Archive for September, 2010

10 Regeln für erfolgreiches Scheitern als Projektleiter

Sonntag, September 19th, 2010

Projektleiter wollen erfolgreich sein. Und doch… Immer wieder sehe ich Projektleiter die wie von unsichtbarer Hand getrieben an Ihrem persönlichen Scheitern arbeiten.

  • Wenn Sie auch scheitern wollen, dann müssen Sie sich nur an die folgenden Regeln halten:

  • Ignorieren Sie, was Sie und Ihre Mitarbeiter motiviert.

  • Bleiben Sie unsichtbar und zeigen kein eigenständiges Profil

  • Fragen Sie Ihren Auftraggeber nicht, was er von Ihnen erwartet, sondern raten Sie was er haben möchte

  • Betrachten Sie Ihre Teammitglieder und bauen Sie eine große persönliche Nähe zu ihnen auf.

  • Betrachten Sie sich als der erste Diener Ihres Auftraggebers und lesen Sie jeden Wunsch von seinen Augen ab.

  • Nehmen Sie jede Änderungsanforderung an und versprechen Sie, dass diese problemlos gelöst wird.

  • Geben Sie jeden Druck vom Auftraggeber und wichtigen Stakeholder direkt an das Team weiter.

  • Betrachten Sie die Linienorganisation nicht als Naht-Stelle sondern als Schnitt-Stelle.

  • Arbeiten Sie ausschließlich für ihren eigenen Erfolg, und nicht für die Ergebnisse des Projektes.

  • Arbeiten Sie umso härter, je mehr der persönliche Druck auf Sie steigt.

Virtuelle Team eröffnen Horizonte

Sonntag, September 12th, 2010

Noch vor zwanzig Jahren war ein Projekt undenkbar, dessen Projektmitglieder über den Globus verteilt waren. Zu aufwendig, zu teuer und nicht zu managen. Das waren die Argumente gegen solche Projekte. In zwanzig Jahren wird dies vielleicht  in bestimmten Branchen die üblich Form sein Projekte durchzuführen.

Die Einführung elektronischer Medien machte es möglich: Arbeiten in virtuellen Teams.  

Virtuelle Team ist eine Gruppe von Menschen mit einem gemeinsamen Ziel, die ihre Rollen ausfüllen und sich dabei nur kurze Zeit oder überhaupt nicht persönlich kennen. Die Vorteile von virtuellen Teams sind:

  • Teams können auch dann gebildet werden, wenn die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz an geografisch weit auseinander liegenden Orten haben.

  • Projektteams können durch Experten ergänzt werden, selbst wenn dieser seinen Arbeitsplatz nicht an dem gleichen Ort hat.

  • Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, in ihrer Beweglichkeit behindert sind oder unterschiedliche Arbeitszeiten haben können in ein Team integriert werden.

  • Projekte können auch dann durchgeführt werden, wenn das Budget für Reismittel sehr beschränkt ist.

Die Herausforderung für den Projektleiter eines virtuellen Teams ist, dass er den Überblick darüber behält, was jedes einzelne Teammitglied tut, wo das Team als ganzes steht und dass es durch Kommunikation in Kontakt bleibt.

Seine wichtigsten Fähigkeiten dazu sind:

  • Prozesse im Team wahrzunehmen, auch dann wenn sie sich in elektronischen Kommunikationsformen abspielen.

  • Kommunikationsprozesse im Team zu managen, auch diejenigen, an denen er nicht direkt beteiligt ist

  • Vertrauen auch aufzubauen, auch dann, wenn dies nicht in einem persönlichen Kontakt möglich ist.

  • Arbeit der Teammitglieder auch über räumliche und organisatorische Distanzen zu organisieren und zu vernetzen.

  • Innovativ sein. Immer wieder neue Möglichkeiten suchen um die Kommunikation und Kooperation im Team zu verbessern.

Teammitglieder in einem virtuellen Team arbeiten unter erschwerten Bedingungen. Sie können mit den anderen Teammitgliedern nicht direkt kommunizieren und interagieren. Damit fällt es schwer Kontakt zu anderen Teammitgliedern aufzubauen. Sie fühlen sich oft abgekapselt und isoliert.

Achten Sie als Projektleiter darauf, dass die Mitglieder in einem virtuellen Team die folgenden Kompetenzen mitbringen:

  • Fähigkeit sich mit anderen über technische Systeme zu vernetzen

  • Elektronische Kommunikationsmedien effizient einsetzen können.

