann nahm der Professor ein Behältnis mit Kieselsteinen und schüttete diese In den Topf. Er bewegte den Topf sachte und die Kieselsteine rollten in die Leerräume zwischen den Golfbällen.
Dann fragte er die Studenten wiederum, ob der Topf nun voll sei. Sie stimmten zu.
Der Professor nahm als nächstes eine Dose mit Sand und schüttete diesen in den Topf. Natürlich füllte der Sand den kleinsten verbliebenen Freiraum. Er fragte wiederum, ob der Topf nun voll sei.
Die Studenten antworteten einstimmig „ja“.
Der Professor holte zwei Dosen Bier unter dem Tisch hervor und schüttete den ganzen Inhalt in den Topf und füllte somit den letzten Raum zwischen den Sandkörnern aus. Die Studenten lachten.
„Nun“, sagte der Professor, als das Lachen langsam nachließ, „Ich möchte, dass Sie diesen Topf als die Repräsentation Ihres Lebens ansehen.
Die Golfbälle sind die wichtigen Dinge in Ihrem Leben: Ihre Familie, Ihre Kinder, Ihre Gesundheit, Ihre Freunde, die bevorzugten, ja leidenschaftlichen Aspekte Ihres Lebens, welche, falls in Ihrem Leben alles verloren ginge und nur noch diese verbleiben  würden, Ihr Leben trotzdem noch erfüllend wäre.“
„Die Kieselsteine symbolisieren die anderen Dinge im Leben wie Ihre Arbeit, Ihr Haus, Ihr Auto. Der Sand ist alles andere, die Kleinigkeiten.
Falls Sie Den Sand zuerst in den Topf geben“, fuhr der Professor fort, „hat es weder Platz für die Kieselsteine noch für die Golfbälle. Dasselbe gilt für Ihr Leben.
Wenn Sie all Ihre Zeit und Energie in Kleinigkeiten investieren, werden Sie nie Platz haben für die wichtigen Dinge. Achten Sie auf die Dinge, welche Ihr Glück gefährden. Spielen Sie mit den Kindern. Nehmen Sie sich Zeit für eine medizinische Untersuchung. Führen Sie Ihren Partner zum Essen aus. Es wird immer noch Zeit bleiben um das Haus zu reinigen oder Pflichten zu erledigen.“
„Achten Sie zuerst auf die Golfbälle, die Dinge, die wirklich wichtig  sind. Setzen Sie Ihre Prioritäten. Der Rest ist nur Sand.“
Einer der Studenten erhob die Hand und wollte  wissen, was denn das Bier repräsentieren soll. Der Professor schmunzelte: „Ich bin froh, dass Sie  das fragen. Es ist dafür da, Ihnen zu zeigen, dass, egal wie schwierig  Ihr Leben auch sein mag, es immer noch Platz hat für ein oder zwei  Bierchen.“

 

Sie oder Du ist hier die Frage

Samstag, März 10th, 2007

Spätestens seit IKEA alle Kunden duzt es unverkennbar, dass die Welt des „Sie“ und „Du“ durcheinandergeraten ist. Längst vergangen sind die Zeiten, in denen die Arbeiter in den Werkhallen sich duzten und die Angestellten in den Büros per Sie waren. „Sie“ und „Du“ geht in unseren Organisationen durcheinander. Jedes Projekt Kick Off stellt die Teammitglieder vor die Frage: Wie rede ich meine Kollegen an?
Der große Knigge gibt dazu die folgenden Antwort:

  • Stellen Sie sich die folgenden Fragen, bevor Sie jemand das Du anbieten?
    • Versprechen Sie sich Vorteile von der Duz-Freundschaft?
    • Ist Ihnen die Person sympathisch?
    • Wollen Sie die Person durch das Duz-Angebot aufwerten?
    • Fühlen Sie sich verpflichtet?
  • Gute Zeitpunkte für ein Duz-Angebot sind: Momente ohne Stress und Zeitdruck; Momente, in denen Sie sich gut verstehen, einer Meinung sind, einen gemeinsamen Erfolg hatten; Gelegenheiten auf Betriebsausflügen, Firmenfeiern, privaten Feiern, bei Essenseinladungen – allerdings nicht aus einer Bierlaune heraus!
  • Formulieren Sie Ihr Angebot so, dass Ihr Gegenüber es notfalls ausschlagen kann, etwa: „Wir arbeiten jetzt schon so lange harmonisch und konstruktiv miteinander – wollen wir uns nicht duzen?

