Archive for the ‘Projektmanagement’ Category

Strukturierte Berichte sparen dem Leser und Schreiber Zeit

Montag, Januar 14th, 2008

Berichte schreibt keiner gerne. Zumal viele Berichte auch nicht gelesen werden. Beides trifft umso mehr zu, je länger die Berichte sind. Kurze strukturierte Projektberichte mit den wichtigsten Informationen sparen Zeit beim Schreiben und lesen.
Eine gute Struktur für Ihre Berichte erhalten Sie, wenn Sie Leitfragen formulieren. Und so könnten diese Leitfragen aussehen:

  • Was ist das geplante Projektergebnis?
  • In Bezug auf: die Leistungs- und Qualitätskriterien
  • Den Meilensteinen und dem Endtermin
  • Das Budget und die Kosten
  • Der Personalkapazität
  • Wo stehen wir Heute und was ist bereits fertig?
  • Wie gut liegt das Projekt im Plan? Und mit welchen Maßnahmen wird bei Planabweichung gegengesteuert?
  • Was sind die nächsten Schritte?
  • Was soll der Adressat des Berichtes tun?

Projektcoaching: Hilfe und Hilfe zur Selbsthilfe

Montag, Juni 25th, 2007

Verzweifelt verließ der Projektleiter das Meeting mit seinen Teilprojektleitern. Drei Stunden hatte er investiert. Aber, außer dass alle nach dem Meeting schlecht gelaunt waren hatte er nichts erreicht. 

Hilfe, mein Projekt läuft schief stand in seinem Gesicht, als er seinem Chef davon berichtete. „Nehmen Sie sich einen Coach!“ riet er.

Mit den folgenden Fragen gehen Sie sicher, dass Ihr Coaching auch erfolgreich wird:

Was will ich durch das Coaching erreichen? Mögliche Ziele sind: Mehr Klarheit über die Situation im Projekt, Analyse der eigenen Kompetenzen, Tipps für die Vorbereitung von Meetings und Gesprächen und Übung von Schlüsselsituationen.

Welche Rahmenbedingungen und Modalitäten will ich mit dem Coach vereinbaren? Mögliche Kriterien für Rahmenbedingungen sind: Dauer des Coaching, Rhythmus der geplanten Gespräche, Honorar.

Was ist der geeignete Ort für das Coaching? Das Coaching kann in der  Firma, beim Coach oder an einem neutralen Ort stattfinden. Gut geeignet sind Orte, an denen Sie ungestört sind und die eine angenehme und anregende Atmosphäre ausstrahlen.

Wie verbindlich ist das Coaching? Beide Seiten, der Coach, aber auch Sie, sollten sich an die vereinbarten Absprachen halten. Vor allem sollten Sie das Coaching nicht abbrechen, nur weil schwierige Themen zu Sprache kommen. Das Coaching ist gerade dazu da, diese Themen ans Licht zu bringen um sie zu bearbeiten. Die Lösung für viele dieser Themen ergibt sich erst am Ende des Coaching Prozesses.

Termintreue – eine Tugend des Projektmanagements

Sonntag, Mai 20th, 2007

Termintreue ist eine Tugend des Projektmanagements. Jedoch ist sie nicht immer einzuhalten. Insbesondere dann, wenn Termine unrealistisch sind. Aber was tun. Meist ist den Kunden und Auftraggebern nicht wirklich klar, dass ihre Forderung nicht zu erfüllen ist. Leiten Sie Ihre Erklärung bewusst mit einer kleinen Übertreibung ein. Dies macht das Problem bewusst, aber auf eine humorvolle Art und Weise. 
Hier sind einige Zitate, die Sie dazu nutzen können. 

  • Man kann kein Baby in einem Monat zur Welt bringen, indem man 9 Frauen gleichzeitig schwängert.
  • Das wertvollste und am seltensten benutzte Wort im Wortschatz eines Project Managers ist „NEIN“.
  • Du kannst einen Dummkopf in die Verpflichtung zu einem unvernünftigen Termin treiben, aber du kannst ihn nicht antreiben ihn zu halten.
  • Je lächerlicher der Termin, desto teurer der Versuch, ihn zu halten.
  • Je hoffnungsloser die Situation, desto optimistischer der Betroffene.
  • Zu wenig Leute im Projekt können die Probleme nicht lösen – zu viele Leute im Projekt schaffen mehr Probleme als sie lösen.
  • Von mehreren möglichen Auslegungen einer Nachricht ist die unbequemste die einzig richtige.

