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10 Meeting-Regeln für erfolgreiche Projektmeetings

Freitag, Mai 2nd, 2008

Gäbe es einen Zufriedenheitsindex für Instrumente des Projektmanagements, so stünde die Unzufriedenheit mit Projektmeetings an der obersten Stelle der Negativskala. Der sichtbarste Ausdruck der Unzufriedenheit ist, dass die Projektmitglieder die Meetings nicht ernst nehmen und einfach wegbleiben. Viel zu spät merken die Projektmitglieder, dass sich gegenseitig nicht gut informiert sind, nebeneinander herarbeiten und ein gemeinsames Verständnis des Projektes fehlt. Genau dies ist aber die Aufgabe von Projektmeetings: Gemeinsames Verständnis über das Projekt herstellen, Probleme erkennen und gemeinsam getragene Lösungen finden.
Mit den folgenden 10 Meeting-Regeln machen Sie ihre Projektarbeit effektiv:

  • Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen im Projekt zu besprechen.
  • Jeder ist dafür verantwortlich, dass die unsere Regeln für das Meeting eingehalten werden.
  • Für Verstöße gegen die Regeln haben wir folgendes festgelegt: (Hier legt jedes Projektteam Maßnahmen fest, was passiert, wenn die Regeln verletzt werden)
  • Die Meetings werden im Kalender eingetragen und haben gegenüber anderen Terminen Priorität.
  • Jeder bereitet sich auf das Meeting vor und kommt pünktlich.
  • Wer nicht kommen kann, entschuldigt sich.
  • Jeder hört zu, wenn andere sprechen und lässt diese ausreden.
  • Die Wortbeiträge sind kurz und bringen den Sachverhalt auf den Punkt.
  • Wir nutzen Beamer, Pinnwand und Flip-Chart um Sachverhalte zu verdeutlichen.
    Wir gegeben uns Feedback.
  • Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen im Projekt zu besprechen.

Projekt Kick-off: Mehr als nur eine lästige Pflicht.

Samstag, April 12th, 2008

Ausreden kein Kick-off-Meeting zu machen gibt es wie Sand am Meer: „Dafür haben wir keine Zeit.“ „Wir legen erst mal los, die Details klären wir später.“ „Wir haben kein Budget für ein Kick-off.“ Wozu ein Kick-off? Wir kennen uns doch alle.

Die Folgen dieses Versäumnisses merkt man dann im Verlauf des Projektes: Jeder hat ein anderes Verständnis über den Projektinhalt, Es wird Doppelarbeit gemacht und Projektmeetings sind mühsam und endlos, weil jedes kleine Detail besprochen und geregelt werden muss.
Jeder Fußballtrainer weiß: Nur durch eine Mannschaftsbesprechung vor dem Spiel kann der Sieg errungen werden. Jeder Projektleiter sollte wissen, nur durch eine Kick-off, kann das Projekt erfolgreich zu Ende geführt werden.

Und dies sind die Themen, die in jedem Kick-off-Meeting besprochen werden sollten:

  • Welche Erwartungen und Erfahrungen haben die Projektmitglieder?
  • Was ist das Projektziel und was ist es nicht?
  • Was ist im Projekt zu tun und wie wird es angepackt?
  • Wie ist das Projekt organisiert und wie kommunizieren die Projektmitglieder untereinander?
  • Wie wird der Projektfortschritt überwacht?
  • Mit welchen Risiken ist im Projektverlauf zu rechnen?

Eine gute Meetingvorbereitung ist das A und O für den Erfolg

Sonntag, Januar 27th, 2008

„Vielen Dank für die gute Vorbereitung des Meetings.“ Dies ist sicher ein Feedback das Sie von Ihren Teilnehmern gerne hören. Bevor Teilnehmer Ihnen jedoch ein solches Feedback geben, müssen Sie Zeit und Arbeit für die Planung des Meetings investieren.

Je klarer Ihr Bild von dem Meeting ist, umso klarer und strukturierter werden sie die Besprechung leiten.