Wie halten Sie es in Ihren Projekten mit dem „Sie“ oder „Du“ oder sollte ich lieber sagen, wie haltet Ihr es mit dem „Du“ oder „Sie“.
Ich bin gespannt auf Eure – pardon Ihre – Antworten!

Gute Sprachfähigkeit steigert die Wirkung von Projektpräsentationen

Freitag, März 9th, 2007

Gute Charts sind die halbe Miete einer guten Präsentation. Aber nur die halbe. Die andere Hälft wird durch eine gute akustische Wirkung erreicht. Erst dann wenn Sie als Projektleiter auch gut von den Teilnehmer zu verstehen sind und diese ihnen gerne zuhören, erhalten ihre Charts die richtige Wirkung.
Um eine gute akustische Wirkung zu erziehlen ist keine ausgefeilte Rhetorik erforderlich, wenn die folgenden Grundregeln eingehalten werden:
Lautstärke. Sie ist dann richtig gewählt, wenn die Teilnehmer in der letzten Reihe den Referenten gut, d.h. ohne Mühe, verstehen können. Dies wird durch ein artikuliertes und deutliches Sprechen unterstützt.
Modulation. Damit ist das Auf- und Ab der Stimmführung gemeint. Eine gleichmäßige Modulation wirkt eintönig und ermüdend. Durch die Modulation werden wichtige Stellen durch ein Anheben der Stimme kenntlich gemacht.
Sprechtempo. Das Sprechtempo muss der Hörkapazität der Zuhörer angemessen sein. Ein zu schnelles Sprechen birgt die Gefahr, dass die Teilnehmer nicht mitkommen, ein zu langsames Sprechen, dass sie sich mit anderen Gedanken beschäftigen. Der Blickkontakt mit den Zuhörern kann hier als Feedbackmöglichkeit genutzt werden. Kurze Redepausen helfen sowohl dem Zuhörer und Referenten kurz zu verschnaufen und sich neu zu konzentrieren.
Satzlänge und Satzbau. Gesprochene Sätze, die mehr als 15 Wörter enthalten werden von den meisten nicht mehr verstanden. Besonders wichtig dabei ist, dass das Satzende durch ein Sinken der Stimme und der Satzanfang durch ein heben der Stimme gekennzeichnet wird. Dies hat auch Konsequenzen für den Satzbau. Dieser sollte im Wesentlichen aus Hauptsätzen bestehen. Die Hauptaussage liegt dabei im Verb. Substantivierungen, wie sie in der Amtssprache üblich sind, sollten deshalb vermieden werden.
Fachbegriffe. Die verwendeten Fachbegriffe müssen dem Kenntnisstand der Zuhörer angemessen sein. D.h. sie sollten dann angewendet werden, wenn  sie zum Sprachschatz der Zuhörer gehören, aber vermieden werden, wenn man sich nicht sicher ist, dass sie von den Zuhörern verstanden werden.

 

KISS: eine Erfolgsformel für Präsentationen

Mittwoch, März 7th, 2007

Kennen Sie Präsentationen bei denen die Folien randvoll im wahrsten Sinne des Wortes sind?
Die Wirkung solche Präsentationen ist meist nicht sehr groß, denn die Zuhörer verlieren sich in der Vielfalt der angebotenen Informationen. Wirkungsvoll sind Präsentationen dann, wenn Sie die Botschaft auf den Punkt bringen.  Dafür gibt eine Formel, die sich sehr einfach merken lässt: KISS heißt übersetzt nicht nur Kuss sondern steht für „Keep It Short and Simple“ und heißt frei übersetzt: Gestalten Sie ihre Präsentationen kurz und einfach.

Übersetzt auf die Gestaltung von Folien für eine Präsentation heißt dies:

  • Jeder neue Gedanke braucht auch eine neue Folie.
  • 7 Wörter pro Zeile und 7 Zeile pro Folie sind genug.
  • Jede Grafik ist das Abbild eines Gedankens
  • Jede Folie hat nur ein grafisches Element
  • Jeder Zuhörer der Präsentation sollte zwei bis drei Minuten Zeit haben, sich mit einer Folie auseinanderzusetzen.

KISS heißt auch: Weniger ist mehr, besser und erfolgreicher.

Über dem Tellerrand gibt es einiges zu entdecken

Dienstag, März 6th, 2007

Was kann ein Projektleiter von Selbstständigen lernen?