  • Hohes eigens Selbst- und Zeitmanagement

  • Fähigkeit zwischenmenschliche Prozesse auch über Prozessgrenzen hinweg wahrnehmen zu können.

Regeln für das Arbeiten in virtuellen Teams

  • Stellen Sie in der Kommunikation sicher, dass die Teammitglieder sich gegenseitig verstehen: Kommunizieren Sie mehrmals das Gleiche, fassen Sie Diskussionen zusammen, Stellen Sie Fragen, um sicher zu gehen, dass Sie verstanden wurden.

  • Schaffen Sie Transparenz im Team. Veröffentlichen Sie Fotos von Teammitgliedern, Nutzen Sie gemeinsame elektronische Kommunikationsplattformen wie Wiki, gemeinsame Datenablagen oder Blogs.

  • Führen Sie auch über das Telefon persönliche Gespräche.

  • Organisieren Sie zumindest am Projektstart ein Präsenzmeeting.

Alles unter Kontrolle?

Sonntag, September 5th, 2010

Kontrollen durchzuführen gehört zu den heikelsten Aufgaben eines Projektleiters. Unter Kontrolle versteht man die Überprüfung von Leistungen unter dem Blickwinkel ihrer gewünschten und unerwünschten Auswirkungen auf das Ziel. Kontrolle ist eine Führungsaufgabe, die Sie als Projektleiter haben. Durch die Kontrolle der Arbeit Ihrer Mitarbeiter sollen Fehler früh erkannt und möglichst vermieden werden. , Als Projektleiter haben Sie nicht nur eine Kontrollaufgabe, sondern sogar die Pflicht zu kontrollieren. Damit erkennen Sie frühzeitig, wenn Mitarbeiter in den falsche Richtung laufen oder Fehler machen. Andererseits können Kontrollen aber Mitarbeiter auch demotivieren. Die große Kunst des Kontrollierens besteht darin, dass Mitarbeiter die Kontrolle als Hilfe und nicht als Gängelung empfinden.Der Kontrollprozess verläuft in vier Phasen:

  • Stellen Sie das Ergebnis fest.

  • Vergleichen Sie das Ergebnisse mit dem vereinbarten Ziel.

  • Analysieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Abweichungen-

  • Besprechung Sie mit dem Mitarbeiter die Lösungsmöglichkeiten und Korrekturmaßnahmen.

Das wichtigste Kontrollinstrument im Projektmanagement ist der Statusbericht. Er zeigt, wo die Arbeiten stehen, beschreibt Abweichungen und schlägt Korrekturmaßnahmen vor. So kontrollieren Sie richtig:

  • Kontrollieren Sie nur die Aufgaben, für die ein Projektmitarbeiter auch verantwortlich ist.

  • Kontrollieren Sie nicht, um einen Fehler zu finden. Bleiben Sei objektiv!

  • Bezeichnen Sie Geschmacksfragen nicht als Fehler. Wenn eine Lösung eines Mitarbeiter die Anforderungen erfüllt, ist diese auch dann richtig, wenn sie selbst eine andere lieber hätten.

  • Finden Sie nicht nur heraus, was korrigiert werden muss, sondern auch das was richtig ist.

  • Halten Sie die die Balance zwischen Kontrollaufwand und dem Ertrag, den Sie daraus ziehen.

  • Wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe alleine erledigt, darf er nur von Ihnen allein kontrolliert werden.

  • Kontrollieren Sie nicht den Schreibtisch und die Telefongespräche Ihres Mitarbeiters.

  • Überfallen Sie Mitarbeiter nicht unangemeldet mit einer Kontrolle. Der Mitarbeiter muss immer die Chance haben sich auf die Kontrolle vorzubereiten.

  • Legen Sie Kontrollmaßnahmen und Kontrollzeitpunkte gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest.

  • Geben Sie dem Mitarbeiter die Chance sich selbst zu kontrollieren. Statusberichte sind ein gutes Mittel dazu.

  • Vermeiden Sie zu kontrollieren, wie ein Mitarbeiter arbeitet. Solche Ablaufkontrollen empfinden Mitarbeiter als unangenehm und Gängelung.

  • Kontrolle und Vertrauen gehören zusammen. Kontrollieren Sie nur dann, wenn Fehler entstehen könnten. In allen anderen Fällen vertrauen Sie ihrem Projektmitarbeiter.