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Die Entfernung zu Dir, zeigt wie ich zu Dir stehe.

Samstag, Juni 7th, 2008

Kommunikation beginnt schon dann, wenn wir mit einem Menschen in einem Raum sind. Schon bevor des erste Wort gewechselt ist, zeigt der Platz, den wir im Raum einnehm, in welcher Beziehung wir uns zu unserem Gegenüber sehen.

Welcher Abstand ist hier der Richtige? Arthur Schopenhauer hat dazu die folgende Geschichte geschrieben:
„Eine Gesellschaft Stachelschweine drängte sich an einem kalten Wintertage recht nah zusammen, um durch die gegenseitige Wärme sich vor dem Erfrieren zu schützen.
Jedoch bald empfanden sie die gegenseitigem Stacheln, welches sie dann wieder voneinander entfernte. Wann nun das Bedürfnis der Erwärmung sie wieder näher zusammenbrachte, wiederholte sich jenes zweite Übel; so dass sie zwischen beiden Leiden hin und her geworfen wurden, bis sie eine mäßige Entfernung voneinander herausgefunden hatten, in der sie es am besten aushalten konnten.
Und diese Entfernung nannten sie Höflichkeit und feine Sitte.“

Wir Menschen haben in unserer Entwicklung genau diesen Prozess durchlebt. Dabei haben wir vier unterschiedliche Raumzonen herausgefunden:

Intimzone: etwa einen halben Meter Abstand vom Gesprächspartner

Persönliche Zone: etwa von einem halben bis einem Meter Abstand

Soziale Zone: der Abstand bis 4 Meter von Gesprächspartner und die

Öffentliche Zone: diese beginnt ab eine Abstand von 4 Metern.
Merken Sie dass Ihr Gesprächspartner zurückweicht, dann sind sie ihm zu nahe gekommen. Er ist Ihnen sozusagen auf die Pelle gerückt, wie man in der Umgangssprache dazu sagt.

Jeder Mensch nimmt den Raum unterschiedlich wahr. Was für Sie noch eine soziale Zone ist, kann für Ihren Gesprächspartner schon die Persönliche Zone sein.

Wann dürfen Sie welche Zone betreten:

Intimzone: Um Sie betreten zu können, müssen sie eine gute Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner haben. Sie ist meist nur Familienmitgliedern und Freunden vorbehalten. Kollegen, die sich im Job die Intimzone öffnen, zeigen damit anderen, dass sie gegenseitig besonders Vertrauen haben.

Persönliche Zone: Das ist im Job die übliche Zone, in der Mitarbeiter miteinander umgehen. Es ist die Zone, in der man den Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern pflegt.

Soziale Zone: sie nimmt man ein, bevor man jemand Kennenlernt. Ein aufeinander zugehen bedeutet dann auch immer: ich möchte in deine persönlich Zone kommen und ich lass zu, dass du in meine persönliche Zone kommst. Es ist das eindeutige Signal sich im Gespräch gegenseitig zu öffnen.

Öffentliche Zone: In Ihr ist eigentlich kein Kontakt mehr möglich. Man nimmt nur wahr, dass hier jemand ist. Wenn Sie hier mit Anderen in Kontakt kommen wollen müssen Sie in deren Soziale Zone gehen. Erst hier ist Blickkontakt und ein bewusstes aufeinander zugehen möglich.

Die Tücken der beliebten Frage: „Wie geht es Ihnen?“

Samstag, Mai 31st, 2008

Wie geht es Ihnen? Diese Frage ist eine beliebte Form ein Gespräch zu eröffnen. Zum Beispiel in Amerika und Spanien ist dies die üblich Form en Gespräch zu eröffnen. Dort erwartet man jedoch keine Antwort, sonder die Gegenfrage: Und wie geht es Ihnen?  Oder die schlichte Antwort gut. Selbst dann, wenn dies nicht ganz so stimmt.

Nimmt Ihr Gesprächspartner die Frage wörtlich, dann hat sie jedoch ihre Tücken; Denn Sie läd Ihr Gegenüber ein, alles zu erzählen, was ihm gerade in den Sinn kommt oder sein Leid auszuschütten. Damit gibt Ihr Gesprächspartner dem Gespräch eine Grundstimmung, die Sie vielleicht gar nicht wollen.

Sie können eine Variante dieser Frage jedoch nutzen, um dem Gespräch eine positive Grundstimmung zu geben. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Fokussieren Sie die Frage auf das Positives: Was haben Sie in dieser Woche schon Angenehmes erlebt?  Was sind Ihre letzten High Lights?

Erwähnen Sie ein positives Ereignis und stellen dann eine Frage: Ich habe gehört Ihr Projekt läuft gut. Wie geht es Ihnen damit?