Selbstmarketing für Projektleiter

Sonntag, Mai 13th, 2007

Es nützt Ihnen wenig, wenn Sie Ihre Projekte in Time und Budget managen, wenn Diejenigen, die über Ihren beruflichen Erfolg entscheiden dies nicht wissen oder nicht zur Kenntnis nehmen. Sie können darüber jammern und sich bei Hinz und Kunz beklagen; aber besser wird es dadurch nicht. Nehmen Sie Ihren Erfolg selbst in die Hand. Machen Sie Selbstmarketing!
Nutzen Sie die Erfolgsspirale um durch Selbstmarketing Ihre Karriere positiv zu beeinflussen: 

  1. Sie leisten überdurchschnittlich gute Arbeit und finden dadurch die Akzeptanz ihres Chefs und der internen und externen Partner.
  2. Sie unterstützen die Wahrnehmung ihres Chefs und der Partner durch das Marketing Ihrer Erfolge. Sie werden mit Ihren Erfolgen bewusster wahrgenommen.
  3. Ihr Chef überträgt Ihnen anspruchsvolle Aufgaben, dies sie vor anderen Kollegen herausheben. Sie werden wichtig für die Abteilung und werden auch zu wichtigen Meetings hinzugezogen.
  4. Sie werden bei diesen Aufgaben mehr unterstützt. Denn Ihr Chef möchte beweisen, dass er die richtige Wahl getroffen hat.
  5. Mit diesem Rückenwind meistern Sie auch schwierige Aufgaben. Sie werden bekannt als Experte und dies nicht nur in der eigenen Abteilung sondern auch darüber hinaus.
  6. Sie entwickeln sich damit fachlich aber vor allem persönlich. Ihr Selbstbewusstsein steigt und versetzt Sie in die Lage noch anspruchsvoller Aufgaben zu übernehmen.
  7. Ihr Ansehen steigt. Entscheidern fällt zuerst Ihr Name ein, wenn es darum geht eine wichtige Aufgabe zu übernehmen. Denn Sie wissen, dass man mit Ihnen „auf Nummer sicher geht“, wenn es schwierig wird.

Mehr Karrieretipps finden Sie in meinem Blog:

blog.fachkarriere-machen

Zum Blog kommen Sie über den Eintrag in der Blogrole oder über den folgenden Link: http://www.blog.fachkarriere-machen.de

Das Ende eines Projektes: Abschluss einer bewegten Zeit

Samstag, April 28th, 2007

Viele Projektteams verlängern den Projektauftrag für sich selbst, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit fortzusetzen. Nach einiger Zeit wanderten dann doch die ersten Teammitglieder ab und so löste sich das Team nach und nach auf. Jedoch hat bei einem solchen Prozess keiner ein gutes Gefühl. Diejenigen, die gingen haben ein schlechtes Gewissen, weil sie das Team im Stich ließen. Diejenigen die bleiben, sind darüber frustriert, dass man sie alleine ließ.
Die Schlussphase ist für die Teammitglieder eine wichtige Lernphase. Der Rückblick und die gemeinsame Bewertung der Erfahrungen machen die unbewussten Lernprozesse sichtbar. Nur so können Sie für die Arbeit in einem neuen Team genutzt werden. 
Zum Projektabschluss gehört auch die Auflösung des Teams. Dazu sind die folgenden Aktivitäten notwendig:   

  • Planen Sie die Auflösung des Teams als Entwicklungsschritt ein.
  • Machen Sie den Teammitgliedern von Anfang an klar, dass mit der Projektaufgabe auch das Team aufgelöst wird.
  • Gestalten Sie die Teamauflösung als Lernprozess. Sie ermöglichen damit den Teammitgliedern, ein Rückblick über die Erfolge aber auch Stolpersteine im Projekt.

Themen eins Workshop mit dem ein Projekt abgeschlossen werden kann sind:

  • Thematisierung des Teamendes
  • Abschied vom Team
  • Individuelle Rückschau
  • Gemeinsame Teamrückschau

Konfliktklärungsgespräch: Miteinander sprechen, Ursachen analysieren und Lösungen finden

Sonntag, April 22nd, 2007

„Lassen Sie uns mal in Ruhe über die Sache reden“ so oder ähnlich können Sie ihrem Konfliktgegner signalisieren, dass sie bereit sind, den Konflikt durch ein Gespräch zu lösen.
Für ein solches Gespräch haben sich die folgenden sechs Schritte bewährt.  

