Archive for the ‘Pr’ Category

Botschaften nachvollziehbar vermitteln

Sonntag, Dezember 14th, 2008

Bei einer Präsentation kommt es nicht nur darauf an, was Sie sagen, sondern auch, wie Sie es sagen. Je klarer die Struktur Ihrer Argumente ist, umso leichter kann Sic von Ihren Zuhören nachvollzogen werden. Dazu muss die Argumentationsfolge so aufgebaut sein, dass die Teilnehmer gut folgen können. Wichtige Aspekte müssen wiederholt werden, damit sie haften bleiben. Dies erleichtert den Teilnehmern die Orientierung und er behält sich das, was Sie sagen viel besser.

Bei Projekttpräsentationen haben sich die folgenden Strukturen bewährt:

Nutzenargumentation: Sie stellt den Nutzen des Projektes in den Vordergrund. Sie ist immer dann hilfreich, wenn man die Zielgruppe von dem Projekt überzeugen will. In ihr wird zunächst das Problem dargestellt. Dann werden Vorschläge für die Lösung des Problems gemacht und zum Abschluss die Kosten und der Nutzen der Problemlösung aufgezeigt. Bei der Präsentation des Projektes vor einem Vorstand heißt dies: Sie beginnen mit der Darstellung des Problems aus der Sicht des Vorstandes. Dann zeigen Sie auf, wie durch den Projektvorschlag das Problem gelöst wird. Dazu gehört zum einen die fachliche Lösung, dann aber auch eine Übersicht über den Verlauf des Projektes mit den wichtigen Meilensteinen. Zum Abschluss zeigen Sie den Nutzen für den Vorstand auf und stellen dar, was das Projekt kostet.

Problemlösungsargumentation: Die Argumentation für eine Problemlösung stellt eine Lösung für ein Problem in den Vordergrund. Sie ist dann hilfreich, wenn Sie eine Entscheidung vom Auftraggeber oder dem Lenkungsausschuss brauchen. Die Argumentation beginnt mit der Beschreibung der Ist-Situation, die möglichst objektiv dargestellt wird. Danach werden die Ursachen für die Situation aufgezeigt. Im nächsten Schritt wird dann dargestellt, wie die Situation nach der Problemlösung sein soll. Dann wird dargestellt, mit welchen Maßnahmen das Problem gelöst wird. Die Argumentation schließt damit, dass die von den Teilnehmern zu treffende Entscheidung klar dargestellt wird.

W-Fragen-Argumentation: Sie orientiert sich an den Fragewörtern Warum? Was? Wann? Wer? Wie? Sie wird genutzt, um sachlich über das Projekt zu informieren. Mit der Antwort auf die Frage Warum? wird der Grund für das Projekt erläutert. Mit der Antwort auf die Frage Was? wird der Inhalt des Projektes erklärt. Hinter der Antwort auf die Frage Wann? verbergen sich der Projektplan und die Meilensteine. Die Antwort auf die Frage Wer? ist dann die Darstellung des Projektteams mit seinen Funktionen und die Antwort auf die Frage Wie? beschreibt schließlich, mit welcher Methode oder Verfahren das Projekt realisiert wird.

Präsentieren nach dem Prinzip der Pyramide

Sonntag, Dezember 7th, 2008

Wie strukturiere ich meine Präsentation? Haben Sie sich diese Frage auch schon einmal gestellt? Wenn Sie sich immer wieder schwer tun, eine Antwort auf diese Frage zu finden, dann hilft Ihnen die Antwort weiter, die Barbara Minto als Beraterin von Mc Kinsey & Company, gefunden hat. Sie beobachtete, dass viele Autoren schon beim logischen Strukturieren des Themas Probleme haben, vor allem dann, wenn Sie diese einem Teilnehmerkreis vermitteln wollen, der das Thema nicht kennt. Auf die Frage, wie strukturiere ich mein Thema, gibt sie mit dem Prinzip der Pyramide, dem „Pyramide Priciple“, eine Antwort: Darin beschreibt sie eine Denk-und Kommunikationstechnik, die Themen eine logische Struktur gegeben. Das „Pyramide Principle“ wurde 1991 veröffentlichte und gehört seither zur Standardausbildung vieler Beratungsunternehmen.