Sprechen Sie eine positive Wahrnehmung an: Sie sehen so gut gelaunt aus. Was ist passiert?

Gute Vorbereitung fuer wichtige Telefongespraeche

Donnerstag, März 27th, 2008

Viele Telefongespräche, die Sie als Projektleiter führen sind Routine. Gespräch mit Mitarbeitern, Zulieferern, Ansprechpartner und Fachleuten. Bei diesen Gesprächen greift man meist zum Hörer, ohne viel zu überlegen. Dies ist auch O.K., denn Sie finden meist im Gespräch schnelle den richtigen Anschluss und können Ihr Anliegen vorbringen. Manchmal jedoch gibt es Telefongespräche, von deren Ausgang viel abhängt. Zum Beispiel dann, wenn Sie mit dem Auftraggeber eine Änderung am Projektplan aushandeln wollen oder wenn Sie sich für ein neues Projekt interessieren. Für diese Gespräche sollten Sie sich gut vorbereiten, dennn von deren Ausgang hängt viel ab. 

So gehen Sie bei einem wichtigen Telefongespräch vor:

  • Legen Sie das Ziel Ihres Anrufs fest und was Sie nach dem Anruf erreicht haben wollen.
  • Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor.
  • Notieren Sie sich die Fragen schriftlich.
  • Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob er Zeit für das Gespräch hat.
  • Wählen Sie einen Ort an dem Sie ungestört und ohne Zeitdruck telefonieren können.
  • Falls Ihr Gesprächspartner keine Zeit hat, wird er einen Rückruf anbieten. Nennen Sie ihm eine dafür geeignete Zeit und Rufnummer.
  • Nutzen Sie für den Anruf keine ungünstigen Zeiten wie Montag, Freitag am Nachmittag oder die Mittagspause.
  • Sprechen Sie deutlich und nicht zu hastig. Vermeiden Sie lange Pausen und lassen Sie den Gesprächspartner ausreden. Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit dem Namen an. Falls Sie sich über die Aussprache nicht sicher sind, fragen Sie ihn danach.
  • Fassen Sie wichtigsten Aussagen am Ende des Gespräches schriftlich zusammen.

Pacing: So bauen Sie ein Brücke zu Ihrem Gesprächspartner

Dienstag, Februar 19th, 2008

Manchmal kommt ein Gespräch einfach nicht in Gang. Der eine sagt etwas, der andere etwas anderes. Es sieht so aus als reden beide nebeneinander her. Das Ergebnis solcher Gespräche ist meist, dass es keines gibt. Die Gesprächpartner gehen so auseinander, als hätten Sie gar nicht miteinander geredet.

Kennen Sie diese Situation aus Ihren Gesprächen mit Kunden, Mitarbeiter oder sogar mit ihrem Auftraggeber. Pacing, oder Spiegeln ist eine Methode, mit der Sie das Gespräch so beeinflussen können, dass Sie mit Ihrem Gesprächspartner in eine gleiche Gangart kommen.

Treten Menschen miteinander in Kontakt, passt sich in der Regel meist unbewusst ihre verbale und nonverbale Kommunikation einander an.
Dies äußert sich so:
Auf der verbalen Ebene äußert verwenden beide ähnliche Worte und Redewendungen, haben die gleiche Sprechgeschwindigkeit und Tonlage und reden in einer angepassten Sprachlautstärke und -rhythmik.

Nonverbal zeigt sich der gegenseitige Kontakt darin, dass Gestik und Mimik einander angepasst sind. Z.B. wird die Bein- und Armhaltung gespiegelt, gleiche Bewegungsabläufe ausgeführt und die Atemfrequenz und -rhythmik angeglichen. Der Verhaltensforscher Desmond Morris beschreibt diese Verhalten treffend mit dem Begriff Haltungsecho.
Sind Menschen miteinander in Kontakt dann bewerten Sie sich tendenziell positiv und neigen dazu sich zu vertrauen und das nehmen das Gesagte weniger auf.

Sie kommen besser mit ihrem Gesprächpartner in Kontakt, wenn Sie sich verbal und nonverbal seinem Gesprächsverhalten anpassen.

Beim verbalen Spiegeln versuchen Sie:

  • Die gleichen Worte zu verwenden
  • In der gleichen Lautstärke zu sprechen
  • Eine ähnliche Tonlage zu wählen und
  • So schnell zu sprechen wie der Gesprächpartner.

Bein nonverbalen Spiegeln ahmen wir die Körperhaltung unseres Gesprächpartners nach ohne sie nachzuäffen. Das heißt: Die Bewegungen führen wir nicht übertrieben aus – das ist Nachäffen – sondern untertrieben, eher nur angedeutet.