Zur Vorbereitung sollten dann die folgenden Punkte geklärt werden:

  • Besprechungsanlass
  • Besprechungsziel
  • Zusammensetzung der Teilnehmer
  • Vorwissen und Vorbereitung der Teilnehmer
  • Hindernisse, Konflikte und Tabus
  • Entscheidungsbefugnis
  • Besprechungszeit und Ort der Besprechung
  • Rahmenbedingungen wie Raum und Medien

Am Anfang jeder Vorbereitung steht die Frage: Warum soll die Besprechung gerade jetzt stattfinden? Mit der Antwort auf diese Frage ermitteln Sie den Besprechungsanlass.
Aus dem Besprechungsanlass lässt sich das Besprechungsziel sehr schnell finden. Formulieren Sie das Ziel der Besprechung einfach, unmissverständlich und nachvollziehbar. Teilnehmerkreises. Eine Faustregel für die Zusammensetzung der Teilnehmer ist: So wenig wie möglich, aber so viele wie nötig.

Es müssen diejenigen eingeladen werden, die etwas zu den besprechenden Themen beitragen können und beitragen müssen. Jeder Teilnehmer hat seine eigenen Vorstellungen zum Thema. Effektiv ist ein Meeting nur dann, wenn alle Teilnehmer von einem gleichen Wissensstand ausgehen. Das Vorwissen und die Vorbereitung der Teilnehmer entscheidet darüber, wie schnell Sie ein Thema behandeln können. Hindernisse, Konflikt und Tabus sind Punkte, die den Erfolg eines Meetings verhindern können. Wenn Sie den Blick dafür schärfen und auf Einwände vorbereitet sind, können Sie im Meeting besser reagieren und Alternativen für die Vorgehensweise vorschlagen.

Sie und die Teilnehmer handeln in einem Projekt nicht autark. Jeder ist an Abhängigkeiten und Weisungen gebunden. Im Meeting muss klar sein, wer welche Entscheidungsbefugnis hat. Die Entscheidungsbefugnis der Teilnehmer legt die Verbindlichkeit des Ergebnisses fest. Die Wahl von Ort und Zeit für ein Meeting hängt von vielen Faktoren ab: Wann ist für Sie selbst der beste Zeitpunkt? Gibt es einen Termin, bis zu dem das Problem gelöst oder eine Entscheidung gefällt sein muss? Und ist zu diesem Termin auch ein Raum für das Meeting verfügbar? Stimmen Sie auf jeden Fall den Termin mit den Terminkalendern der Teilnehmer ab. Nur so können Sie sicher sein, dass auch alle Teilnehmer, die Sie für das Meeting brauchen kommen können.

Die Rahmenbedingungen wie der Raum, die Ausstattung mit Medien, die Bewirtung und die Besprechungsatmosphäre entscheiden indirekt über den Verlauf des Meetings mit. Wenn sich Teilnehmer in einer Besprechung wohl fühlen, können Sie sich viel besser auf das Thema und schwierige Diskussionen einlassen.

Zur Vorbereitung fehlen jetzt noch zwei Punkte: Die Festlegung der Agenda und die Einladung der Teilnehmer.
Die Tagesordnung oder Agenda ist für die Teilnehmer eine Orientierungshilfe mit der sie feststellen können, was sie auf dem Meeting erwartet und wie sie sich vorbereiten müssen.

Die Agenda sollte mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • Ort, an dem das Meeting stattfindet
    Beginn und Ende des Meetings
  • Punkte, die auf dem Meeting besprochen werden
    Zeiten, in denen Pausen vorgesehen sind
  • Der Verantwortliche oder ein Ansprechpartner für das Meeting
  • Die Teilnehmer und falls erforderlich der Verteiler mit dem Namen derjenigen, an die die Agenda ebenfalls versandt wurde.

Schluss mit ineffizienten Meetings

Dienstag, Dezember 11th, 2007

In vielen Büchern wird beschrieben, wie effiziente Meetings ablaufen sollen. Viele und teure Seminare vermitteln Projektleitern, wie sie ihre Meetings durchführen sollten. Die Realität sieht jedoch oft anders aus:

  • Keiner kommt pünktlich und vorbereitet.
  • Es gibt niemand, der die Moderationsmethode beherrscht.
  • Und die Meetings dauern zu lange und es kommt kein Ergebnis zustande.

