Alles unter Kontrolle?

5.9.2010 von Tomas Bohinc.

Kontrollen durchzuführen gehört zu den heikelsten Aufgaben eines Projektleiters. Unter Kontrolle versteht man die Überprüfung von Leistungen unter dem Blickwinkel ihrer gewünschten und unerwünschten Auswirkungen auf das Ziel. Kontrolle ist eine Führungsaufgabe, die Sie als Projektleiter haben. Durch die Kontrolle der Arbeit Ihrer Mitarbeiter sollen Fehler früh erkannt und möglichst vermieden werden. , Als Projektleiter haben Sie nicht nur eine Kontrollaufgabe, sondern sogar die Pflicht zu kontrollieren. Damit erkennen Sie frühzeitig, wenn Mitarbeiter in den falsche Richtung laufen oder Fehler machen. Andererseits können Kontrollen aber Mitarbeiter auch demotivieren. Die große Kunst des Kontrollierens besteht darin, dass Mitarbeiter die Kontrolle als Hilfe und nicht als Gängelung empfinden.Der Kontrollprozess verläuft in vier Phasen:

• Stellen Sie das Ergebnis fest.

• Vergleichen Sie das Ergebnisse mit dem vereinbarten Ziel.

• Analysieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Abweichungen-

• Besprechung Sie mit dem Mitarbeiter die Lösungsmöglichkeiten und Korrekturmaßnahmen.

Das wichtigste Kontrollinstrument im Projektmanagement ist der Statusbericht. Er zeigt, wo die Arbeiten stehen, beschreibt Abweichungen und schlägt Korrekturmaßnahmen vor. So kontrollieren Sie richtig:

• Kontrollieren Sie nur die Aufgaben, für die ein Projektmitarbeiter auch verantwortlich ist.

• Kontrollieren Sie nicht, um einen Fehler zu finden. Bleiben Sei objektiv!

• Bezeichnen Sie Geschmacksfragen nicht als Fehler. Wenn eine Lösung eines Mitarbeiter die Anforderungen erfüllt, ist diese auch dann richtig, wenn sie selbst eine andere lieber hätten.

• Finden Sie nicht nur heraus, was korrigiert werden muss, sondern auch das was richtig ist.

• Halten Sie die die Balance zwischen Kontrollaufwand und dem Ertrag, den Sie daraus ziehen.

• Wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe alleine erledigt, darf er nur von Ihnen allein kontrolliert werden.

• Kontrollieren Sie nicht den Schreibtisch und die Telefongespräche Ihres Mitarbeiters.

• Überfallen Sie Mitarbeiter nicht unangemeldet mit einer Kontrolle. Der Mitarbeiter muss immer die Chance haben sich auf die Kontrolle vorzubereiten.

• Legen Sie Kontrollmaßnahmen und Kontrollzeitpunkte gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest.

• Geben Sie dem Mitarbeiter die Chance sich selbst zu kontrollieren. Statusberichte sind ein gutes Mittel dazu.

• Vermeiden Sie zu kontrollieren, wie ein Mitarbeiter arbeitet. Solche Ablaufkontrollen empfinden Mitarbeiter als unangenehm und Gängelung.

• Kontrolle und Vertrauen gehören zusammen. Kontrollieren Sie nur dann, wenn Fehler entstehen könnten. In allen anderen Fällen vertrauen Sie ihrem Projektmitarbeiter.

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