  • Lehnt sich der Gesprächspartner zurück – machen wir auch eine leichte Rückwärtsbewegung
  • Richtet sich auf und kommt näher – näher wir uns auch ein kleines Stück an
  • Trinkt er Kaffee oder Wasser – dann trinken wir auch einen kleinen Schluck.

Probieren Sie es aus. Es ist ganz einfach.

Andere überzeugen – Aber wie?

Samstag, Januar 5th, 2008

Warum hat sie das jetzt nicht überzeugt? Stellen Sie sich diese Frage auch öfter? Sie kommt dann auf, wenn man nach einem Gespräch das Gefühl hat, dass sich beim Gesprächspartner nichts verändert hat. Trotz vieler gut gemeinter Worte hat man den Gesprächspartner nicht erreicht. In der Kommunikation kommt es nicht darauf an, das zu sagen, was man selbst für richtig und wichtig hält, sondern, was für den Gesprächspartner wichtig ist.

Mit den folgenden fünf Fragen, kommen Sie dahinter, was Sie sagen müssen, um Ihren Gesprächspartner zu erreichen:

  • Klingt es vernünftig?
  • Ist es aus der Sicht des Gesprächspartners glaubwürdig?
  • Was hat er davon?
  • Was sind seine Vorteile, aber auch was sich seine Nachteile?
  • Kann ich mich durchsetzen oder muss ich nachgeben?
  • Wie steht er vor seinen Bezugspersonen da, wenn er mir zustimmt?
  • Will er sich einigen?
  • Wie hoch schätze ich seine Sympathie für mich ein?

Andere überzeugen – Aber wie?

Sonntag, November 11th, 2007

Warum hat sie das jetzt nicht überzeugt? Stellen Sie sich diese Frage auch öfter? Sie kommt dann auf, wenn man nach einem Gespräch das Gefühl hat, dass sich beim Gesprächspartner nichts verändert hat. Trotz vieler gut gemeinter Worte hat man den Gesprächspartner nicht erreicht. In der Kommunikation kommt es nicht darauf an, das zu sagen, was man selbst für richtig und wichtig hält, sondern, was für den Gesprächspartner wichtig ist.
Mit den folgenden fünf Fragen, kommen Sie dahinter, was Sie sagen müssen, um Ihren Gesprächspartner zu erreichen:

  • Klingt es vernünftig?
  • Ist es aus der Sicht des Gesprächspartners glaubwürdig?
  • Was hat er davon?
  • Was sind seine Vorteile, aber auch was sich seine Nachteile?
  • Kann ich mich durchsetzen oder muss ich nachgeben?
  • Wie steht er vor seinen Bezugspersonen da, wenn er mir zustimmt?
  • Will er sich einigen?
  • Wie hoch schätze ich seine Sympathie für mich ein?

Am Telefon – Knigge für den effektiven Telefonktakt

Dienstag, Juli 17th, 2007

Im Gegensatz zur E-Mail ist das Telefon ein Instrument mit dem Sie ein Gespräch mit Ihrem Gesprächspartner einen Dialog führen können. Es ermöglicht damit einen direkten Austausch. Sie sollten es immer dann nutzen, wenn neben den Sachinhalten auch Gedanken, Stimmungen und Gefühle wichtig sind.

Bei der Nutzung des Telefons sollten Sie auf Folgendes achten:

  • Sprechen Sie Namen oder ggf. Firmennamen immer voll, damit jeder sofort erkennen kann, ob er richtig verbunden ist.
  • Durch die Sprache überträgt sich auch indirekt die Haltung, die man am Telefon einnimmt. Sitzen Sie deshalb immer so, wie Sie dies auch bei einem persönlichen Gespräch tun würden.
  • Vermeiden Sie Nebengeräusche. Deshalb sollten Sie keine Tätigkeiten neben dem Telefonat ausführen. Das könnte der Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung merken und dies als Unaufmerksamkeit auslegen.
  • Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor. Erstellen Sie einen Notizzettel, auf dem alle Punkte stehen, die angesprochen werden sollen und ggf auch ein grober Verlauf des Gespräches.

Wichtige Telefongespräche…und wie man sich darauf vorbereitet

Dienstag, Mai 29th, 2007

Ein wichtiger Anruf. Jetzt darf nichts schief gehen. Denn vom Ausgang des Gespräches hängt viel ab.

Keine Bange, wenn Sie die folgenden vier Punkte beachten kann nichts schief gehen:

Legen Sie Ihr Ziel fest:
Fragen Sie sich, warum sie diese Gespräch führen. Notieren Sie das Gesprächziel oder die Gesprächsziele. Das hilft Ihnen sich auf die wesentlichen Punkte des Gespräches zu fokussieren.

