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Telefonkonferenzen im Projektalltag

Sonntag, November 18th, 2012

Meine erste Telefonkonferenz führte ich etwas vor 15 Jahren. Das war etwas Besonders. Es musste ein Thema mit verschiedenen Stakeholdern besprochen werden, die über das ganze Bundesgebiet verteilt waren. Anders als Heute wurde jeder von einem Moderator angerufen und dann zu einer Konferenz zusammengeschaltet.

Sie ist aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken: die Telefonkonferenz. Mein Terminkalender ist vollgepackt mit Telefonkonferenzen: Mit Teilen des Projektteams, mit Vertretern der Auftraggeber und sogar mit externen Zulieferern. Anders als damals wählt man sich jetzt in einen Konferenzraum ein und oft wird die Telefonkonferenz auch durch eine Webkonferenz unterstützt. Ich habe Telefonkonferenzen inzwischen schätzen gelernt und denke manchmal, dass es vor Jahren noch unmöglich gewesen wäre soviele Dinge an einem Tag mit sovielen Menschen abzustimmen.

Es gibt fast keine Fälle mehr, wo Telefonkonferenzen nicht eingesetzt werden könnten. Es beginnt mit der Erteilung von Arbeitsaufträgen, der Besprechung von Ergebnissen bis hin zur Durchführung von Teammeetings. Auch Meetings mit Stakeholdern und Auftraggebern können mit Telefonkonferenzen durchgeführt werden.

Besonders gut klappen Telefonkonferenzen, wenn einige Grundregeln eingehalten werden. Dazu gehören:

Pünktlichkeit: Telefonkonferenzen sind kurz und sollten es auch sein. Eine Verspätung von 5 bis 10 Minuten nimmt bei einer einstündigen Telefonkonferenz schon ca. 20 % der Zeit weg.

Moderation: Jedes Meeting sollte geleitet oder moderiert werden. Besonders jedoch bei Telefonkonferenzen ist es wichtig, dass einer die Fäden in der Hand hält. Die Struktur vorgibt, Wortmeldungen erteilt und Ergebnisse zusammenfasst.

Dokumentation: Die Grundregel heißt hier: Keine Telefonkonferenz ohne schriftlich Zusammenfassung der Ergebnisse. Dies ist die beste Möglichkeit sicherzustellen, dass alle die Ergebnisse kennen und akzeptieren.

Vorbereitung: Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass alle Teilnehmer alle Unterlagen haben und Themen, nicht auf einen nächsten Termin verschoben werden müssen, weil den Teilnehmern Informationen fehlen.

Lesetipps:

Telefonkonferenzen vorbereiten und durchführen, Projektmagazin 09/2009. http

Webkonferenzen erfolgreich gestalten, Projektmagazin 22/2011

Telefonkonferenzen erfolgreich führen, Linde Verlag 2012