Ich denke eine ganze Menge. Nicht zuletzt ist der Projektleiter ein kleiner Selbstständiger im Unternehmen. Der Bog „Selbst und ständig“ von Elke Fleing ist eine wahre Fundgrube von Tipps, die auch für Projektleiter nützlich sein können.
Ein Beispiel dafür ist der Beitrag „E-Mail Betreffzeilen texten“. Hier gibt sie Tipps, worauf es bei einer guten Betreffszeile in einer E-Mail ankommt.
Neugierige können sich unter dem folgenden Link diesen Beitrag ansehen. http://www.selbst-und-staendig.de/50226711/email_betreffzeilen_texten.php 
Ihre Kategorien Arbeitsplatz-Organisation, Arbeitstechniken, Krisenmanagement, Mitarbeiter, Netzwerken und Work Life Balance sind eine wahre Fundgrube von Ideen auch für das Projektmanagement.

Ich empfehle jedem, der ein bischen über den Tellerrand des Projektmanagements hinaussehen möchte das Stöbern in diesem Blog. Den Link dazu habe ich in meine Blogroll eingefügt.

Zehn Regeln für erfolgreiche Konfliktlösungen

Sonntag, März 4th, 2007

Egal ob es der Streit um den letzten Kaffee in der Kanne oder die Entscheidung über den Projektfortschritt ist – für die meisten von uns sind Konflikte immer mit Ärger verbunden. Dabei gehören sie wie das Salz in der Suppe. Denn sie sind notwendig, um Interessengegensätze sichtbar zu machen und für alle Seiten tragfähige Lösungen zu finden. Konflikte drohen jedoch schnell zu eskalieren. Mit den folgenden zehn Regeln beugen Sie einer Eskalation vor:

Erkennen Sie den Konflikt.
Konflikte erkennt man an den folgenden Signalen:
Die Parteien sind voneinander abhängig und gezwungen miteinander zu kommunizieren
Eine Partei macht die jeweils andere für die scheinbar unlösbare Situation verantwortlich.
Die Beeinträchtigung der anderen Partei wird als Behinderung oder Blokade erlebt.

Rufen Sie sich die Entstehung des Konfliktes ins Gedächtnis.
Was ist der Grund für den Konflikt? Welche Situation hat den Konflikt ausgelöst?

Suchen Sie nach anderen Perspektiven.
Bevor Sie mit Ihrem Konfliktgegner reden, versetzen Sie sich in seine Lage. Viele Konflikte eskalieren, weil man den Anderen in die Schublade des „Bösen“ steckt, während man sich selbst als „Guten“ sieht. Überlegen Sie, wie Sie aus der Sicht des Gegenübers handeln würden.

Nehmen Sie Ihren Konfliktgegner ernst.
Die Fronten verhärten sich, wenn man das Gefühl hat nicht ernst genommen zu werden. Machen Sie Ihrem Konfliktgegner deutlich, dass Sie ihn als Person respektieren.

Bleiben Sie höflich.
Je mehr Emotionen den Konflikt bestimmen, umso schwerer wird es, eine Lösung zu finden. Denken Sie daran, dass eine einzige Beleidigung die  Konfliktlösung zum Stillstand bringen kann.

Seien Sie offen
Um nicht verwundbar zu wirken zeigen sich viele in Konflikten desinteressiert an der Lösung. Dieser Schuss kann aber nach hinten losgehen. Schon bald können Sie sich in Widersprüche verwickeln, welche die Lösung noch schwerer machen.

Bleiben Sie sachlich.
Je größer der Konflikt, umso schneller rutschen die Konfliktparteien in das Persönliche ab und je mehr versuchen die Konfliktparteien Andere für sich zu gewinnen. So kann es leicht passieren, dass auch nicht betroffene Teammitglieder in den Konflikt hineingezogen werden.

Verringern Sie die Streitpunkte.
Bleiben Sie bei Konflikten beim Thema und lassen Sie sich nicht zu Aussagen wie „Was ich schon immer sagen wollte…“ verführen. Denn allzu leicht wird dann alles auf den Tisch gelegt, was uns an dem Anderen nicht passt. Statt das der Konflikt gelöst wird, kommen immer mehr Konfliktpunkte ins Spiel.

Suchen Sie Gemeinsamkeiten.
Suche Sie nach Punkten, bei denen Sie mit Ihrem Gegenüber übereinstimmen. Das ist er erste Schritt zu eine Lösung. Dadurch gewinnt man gegenseitiges Vertrauen und baut die Hürden für eine Konfliktlösung ab.