Bei Präsentationen in Projekten kommt es darauf an, dass die Teilnehmer ihre Argumente nachvollziehen können und den Vorschlägen folgen. Wie gut das gelingt, hängt vor allem von der Logik Ihrer Argumente und der Struktur der Präsentation ab. Das Prinzip der Pyramide beschreibt dafür eine einfache und nachvollziehbare Struktur: Das Thema wird vom Übergreifenden zum Speziellen entwickelt. Die Struktur, die daraus entsteht, hat die Form einer Pyramide. Dabei steht die Kernaussage an der Spitze und die begründenden und erläuternden Aussagen bilden das Fundament.

Für den Zuhörer hat dies den Vorteil, dass er schon zu Beginn der Präsentation die Kernaussage erhält, Alle weiteren Informationen stützen diese noch auf einer abstrakten Ebene vermittelte Botschaft oder erläutern und konkretisieren diese. Diese Struktur hat noch einen weiteren Vorteil: Sie vermeiden, dass er nachdem Sie viele Details präsentiert haben, keine Zeit mehr für ihr eigentliches Anliegen bleibt. Denn Sie können auf jeder Ebene der Pyramide die Details weglassen ohne dass für den Zuhörer der Zusammenhang verloren geht.

Mein Artikel „Präsentationen klar strukturieren nach dem „Prinzip der Pyramide““ im Projektmagazin (22/08) beschreibt das Prinzip der Pyramide und zeigt, wie damit für drei typische Präsentationssituationen im Projekt eine Struktur für die Präsentation entwickelt werden kann.

Hier geht es zum Artikel

Das Wichtigste zuerst: Gestalten Sie Texte und Präsentationen nach dem „Pyramide Principle“ von Barbara Minto

Samstag, Mai 24th, 2008

Texte bestehen aus Wörtern, Sätzen und Textabschnitten. Je übersichtlicher dieser für den Leser geordnet sind, umso leichter ist der Text zu verstehen. Wie strukturiert man ein Thema? Diese Frag stellte sich Barbara Minto, als Beraterin von Mc Kinsey & Company. Dort befasste sie sich  hauptsächlich mit dem Erstellen von Berichten  und stellte fest, dass viele Autoren schon beim logischen strukturieren des Themas Probleme haben. Ihre Antwort darauf ist das Prinzip der Pyramide.

In ihrem „Pyramide Principle“, beschreibt sie eine Denk-und Kommunikationstechnik mit der Themen eine logische Struktur gegeben werden können. Ihre Idee ist dabei ganz einfach: Das Thema wird vom Übergreifenden zum Speziellen entwickelt. Die Hauptthese wird dabei Ebene für Ebene in immer kleiner Denkcluster gegliedert. Dadurch entsteht eine Denkstruktur, welche die Form einer Pyramide hat. Ein Beispiel für eine solche Struktur ist in Abbildung # dargestellt. Entscheidend dabei ist, dass in jeder Ebene die gesamte Aussage vorhanden ist. Jedoch auf einer immer größeren Abstraktionsebene. Der Vorteil für den Empfänger der Nachricht ist: Er schon am Beginn des Textes die zentrale Aussage. In den nachfolgenden Informationen erhält er dann die Details, die er sofort in den Zusammenhang einordnen kann.