„Wozu brauchen wir Projektmeetings, wenn doch keine Ergebnisse herauskommen.“ Dies ist eine Frage, die sich die Teilnehmer stellen. Ihre Antwort darauf ist, die lästigen Projektmeetings am Besten zu meiden. Und so setzt ein Kreislauf ein, durch den die Meetings immer ineffizienter werden.

Projektmeetings sind jedoch ein wichtiges Instrument, mit dem alle im Projekt auf dem Laufenden gehalten werden und mit dem Probleme frühzeitig besprochen werden können.
Aber wie kommt man zu einer effektiven Meetingkultur?
Mit den folgenden fünf Schritten durchbrechen Sie den Kreislauf ineffizienter Meetings:

  • Machen Sie die Projektmeetings zum Gegenstand eines Projektmeeting. Dazu reicht eine Stunde.
  • Fragen Sie ihr Projektteam nach deren Erfahrungen mit den Meetings. Sammeln Sie die Wortmeldungen auf einem Flip Chart. Am Besten machen Sie hierzu zwei Spalten: Damit sind wir zufrieden. Damit sind wir unzufrieden.
  • Mit dem Ergebnis haben Sie den Hebel, für die Veränderung schwarz auf weis dokumentiert. Bei ineffizienten Meetings ist die Spalte mit den unzufriedenen Statements viel länger als die mit den zufriedenen. Somit ist allen klar, sie müssen etwas verändern.
  • Holen Sie ein Commitment für die Veränderung ein: Fragen Sie Ihr Team: Wollen wir etwas verändern, damit es besser wird.
    Fragen Sie ihr Team, was verändert werden sollte. Seien Sie aber selbst aktiv mit Vorschlägen. Auf diese Weise erarbeiten alle die Grundlage für eine bessere Meetingkultur.
  • Halten Sie sich beim nächsten Projektmeeting streng an die Vorschläge. Nach dem Meeting machen Sie eine Feedbackrunde mit der Frage: Was behalten wir bei? Und was machen wir künftig besser?
     

So werden Projektmitglieder in Teammeetings aktiv

Freitag, April 20th, 2007

Montagmorgen 8:00 Uhr. Das wöchentliche Teammeeting beginnt. Viele Teammitglieder halten diese Meetings für überflüssig. Sie meinen, dass man sie dadurch nur von ihrer Arbeit abhält. Insbesondere dann, wenn für das eigene Arbeitspaket die Zeit knapp wird, suchen sie eine Ausrede, um nicht am Teammeeting teilnehmen zu müssen. Teammeetings werden als überflüssig empfunden, wenn sich die Teammitglieder nicht mit ihren Interessen und Meinungen einbringen können. Sie werden erst dadurch für alle wichtig, wenn jeder etwas zum Ergebnis beigetragen hat. 
Die folgenden Techniken helfen, Teilnehmer zu einer aktiven Teilnahme an Projektmeetings anzuregen.  

  • Fragen Sie nach Einstellungen und Meinungen.
  • Fordern Sie die Beteiligung an der Diskussion ein.
  • Lassen Sie sich Sachverhalte erklären.
  • Fragen Sie nach konkreten Vorschlägen.
  • Fordern Sie die Teilnehmer auf, ihre Meinung zu nennen.
  • Steuern Sie die Richtung der Diskussion.
  • Fassen Sie Diskussionsstände zusammen.
  • Drücken Sie Gefühle aus.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Donnerstag, März 15th, 2007

Dieser bekannt Spruch aus der Welt der Fussballer gilt auch für Projektmeetings. Nutzen Sie jedes Meeting mit ihrem Projektteam oder dem Auftraggeber auch als Lernchance zur Verbesserung Ihrer Fähigkeit Meetings zu leiten. Dies kostet nach jedem Meeting 10 Minuten Zeit. Aber beim nächsten Meeting können Sie dies durch eine besser Besprechungsleitung leicht wieder einholen.

Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich nach jedem Meeting stelle sollten:

  • War die Struktur des Meetings klar und für alle Teilnehmer nachvollziehbar?
  • War die Agenda allen Teilnehmern bekannt?
  • Wurden geeigneter Arbeitsmethoden für die Besprechung der Themen eingesetzt?
  • Stand die Zeit in angemessenem Verhältnis zu den zu besprechenden Themen?
  • Wurden die Ziele der Besprechung erreicht?
    Bin ich mit dem Klima im Meeting zufrieden?
    Ist es gelungen dominierende Teilnehmer zu „bremsen“?
  • Ist es gelungen zurückhaltende Teilnehmer in die Besprechung einzubeziehen?
  • Wie gut ist es mir gelungen mit Kommunikationsstörungen umzugehen?
  • Konnte ich angemessen auf Konflikte reagieren?
  • Wurden die Ergebnisse während der Besprechung für alle Teilnehmer sichtbar festgehalten?
  • Wurden alle Ergebnisse schriftlich festgehalten
    Haben die Teilnehmer ein Protokoll bekommen?
  • Sind alle Besprechungsunterlagen verteilet worden?

Eine Chekliste für ein Meetingreview finden Sie unter der folgenden Inernetadresse:

http://www.systemische-organisations-beratung.de/softskills/download/index.htm

Flip-Charts richtig nutzen

Montag, März 12th, 2007

Zum Standard eines guten Besprechungsraume gehört ein Flip-Chart. Meist steht es unbeachtet in der Ecke. Dabei würden viele Projektbesprechungen viel effektiver verlaufen, wenn nicht nur geredet, sondern auch Fragestellungen und Ergebnisse auf dem Flip-Chart visualisiert würden. Mich persönlich macht es immer schon unruhig, wenn nach einer halben Stunde nach Besprechungsbeginn das Flip-Chart immer noch leer ist. „Haben wir vergessen, etwas Wichtiges zu notieren“, frage ich mich dann.

Das Wort Flip-Chart ist ein Kunstwort. Es setzt sich aus den Teilen Flip, was soviel wie nach hinten umklappen bedeutet, und Chart, was eine Bezeichnung für Karte ist, zusammen. Die Flipchart wurde von John Henry Patterson, dem US-amerikanischen Vertriebspionier und Unternehmensgründer der NCR Corporation, erfunden. Es ist ist also ein Gestell, auf dem Papierbögen so aufgehängt werden, dass sie nach hinten umgeschlagen werden können. Die Papierbögen haben eine Größe von: 84,1 x 59,4 cm (DIN A1). Die beschriebenen Flip-Chart-Blätter werden als Flips oder Charts bezeichnet.
Mehr zum Flip-Chart finden Sie in der Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Flipchart

Der Flip-Chart ist zu einem unverzichtbaren Medium für Besprechungsräume geworden. Dies liegt daran, dass er erstens leicht im Raum bewegt werden kann; zweitens können die einzelnen Charts sichtbar an Wände gehängt werden, womit sie für alle Teilnehmer sichtbar sind und dritten können die erstellten Charts aufgehoben und wieder verwendet werden.

Jeder Teilnehmer nimmt von einem Meeting nur das mit, woran er sich erinnert. Der Flip-Chart lässt sich besonders gut bei Projektbesprechungen einsetzen, wenn Klein- und Kleinstgruppen tagen. Die Blätter werden mit Filzstiften beschrieben. Er eignet sich nicht Darstellung komplexer Sachverhalte, da die Schreibfläche sehr begrenzt ist.

Mit den folgenden Tipps setzen Sie das Flip Chart optimal bei einer Besprechung ein.

  • Prüfen Sie, ob genügend Papier auf dem Flip-Chart Ständer vorhanden ist.
  • Machen Sie sich mit der Mechanik vertraut, bevor Sie den Flip-Chart einsetzen.
  • Legen Sie geeignete Stifte für den Anschrieb bereit.
  • Verschließen sie die Stifte immer, damit sie nicht austrocknen.
  • Stellen sie den Flip-Chart im Raum so auf, dass er von allen Teilnehmern eingesehen werden kann.
  • Notieren Sie Fragen und Problemstellungen, die während einer Besprechung diskutiert werden auf das Flip Chart.
  • Halten Sie Besprechungsergebnisse fest.
  • Strukturieren Sie die Inhalte auf dem Flip-Chart.
  • Schreiben Sie so, dass alle Teilnehmer es gut lesen können.´

Flip Charts können leicht fotografiert werden. Die Ergebnisse können so sofort nach der Besprechung jedem Projjektmitglied mit einer E-Mail zugesandt werden.