Nehmen Sie Hilfe an.
Wenn Sie merken, dass die Situation verfahren ist und Sie aus eigener Kraft keine Lösung finden, dann schalten Sie einen Schiedsrichter ein oder lassen sich von Kollegen oder Vorgesetzten bei der Lösung helfen. In einigen Fällen kann es auch nützlich sein einen Moderator oder professionellen Mediator hinzuzuziehen.

 

 

Wenn der Wind der Veränderung weht…

Samstag, März 3rd, 2007

…bauen die einen Mauern und Andere Windmühlen. So können Sie eine Präsentation einleiteten, wenn Ihr Projekt für viele eine Großer Veränderung bedeutet. Zitate sind ein guter Einstieg, gerade dann, wenn die Teilnehmer auch emotionale angesprochen werden sollen.

Die folgende Sammlung von Zitaten zum Thema Veränderung ist eine gute Quelle für einen gelungen Einstieg in eine Präsentation:

Leben ist Bewegung und Bewegung heißt Veränderung. Wer nicht bereit ist, sich zu verändern, wird auch nichts bewegen.

Allen Fortschritt verdanken wir den Unzufriedenen. Zufriedene lieben keine Veränderung.
(Salvatore Quasimodo (1901 – 1968), italienischer Lyriker, Kritiker und Übersetzer, 1959
Nobelpreis für Literatur)

Nur wer Veränderungen akzeptiert, kann auch wachsen.
(Paul Wilson (*1946), USamerikanischer Erzähler, Essayist und Aphoristiker)

Wir müssen selbst die Veränderung sein, die wir in der Welt sehen wollen.
(Mohamdas Karamchand, genannt >Mahatma< Gandhi (1869 - 1948), indischer Rechtsanwalt, Staatsmann und Reformer)  
Gewöhne dich an den Gedanken, dass die Natur nichts so sehr liebt wie vorhanden Formen zu
ändern und ähnliche neue zu schaffen.
(Marc Aurel)

„Viele kleine Leute,
an vielen kleinen Orten,
die viele kleine Dinge tun,
werden das Gesicht der Welt verändern.

(Afrikanisches Sprichwort)

Be the change, you want to see in the world!

Und plötzlich ist die Leinwand dunkel…

Freitag, März 2nd, 2007

Der Albtraum eines jeden Projektleiters. Tagelang wurde an der Präsentation gefeilt, Raffinessen in Darstellung der Charts eingebaut und die Präsentation sogar vor dem Projektteam geübt. Doch im entscheidenden Moment streikt die Technik. Der Stress steigt ins unermessliche und die Wirkung der Präsentation geht gegen Null.
Die folgenden Tipps helfen, auch diese Situationen souverän zu meistern.

Der Laptop zeigt ein Bild, jedoch der Beamer projiziert es nicht.
Dies liegt daran, dass der Ausgang des Lap Tops kein Signal hat. Mit der Taste F4, F8 bzw F10 können die Signale umgeschaltet werden. Durch drücken der Taste kann zwischen den Funktionen Bild auf dem Laptop, Bild auf dem Beamer oder Bild auf beiden umgeschaltet werden. Man sollte jedoch nicht gleich weiter schalten, wenn sich kein Effekt zeigt. Es dauert in der Regel einige Sekunden bis die Umschaltung erfolgt ist.

Das Bild ist unscharf
Hier kann die Schärfeeinstellung des Beamers nicht korrekt sein oder wenn diese korrekt ist, die Auflösung des Lap Tops mit der des Beamers nicht übereinstimmen. Abhilfe erreicht man dadurch, dass man die Auflösung des Lap Tops heruntersetzt.

Das Projektionsbild verschwindet bei längeren Pausen.
Wenn Beamer und Lap Top einwandfrei funktionieren, liegt dies daran, dass sich der Energiesparmodus des Lap Tops eingeschaltet hat. Dieser sollte entweder auf maximale Dauer eingestellt oder ganz ausgeschaltet sein.

Totalausfall
Hier hilft nur der Umstieg auf ein anderes Medium. Entweder Ersatzbeamer oder das mitgebrachte Back up. Auf jeden Fall sollte man nicht probieren, den Beamer zu reparieren. Besser ist es, einer vorgezogen kurze Pause zu machen und die Technik umzurüsten und dann mit dem neuen Medium weiter zu machen. 

Eine Checkliste für die schnelle Hilfe bei technischen Problemen finden Sie unter der folgenden Internetseite:

http://www.systemische-organisations-beratung.de/softskills/download/pdf/technische-probleme_V1.pdf