Mit den folgenden Links finden Sie mehr Informationen zum Prinzip der Pyramide

Internetseite von Barbara Minto

Pyramid Principle, das Pyramiden-Prinzip von Barbara Minto. Eine Zusammenfassung, vollständige Erklärung von Pyramidenprinzip

Storyline: Die Struktur der künftigen Präsentation

Struktur: Das Pyramiden-Prinzip

The Minto Pyramid Principle or the case for hierarchically structured thinking
and communication…, von Wolfgang Gatterbauer, Vienna, November 4, 2005

Rezension des Buches: Das Prinzip der Pyramide von Barbara Minto

Buch

Zwei Gehirnhälften: Starker Doppelpack für unsere Wahrnehmung

Samstag, Mai 17th, 2008

Unser Gehirn hat zwei Hälften. Diese Tatsache ist schon seit langem bekannt. Vor einhundert fünfzig Jahren macht Ärzten eher zufällig eine bahnbrechende Erfindung. Sie durchtrennten bei Epilepsiepatienten den Corpus collossum, den Nervenstrang, der beide Gehirnhälften verbindet. Diesen Patienten zeigten Sie auf einem Schirm zwei Gegenstände: auf der rechten Seite war ein Messer abgebildet, auf der linken Seite ein Löffel. Als die Patienten gefragt wurden, welchen Gegenstand sie gesehen hätten, sagten sie ein Löffel. Als man sie bat, den Gegenstand aus einer Menge anderer Gegenstände herauszusuchen,  griffen sie nach einem Messer. Aus diesem Experiment konnte nur eine Schlussfolgerung gezogen werden: Wie haben nicht nur zwei Gehirnhälften, sondern diese beiden Hälften funktionieren auf zwei unterschiedliche Arten und weisen.

Einen besonders spannenden Vortrag zu diesem Thema hat Jill Bolte Taylor auf einer Konferenz gehalten. Sie erklärt am Beispiel ihres eigenen Schlaganfalls, wie rechte und linke Gehirnhälfte funktionieren.

Zunächst erklärt Sie, was Sie zur Hirnforschung gebracht hat. Dann folgt eine sehr anschauliche Erklärung der unterschiedlichen Funktionen der beiden Hirnhälften. Schließlich – und da wird es ganz besonders – erzählt sie sehr persönlich, wie sie ihren eigenen Schlaganfall wahrgenommen hat

Hier können Sie sich den Vortrag als Video ansehen. 

Andere überzeugen – Aber wie?

Samstag, Januar 5th, 2008

Warum hat sie das jetzt nicht überzeugt? Stellen Sie sich diese Frage auch öfter? Sie kommt dann auf, wenn man nach einem Gespräch das Gefühl hat, dass sich beim Gesprächspartner nichts verändert hat. Trotz vieler gut gemeinter Worte hat man den Gesprächspartner nicht erreicht. In der Kommunikation kommt es nicht darauf an, das zu sagen, was man selbst für richtig und wichtig hält, sondern, was für den Gesprächspartner wichtig ist.

Mit den folgenden fünf Fragen, kommen Sie dahinter, was Sie sagen müssen, um Ihren Gesprächspartner zu erreichen:

  • Klingt es vernünftig?
  • Ist es aus der Sicht des Gesprächspartners glaubwürdig?
  • Was hat er davon?
  • Was sind seine Vorteile, aber auch was sich seine Nachteile?
  • Kann ich mich durchsetzen oder muss ich nachgeben?
  • Wie steht er vor seinen Bezugspersonen da, wenn er mir zustimmt?
  • Will er sich einigen?
  • Wie hoch schätze ich seine Sympathie für mich ein?