Machen Sie einen Aktionsplan:
Was soll nach dem Gespräch anders sein? Mit der Antwort auf diese Frage erhalten Sie die Punkte, die Sie im Gespräch erreichen müssen. Soll sich etwas ändern, muss jemand etwas Bestimmtes zu einem festgelegten Zeitpunkt tun.

Informieren Sie sich über Ihren Gesprächspartner:
Wichtige Gespräche führen Sie oft mit Menschen die Sie nicht, oder nur wenig kennen. Fragen Sie sich: Wer ist der Mensch, den ich anrufe? Wie wird er sich verhalten? Wie kann ich Ihn ab Besten ansprechen? Informieren Sie sich bei Kollegen über Ihren Gesprächspartner. Überlegen Sie die folgenden Punkte:

  • Welche Fragen wird er stellen?
  • Welche Einwände kann er gegen meine Vorschläge vorbringen
  • Mit welchen Argumenten kann ich ihm antworten?

Legen Sie sich Ihre Unterlagen zurecht:
Bei wichtigen Gesprächen spielen Zahlen, Daten und Fakten meist eine Rolle. Diese sollten Sie schnell zu Hand haben. Legen Sie sich alle wichtigen Unterlagen griffbereit zurecht. Nicht vergessen: Ein Block zum notieren der wichtigsten Punkte gehört auch dazu.

So vorbereitete kann das Gespräch nur noch erfolgreich werden. Vor allem dann, wenn Sie es gleich nach dem Sie sich vorbereitet haben führen. Denn dann sind Sie mental optimal auf das Gespräch vorbereitet. Wie sagte doch Anthony Robbins der Erfolgs-Guru: „Action ist der Schlüssel zum Erfolg!“

Die 6 großen W’s

Montag, März 26th, 2007

Die sechs großen W’s heißen Warum? Was? Wann? Wer? Wie? und Wo? Sie leiten offene Fragen ein, mit denen sich so ziemlich alle Sachverhalte klären lassen. Sie sind der Schlüssel für erfolgreiche Gespräche, denn sie ermöglichen es dem Befragten die Antwort formulieren. Sie laden den Befragten ein seinen Standpunkt zu formulieren. Offene Fragen geben gleichzeitig eine Richtung und bezeichnen den Gesprächsgegenstand, ohne den Antwortenden darauf festzulegen, wie er seine Antwort geben soll. Fragen die mit den 5 großen W’s anfangen heißen W-Fragen.
Hier sind einige Beispiele:
Wozu? – fragt nach den Gründen und Hintergründen: „Wozu soll das Projekt durchgeführt werden?“
Was? – fragt nach der Sache: „Was soll mit dem Projekt erreicht werden?“
Wann? – Fragt nach einem Zeitpunkt: „Wann soll das Projekt beginnen?“
Wer? – fragt nach einer oder mehreren Personen: „Wer ist am Projekt beteiligt?“
Wie? – fragt nach der Art und Weise, wie etwas getan werden soll: „Wie soll das Projekt durchgeführt werden?“
Wo? – fragt nach dem Ort: „Wo haben die Projektmitarbeiter ihren Arbeitsplatz?“

Zuhören ist nicht Zuhören

Montag, Februar 26th, 2007

Teammitglied Torsten T. berichtet seinem Projektleiter über den Fortschritt und die Probleme beim Bearbeiten seines Arbeitspaketes. Peter P., der Projektleiter, schaut währenddessen auf den Bildschirm seines Notebooks und blättert offensichtlich mit der Maus in einem Dokument oder im Internet. Dies ist sicher die unhöflichste Form zuzuhören. Aber es gibt auch beim höflichen Zuhören Unterschiede. Hier sind die acht Wichtigsten:

Physisches Zuhören: Halten Sie Augenkontakt und beugen Sie sich leicht nach vorne. Damit signalisieren Sie Ihrem Gesprächspartner Interesse.
Geduldiges Zuhören: Unterbrechen Sie Ihren Gesprächspartner nicht, selbst dann nicht wenn er kritische Sachverhalte äußert.
Neugieriges Zuhören: Stellen Sie Fragen. Damit zeigen Sie Ihr Interesse mehr zu erfahren.
Verstehendes Zuhören: Fragen Sie nach Beispielen, um das Gesagte an konkreten Fällen zu verifizieren.
Aktives Zuhören: Versichern Sie sich, dass Sie das Gesagte richtig verstanden haben, indem sie dieses in ihren eigenen Worten wiederholen.
Weiterführendes Zuhören: Fragen Sie nach Vorschlägen, was hätte anderes sein oder getan werden sollen. Geben Sie auch eigene Fehler zu.
Pragmatisches Zuhören: Machen Sie konkrete Vorschläge, was aufgrund des Gesagten getan werden soll.