  1. Das Gespräch eröffnen – eine emotionale Basis finden: Suchen Sie zu Beginn Themen, die sie verbinden.
  2. Das Ziel des Gespräches – eine Lösung für den Konflikt finden: Dies geht nur, wenn sich beide Parteien eingestehen, dass Sie einen Konflikt haben und diesen lösen wollen. Damit macht keine der Parteien ein Zugeständnis. Es ist die Einigung über den Lösungsprozess.
  3. Gemeinsam eine Lösung suchen – Konfliktdiagnose und Lösungsmöglichkeiten ausloten:  Zu Beginn dieses Schrittes wird eine gemeinsame Konfliktdiagnose gemacht. Damit erreichen beide ein gemeinsames Verständnis über die Situation.. Erst jetzt kann ein Kompromiss gefunden werden.
    An dieser Stelle können Sie auch feststellen, dass Sie den Konflikt nicht alleine lösbar ist und eine Dritte Partei notwendig ist.
  4. Lösung zusammenfassen und dokumentieren – eine schriftlich formulierte Lösung sichert das gemeinsame Verständnis: Erst dann, wenn die Lösung zusammengefasst und schriftlich festgehalten ist, haben beide Parteien ein gemeinsames Verständnis von der Lösung.
  5. Nächste Schritte vereinbaren – der erste Schritt in eine neue Zukunft: Der Kompromiss ist gefunden. Jetzt muss er noch in die Tat umgesetzt werden. In diesem Schritt einigen Sie sich mit ihrem neu gewonnen Partner über die dazu erforderlichen Schritte.
  6. Das Gespräch abschließen – Lernerfahrung für den nächsten Konflikt nutzen: Jede Bewältigung eines Konfliktes ist eine wichtige Erfahrung. Mit der erfolgreichen Lösung eines Konfliktes haben beide Parteien ihre Konfliktfähigkeit erweitert. Der Austausch über diese Erfahrung wird in kommenden Konflikten helfen, schneller einen Lösungsweg zu finden.

So werden Projektmitglieder in Teammeetings aktiv

Freitag, April 20th, 2007

Montagmorgen 8:00 Uhr. Das wöchentliche Teammeeting beginnt. Viele Teammitglieder halten diese Meetings für überflüssig. Sie meinen, dass man sie dadurch nur von ihrer Arbeit abhält. Insbesondere dann, wenn für das eigene Arbeitspaket die Zeit knapp wird, suchen sie eine Ausrede, um nicht am Teammeeting teilnehmen zu müssen. Teammeetings werden als überflüssig empfunden, wenn sich die Teammitglieder nicht mit ihren Interessen und Meinungen einbringen können. Sie werden erst dadurch für alle wichtig, wenn jeder etwas zum Ergebnis beigetragen hat. 
Die folgenden Techniken helfen, Teilnehmer zu einer aktiven Teilnahme an Projektmeetings anzuregen.  

  • Fragen Sie nach Einstellungen und Meinungen.
  • Fordern Sie die Beteiligung an der Diskussion ein.
  • Lassen Sie sich Sachverhalte erklären.
  • Fragen Sie nach konkreten Vorschlägen.
  • Fordern Sie die Teilnehmer auf, ihre Meinung zu nennen.
  • Steuern Sie die Richtung der Diskussion.
  • Fassen Sie Diskussionsstände zusammen.
  • Drücken Sie Gefühle aus.

Erfolg durch gute Teamführung

Mittwoch, April 18th, 2007

Wenn am Ende des Projektes das Team stolz auf die Leistungen seines Projektleiters ist, dann ist dies auch ein Ergebnis einer guten Teamführung. Dabei ist Fähigkeit gefordert Teamprozesse wahrzunehmen, zu analysieren und zu gestalten. Eine Fähigkeit, die Sie als Projektleiter mit jedem Projekt und jedem Projektteam immer besser entwickeln werden.
Die sechs wichtigsten Aufgaben eine Projektleiters im Lebenszyklus eines Teams sind:    