Standardpräsentationen sparen Zeit

Freitag, Dezember 21st, 2007

Eine Präsentation muss gut vorbereitet sein, damit sie die erhoffte Wirkung erzielt. Aber was ist zu tun, wenn eine Präsentation die andere jagt. Projektlenkungsausschuss, Stakeholder und der Kunde über den Projektfortschritt informiert werden wollen. Durch den persönlichen Auftritt machen Sie Werbung für Ihr Projekt. Je mehr Auftritte, umso besser für das Projekt.
Mit der Standardisierung ihrer Präsentation sparen Sie Zeit für die Vorbereitung und können sich auf die Punkte konzentrieren, die für die jeweilige Zielgruppe wichtig sind.
Und so gehen Sie dabei vor:

  • Erstellen Sie eine Basisversion Ihrer Präsentation. Diese sollte so aufgebaut sein, dass sie mit leichten Änderungen immer wieder aktualisiert und an die Zielgruppe angepasst werden kann.
  • Präsentieren Sie nie länger als 30 Minuten. Länger bringt kein Publikum die nötige Aufmerksamkeit auf und hierzu brauchen Sie maximal 10 Folien!
  • Schreiben Sie keinen Fließtext, sondern nur Stichworte. Das läst Ihnen zudem die Freiheit spontan auf die Interessen der Zuhörer einzugehen.
  • Machen Sie sich das Ziel der Präsentation klar. Alles was nicht dem Ziel dient, können Sie weglassen.
    Diese Informationen sollten in keiner Projektpräsentation fehlen: Deckblatt, Ziel der Präsentation Inhaltsverzeichnis, Erreichter Projektstand, nächste Schritte.

Ratschläge für einen schlechten Redner

Sonntag, September 16th, 2007

Lerne aus den Fehlern anderer. So rate ich Ihnen lernen Sie aus den „Ratschlägen für schlechte Redner“ von Kurt Tucholsky, was Sie bei Ihren Präsentationen besser machen können.

Fang nie mit dem Anfang an, sondern immer drei Meilen vor dem Anfang!
Etwa so: „Meine Damen und meine Herren! Bevor ich zum Thema des heutigen Abends komme, lassen Sie mich kurz… .“ Hier hast du schon alles, was eine
schönen Anfang ausmacht: eine steife Anrede; der Anfang vor dem Anfang; die Ankündigung, dass und was du zu sprechen beabsichtigst, und das Wörtchen
kurz. So gewinnst du im Nu die Herzen und die Ohren der Zuhörer. Denn das hat der Zuhörer gern: dass er deine Rede wie ein schweres Schulpensum
aufbekommt; dass du mit dem drohst, was du sagen wirst, sagst und schon gesagt hast. Immer schön umständlich!

Sprich nicht frei, das macht einen so unruhigen Eindruck.
Am besten ist es: du liest deine Rede ab. Das ist sicher, zuverlässig, auch freut es jedermann, wenn der lesende Redner nach dem vierten Satz misstrauisch
hochblickt, ob auch noch alle da sind. Wenn du gar nicht hören kannst, was man dir so freundlich rät, und du willst durchaus … frei sprechen… du Laie! Du
lächerlicher Cicero! Nimm dir doch ein Beispiel an unseren professionellen Rednern, an den Reichstagsabgeordneten -hast du die schon mal frei sprechen
hören? Die schreiben sich sicherlich zu Hause auf, wann sie „Hört! Hört!“ rufen… ja, also wenn du denn freisprechen musst:

Sprich, wie du schreibst.
Und ich weiß wie du schreibst. Sprich mit langen, langen Sätzen -solchen, bei denen du, der du dich zu Hause, wo du ja die Ruhe, deren du so sehr benötigst,
deiner Kinder ungeachtet, hast, vorbereitest, genau weißt, wie das Ende ist, die Nebensätze schön ineinandergeschachtelt, so das der Hörer ungeduldig auf
seinem Sitz hin und her träumend, sich in einem Kolleg wähnend, in dem er früher so gern geschlummert hat, auf das Ende solcher Periode wartet. Nun ich
habe dir eben ein Beispiel gegeben. So musst du sprechen.

