Virtuelle Team eröffnen Horizonte

Noch vor zwanzig Jahren war ein Projekt undenkbar, dessen Projektmitglieder über den Globus verteilt waren. Zu aufwendig, zu teuer und nicht zu managen. Das waren die Argumente gegen solche Projekte. In zwanzig Jahren wird dies vielleicht  in bestimmten Branchen die üblich Form sein Projekte durchzuführen.

Die Einführung elektronischer Medien machte es möglich: Arbeiten in virtuellen Teams.  

Virtuelle Team ist eine Gruppe von Menschen mit einem gemeinsamen Ziel, die ihre Rollen ausfüllen und sich dabei nur kurze Zeit oder überhaupt nicht persönlich kennen. Die Vorteile von virtuellen Teams sind:

  • Teams können auch dann gebildet werden, wenn die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz an geografisch weit auseinander liegenden Orten haben.

  • Projektteams können durch Experten ergänzt werden, selbst wenn dieser seinen Arbeitsplatz nicht an dem gleichen Ort hat.

  • Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, in ihrer Beweglichkeit behindert sind oder unterschiedliche Arbeitszeiten haben können in ein Team integriert werden.

  • Projekte können auch dann durchgeführt werden, wenn das Budget für Reismittel sehr beschränkt ist.

Die Herausforderung für den Projektleiter eines virtuellen Teams ist, dass er den Überblick darüber behält, was jedes einzelne Teammitglied tut, wo das Team als ganzes steht und dass es durch Kommunikation in Kontakt bleibt.

Seine wichtigsten Fähigkeiten dazu sind:

  • Prozesse im Team wahrzunehmen, auch dann wenn sie sich in elektronischen Kommunikationsformen abspielen.

  • Kommunikationsprozesse im Team zu managen, auch diejenigen, an denen er nicht direkt beteiligt ist

  • Vertrauen auch aufzubauen, auch dann, wenn dies nicht in einem persönlichen Kontakt möglich ist.

  • Arbeit der Teammitglieder auch über räumliche und organisatorische Distanzen zu organisieren und zu vernetzen.

  • Innovativ sein. Immer wieder neue Möglichkeiten suchen um die Kommunikation und Kooperation im Team zu verbessern.

Teammitglieder in einem virtuellen Team arbeiten unter erschwerten Bedingungen. Sie können mit den anderen Teammitgliedern nicht direkt kommunizieren und interagieren. Damit fällt es schwer Kontakt zu anderen Teammitgliedern aufzubauen. Sie fühlen sich oft abgekapselt und isoliert.

Achten Sie als Projektleiter darauf, dass die Mitglieder in einem virtuellen Team die folgenden Kompetenzen mitbringen:

  • Fähigkeit sich mit anderen über technische Systeme zu vernetzen

  • Elektronische Kommunikationsmedien effizient einsetzen können.

  • Hohes eigens Selbst- und Zeitmanagement

  • Fähigkeit zwischenmenschliche Prozesse auch über Prozessgrenzen hinweg wahrnehmen zu können.

Regeln für das Arbeiten in virtuellen Teams

  • Stellen Sie in der Kommunikation sicher, dass die Teammitglieder sich gegenseitig verstehen: Kommunizieren Sie mehrmals das Gleiche, fassen Sie Diskussionen zusammen, Stellen Sie Fragen, um sicher zu gehen, dass Sie verstanden wurden.

  • Schaffen Sie Transparenz im Team. Veröffentlichen Sie Fotos von Teammitgliedern, Nutzen Sie gemeinsame elektronische Kommunikationsplattformen wie Wiki, gemeinsame Datenablagen oder Blogs.

  • Führen Sie auch über das Telefon persönliche Gespräche.

  • Organisieren Sie zumindest am Projektstart ein Präsenzmeeting.

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