  • Die Zusammenstellung des Teams: Achten Sie hier darauf, dass das Team in seiner Gesamtheit alle Fähigkeiten besitzt, die es braucht, um die Aufgabe zu bewältigen. Achten Sie auch darauf, dass sich die Teammitglieder mit ihren emotionalen und sozialen Fähigkeiten ergänzen.
  • Die Gestaltung des Kennen lernens im Team. Geben sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, viel von sich zu erzählen. Je mehr die Teammitglieder voneinander wissen, umso besser können Sie sich gegenseitig einschätzen.
  • Rollenfindung im Team: Nutzen Sie Widersprüche und Auseinandersetzungen dazu, dass jeder seine Rolle im Team finden kann. Diese Auseinandersetzungen sind nicht planbar. Sie entstehen bei Besprechungen und Workshops spontan. Versuchen Sie nicht diese zu unterdrücken, sondern fördern Sie deren konstruktive Bewältigung.
  • Festlegen von Regeln und Normen: Legen Sie zusammen mit dem Team die wichtigsten Regeln und Normen für das Team fest. Fördern Sie eine Teamkultur, die diese Regeln unterstützt. Dies gibt den Teammitgliedern Sicherheit für ihr Verhalten und stärkt gleichzeitig das Wir-Gefühl,
  • Vertretung des Teams nach Außen. Sie als Projektleiter tragen die an das Team gestellten Aufgaben und Anforderungen die in das Team. Machen Sie dabei transparent, wem Sie welche Aufgabe übertragen. Diskutieren Sie mit den Teammitgliedern, darüber, wer welche Aufgabe machen soll. Oft ergeben sich hier Lösungen, an die Sie selbst nicht gedacht haben.

Die 6 großen W’s

Montag, März 26th, 2007

Die sechs großen W’s heißen Warum? Was? Wann? Wer? Wie? und Wo? Sie leiten offene Fragen ein, mit denen sich so ziemlich alle Sachverhalte klären lassen. Sie sind der Schlüssel für erfolgreiche Gespräche, denn sie ermöglichen es dem Befragten die Antwort formulieren. Sie laden den Befragten ein seinen Standpunkt zu formulieren. Offene Fragen geben gleichzeitig eine Richtung und bezeichnen den Gesprächsgegenstand, ohne den Antwortenden darauf festzulegen, wie er seine Antwort geben soll. Fragen die mit den 5 großen W’s anfangen heißen W-Fragen.
Hier sind einige Beispiele:
Wozu? – fragt nach den Gründen und Hintergründen: „Wozu soll das Projekt durchgeführt werden?“
Was? – fragt nach der Sache: „Was soll mit dem Projekt erreicht werden?“
Wann? – Fragt nach einem Zeitpunkt: „Wann soll das Projekt beginnen?“
Wer? – fragt nach einer oder mehreren Personen: „Wer ist am Projekt beteiligt?“
Wie? – fragt nach der Art und Weise, wie etwas getan werden soll: „Wie soll das Projekt durchgeführt werden?“
Wo? – fragt nach dem Ort: „Wo haben die Projektmitarbeiter ihren Arbeitsplatz?“

Projektdruck und seine Folgen

Samstag, März 17th, 2007

Peter P.. berichtet seinem Coach davon, dass im Moment der Druck im Projekt sehr groß ist. Er selbst halte ihn kaum aus und seine Teammitglieder noch viel weniger. „Ich muss den Druck weitergeben, sonst bekomme ich Ärger mit dem Auftraggeber.“ Berichtet Peter P. „Ich habe keine andere Wahl. Oder?“  Fügte er hinzu.

Auf diese Frage antwortete sein Coach mit der folgenden Geschichte:

Von der Hektik und der Langsamkeit der Seele
Ein weißer Afrikaforscher konnte es nicht erwarten, endlich ins Landesinnere vorzustoßen. Um früher an sein Ziel zu gelangen, zahlte er seinen Trägern ein zusätzliches Gehalt, damit sie schneller gingen, und über mehrere Tage lang legten sie Träger ein schnelleres Tempo vor. Eines Abends jedoch setzten sich alle auf den Boden, legten ihre Bündel ab und weigerten sich weiterzugehen. Soviel Geld er Ihnen auch anbot, die Träger rührten sich nicht von der Stelle. Als der Forscher sie schließlich nach dem Grund ihres Verhaltens fragte, erhielt er folgende Antwort:
„Wir sind so schnell gegangen, dass wir nicht mehr recht wissen was wir tun. Darum warten wir, bis unsere Seele uns eingeholt hat.“

Jeder Druck hat seine Grenze, sagte der Coach nach der Geschichte. Irgendwann steigen die Projektmitglieder aus. Dann geht gar nichts mehr. Sorgen Sie dafür, dass der Druck aus dem Projekt genommen wird und verschaffen Sie damit den Projektmitgliedern eine Verschnaufpause. Ich weis, fügte der Coach hinzu, das dies einfacher gesagt ist, als getan. Aber auch dafür werden Sie als Projektleite bezahlt.