Fang immer bei den alten Römern an. 
Fang immer bei den alten Römern an und gib stets, wovon du auch sprichst, die geschichtlichen Hintergründe der Sache. Das ist nicht nur deutsch, das tun alle Brillenmenschen. Ich habe einmal in
der Sorbonne einen chinesischen Studenten sprechen hören, der sprach glatt und französisch, aber er begann zu aller Freude so: „Lassen sie mich Ihnen in
aller Kürze die Entwicklungsgeschichte meiner chinesischen Heimat seit dem Jahre 2000 vor Christi Geburt….“ Er blickte ganz erstaunt auf, weil die Leute so lachten. So musst du das auch machen. Du hast ganz recht: man versteht es ja sonst nicht, wer kann denn das alles verstehen, ohne die geschichtlichen
Hintergründe… sehr richtig! Die Leute sind doch nicht in deinen Vortrag gekommen, um lebendiges Reden zu hören, sondern das, was sie auch in den Büchern
nachschlagen können… sehr richtig! Immer gib ihm Historie, immer gib ihm.

Kümmere dich nicht darum, ob die Wellen, die von dir ins Publikum laufen, auch zurückkommen –
das sind Kinkerlitzchen.

Sprich unbekümmert um die Wirkung, um die Leute, um die Luft im Saale; immer sprich mein Guter. Gott wird es dir lohnen.

Du musst alles in die Nebensätze legen.
Sag nie: „Die Steuern sind zu hoch.“ Das ist zu einfach. Sag: „Ich möchte zu dem, was ich soeben gesagt habe,
noch kurz bemerken, dass mir die Steuern bei weitem…“ so heißt das !

Trink den Leuten ab und zu ein Glas Wasser vor
– man sieht das gerne. Wenn du einen Witz machst, lach vorher, damit man weiß, wo die Pointe ist.

Eine Rede ist, wie könnte es anders sein, ein Monolog. Weil doch nur einer spricht.
Du brauchst auch nach vierzehn Jahren öffentlicher Rednerei noch
nicht zu wissen, dass eine Rede nicht nur ein Dialog, sondern ein Orchesterstück ist: eine Stumme Masse spricht nämlich ununterbrochen mit. Und das musst
du hören. Nein, das brauchst du nicht hören. Sprich nur, lies nur, donnere nur, geschichtle nur. Zu dem was ich eben über die Technik der Rede gesagt habe,
möchte ich noch kurz bemerken, dass viel Statistik eine Rede immer sehr hebt. Das beruhigt ungemein, und da jeder imstande ist, zehn verschiedene Zahlen mühelos zu behalten, so
macht das viel Spaß.

Kündige den Schluss deiner Rede lange vorher an, damit die Hörer vor Freude nicht einen Schlaganfall bekommen.
(Paul Lindau hat einmal einen dieser
gefürchteten Hochzeitstoaste so angefangen: „Ich komme zum Schluss“).
Kündige den Schluss an, und dann beginne deine Rede von vorne und rede noch
eine halbe Stunde. Dies kann man mehrere Male wiederholen.
Du musst dir nicht nur eine Disposition machen, du musst sie den Leuten auch vortragen – das würzt die Rede.

Sprich nie unter anderthalb Stunden, sonst lohnt es gar nicht erst anzufangen.

Wenn einer spricht, müssen die Anderen zuhören – das ist deine Gelegenheit.

Missbrauche sie. 

Das Publikum ist gefesselt

Montag, August 6th, 2007

Nein! Es ist nicht an seinen Stühlen angebunden. Sie als Projektleiter haben es mit Ihrer Präsentation geschafft, dass Ihre Zuhörer Ihnen aufmerksam und interessiert zuhören. Dies tun Sie, weil Ihr Thema interessant ist, aber auch, weil Sie es interessant darstellen.
Hier einige Tipps, wie Sie Ihr Thema wirkungsvoll darstellen können: 

