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Planen Sie Ihren Tag!

Sonntag, Oktober 31st, 2010

Projektleiter erstellen Projektpläne. Aber erstellen Sie auch einen Plan, wie Sie den eigenen Tag gestalten. Unvorhergesehen Tätigkeiten, Störungen und die Beschäftigung mit Nebensächlichen Aufgaben verhindern oft, dass der Tag vorbeigeht, ohne dass man am Ende das Gefühl hat etwas erreicht zu haben.

Dabei ist es doch ganz einfach. Die Prinzipien der Projektplanung müssen nur auf die Tagesplanung übertragen werden. Und schon entsteht ein Tagesplan, der die so knappe Zeit effektiv ausnutzt. Und noch ein Vorteil hat ein solcher Plan. Schon bei der Planung wird klar, ob man alles schafft, was man sich vorgenommen hat.Zeitmanagementspezialisten haben sich mit der Arbeitsplanung beschäftigt. Daraus sind Regeln entstanden, die helfen den Tag effektiv zu planen.

Die wichtigsten dieser Regeln sind:

  • Planen Sie nur 60 % Ihrer täglichen Arbeit. Erfahrungsgemäß müssen 40% für unvorhergesehene Ereignissen, Störungen und persönliche Bedürfnisse reserviert werden.

  • Führen SieTätigkeitslisten in denen die für die betreffende Planungsperiode anstehenden Tätigkeiten aufgelistet werden. 

  • Pflegen Sie Ihre Pläne regelmäßig, systematisch und konsequent.

  • Streichen Sie alle Aufgaben die nicht erledigt wurden und übertragen diese auf die nächste Zeitperiode.

  • Planen Sie nur Aufgaben, die Sie realistisch auch bewältigen können.

  • Planen Sie Ergebnisse und keine Tätigkeiten. Statt „Herrn Meyer anrufen“ planen Sie:  „Projektplan mit Herrn Meyer abstimmen“.

  • Formulieren Sie Termine so exakt wie möglich.

  • Legen Sie Prioritäten fest und halten Sie diese dann auch wirklich ein.

  • Legen Sie größere Aufgaben sollten in störungsfreie Zeiten, damit Sie daran ununterbrochen arbeiten können.

  • Plane Sie auch Tätigkeiten wie Wetterbildung und das Lesen von Büchern und Zeitschriften ein.

  • Planen Sie auch Routinetätigkeiten, wie das Lesen von Mails, Durchsehen von Berichten etc.

  • Planen Sie so, dass sich verschiedenartige Tätigkeiten abwechseln.