Telefonkonferenzen vorbereiten und durchführen

10.5.2009 von Tomas Bohinc.

Der Boom der Telefonkonferenzen ist unaufhaltbar. Und dies hat zwei Gründe: Erstens können damit die Kosten für Präsenzmeetings gesenkt werden und zweitens ist in lokal verteilten Organisationen die Telefonkonferenz die einzige Möglichkeit Themen zu besprechen.

Gerade bei Projekten, bei denen die Teilnehmer an unterschiedlichen Orten arbeiten, sind Telefonkonferenzen die einzige Möglichkeit Themen gemeinsam zu besprechen. Telefonkonferenzen werden im Projektmanagement für Statusmeetings, Problemklärungen und auch zur Vorstellung von Arbeitsergebnissen eingesetzt. Schon bei der Planung und Vorbereitung müssen die Besonderheiten dieser Meetings berücksichtigt werden.

Jedoch eine Telefonkonferenz ist kein Präsenzmeeting. Die Mimik und Gestik der Teilnehmer bleibt verborgen und das Telefon wirkt wie ein Filter. Trotz modernster Technik beschränkt das Telefon die Bandbreite der übertragenen Sprache. Bei Handys ist die Einschränkung noch größer als bei einem Festnetzanschluss. Hinzukommen Störgeräusche der Umgebung: Teilnehmer telefonieren aus einem Büro, in dem sie nicht alleine sind, aus dem Auto oder vom Flughafen. All diese Faktoren erschweren die Verständigung.
Der Moderator und die Teilnehmer müssen diese Nachteile durch die Form der Moderation und die Art und Weise wie die Beiträge ein-gebracht werden ausgleichen.
Ob eine Telefonkonferenz erfolgreich ist oder nicht entscheidet sich schon bei der Planung. Hier sind die folgenden Fragen von Bedeutung: Welches Konferenztool soll benutzt werden?  Sollen die PC‘s der Teilnehmer vernetzt werden? Wie werden Unterlagen verteilt und in der Konferenz genutzt?

Wie jedes Meeting muss auch eine Telefonkonferenz vorbereitet werden. Dabei müssen auch an die folgenden Punkte gedacht wer-den: Vorstellung der Teilnehmer, Regeln für die Konferenz, Kommentierung von Unterlagen, Dokumentation der Beiträge.
Bei der Durchführung müssen Moderator und Teilnehmer daran denken, dass sich die Teilnehmer nicht sehen. Wortmeldungen müssen angekündigt und erteilt werden, die Stimme muss deutlich sein, Wiederholungen müssen eingeplant werden, weil die Visualisierung fehlt und insbesondere bei langen Telefonkonferenzen sollten Pausen dazugehören. Denn Telefonkonferenzen erfordern eine hohe Konzentration.

Viele Teilnehmer nutzen die Tatsache, dass sie nicht gesehen werden können dazu, andere Tätigkeiten nebenher zu erledigen. Solche Unsitten bleiben aber nicht ohne Wirkung auf den Erfolg der Telefonkonferenz. Eine Professionelle Moderation muss solche und andere Störungen erkennen und darauf reagieren.

Mein neuer Artikel im Projektmagazin zeigt, wie Telefonkonferenzen im Projektmanagement eingesetzt werden und welche Möglichkeiten dazu genutzt werden können. Er gibt konkrete Tipps für die Planung, Vorbereitung und Durchführung und zeigt wie der Moderator auf Störungen reagieren kann. Der Artikel zeigt die Besonderheiten der typischen Projekttelefonkonferenzen und gibt für deren Planung, Vorbereitung und Durchführung Tipps.

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