  • Parallele: Sie ziehen eine Parallele mit einer, den Zuhörern vertrauten, Sache. Damit eröffnen Sie Ihnen eine neue Sicht auf das Thema, veranschaulichen Neues, machen das Thema verständlich und erzeugen Akzeptanz. Beispiel „Bei unserem Benchmarking gehen wir ähnlich vor wie bei der Olympiade. Zuerst legen wir die Disziplinen fest, in denen die Leistungen gemessen werden. Danach werden die Teams ausgewählt, die zum Wettbewerb antreten.“
  • Verblüffende Umformulierungen: Sie wirken frisch und originell und erzeugen dadurch Aufmerksamkeit: „Wer sich nicht wehrt, wird von der Konkurrenz verzehrt.“
  • Persönliche Anrede: Indem Sie einen Zuhörer persönlich anreden, stellen Sie stellvertretend für alle Zuhörer, eine Beziehung zu ihm her. Sie sehen einen Zuhörer an und richten Ihr Wort an ihn: „Wenn Sie beispielsweise ein das Projekt planen wollten, dann würden Sie doch auch …“ – Danach wenden Sie sich wieder an alle Teilnehmer.
  • Übertreibung: Mit einer nicht realistischen Übersteigerung einer Aussage, erzeugen Sie eine übertriebene bildliche Vorstellung in den Köpfen der Zuhörer. „Wenn wir dieses Projekt realisiert haben, bricht die Konkurrenz in Tränen aus.“

Reden Sie von Ihren Zuhören, nicht von sich

Samstag, Juli 28th, 2007

Schon der Lehrer in der Schule sagte uns: Ihr sollt in Briefen und Lebensläufen nicht dauernd „ich“ schreiben. Seitdem grübeln wir, wie wir diese ich umgehen. Auch in Präsentationen macht es sich nicht gut, wenn die „Ichs“ wie die Gänse hintereinander folgen.
 
Die Ich-Form klingt häufig besserwisserisch. Deshalb sollte man sie vermeiden, wo es geht, denn die Zuhörer denken sich: „Das ist sein Problem, warum soll ich zuhören?“
Wenn Sie Ihre Zuhörer direkt ansprechen, aktivieren Sie deren Denken. Das hat den folgenden Vorteil: Durch die Sie-Ansprache fühlen sich die Zuhörer persönlich angesprochen. Der Referent ist nicht in weiter ferne, sondern rückt Ihnen näher. 

Beispiele für solche Formulierungen sind:

  • Statt: „Ich kann Ihnen zum Projekt Folgendes sagen …“ sagen Sie: „Sie werden sehen, wie wir für Ihre Fragestellung im Projekt eine Lösung finden:“
  • Statt: „Ich möchte Ihnen zeigen…“ sagen Sie: „Sie werden erleben …“
  • Statt: „Ich werde meine Ergebnisse zusammenfassen.“ Sagen Sie: „In dem folgenden Chart sehen Sie die Zusammenfassung der Ergebnisse..“

Humor überspielt Technikpannen

Sonntag, Juli 22nd, 2007

Bleiben Sie nicht sprachlos nach einer Technikpanne. Eine humorvolle Bemerkung überspielt die Situation. Währen die Teilnehmer lachen, können sie über eine Lösung für die Situation nachdenken. 

Hier sind einige Beispiele für humorvolle Reaktionen bei Technikpannen:

  • Wenn das Licht ausgeht: „Ganz so schwarz wollte ich unsere Situation nun auch wieder nicht malen.“
  • Wenn das Licht wieder angeht: „Dem Gerechten geht das Licht immer wieder auf, steht in der Bibel,“
  • Wenn das Mikrofon umfällt: „Ich bin begeistert – die Technik liegt mir zu Füßen.“
  • Wenn das Manuskript auf den Boden fällt: „Die Gesetze der Schwerkraft sind bei Ihnen sehr streng.“
  • Wenn das Mikrofon ausfällt: „Eigentlich war ich noch nicht ganz fertig.“
  • Wenn Sie sich versprechen: „Da sehen Sie, wo ich mit meinen Gedanken bin. Freud lässt grüßen.“