Archive for Mai, 2009

Entscheidungen treffen – aber richtig!

Montag, Mai 18th, 2009

Entscheidungen zu treffen gehört zum Tagesgeschäft eines Projektleiters. Entscheidungsfreudigkeit ist deshalb auch eines der Merkmale, die einen erfolgreichen Projektleiter auszeichnen. Aber auch noch aus einer anderen Sicht sind Entscheidungen für einen Projektleiter wichtig. Er braucht auch Entscheidungen von Anderen. Zum Beispiel vom Auftraggeber oder vom Lenkungsausschuss. Oft muss er lange auf solche Entscheidungen warten. Manchmal zu lange.

Warum zögern Menschen Entscheidungen zu treffen?

Viel hängt dies mit der Unsicherheit zusammen, die mit einer Entscheidung verbunden ist. Man ist nie ganz sicher ob die Entscheidung richtig war. Und häufig hängt ja auch viel von einer Entscheidung ab. Aber nicht zu entscheiden ist oft auch eine Entscheidung. Nämlich dann, wenn die Entscheidung solang hinausgezögert wird, bis die eine oder andere Alternative obsolet wird. Entscheidungen hinauszuzögern, ist eine schlechte Entscheidung. Wenn die Zeit drängt, werden Entscheidungen in letzter Minute getroffen; Und in nicht zu wenigen Fällen die falschen.

Norman R.F. Maier hat eine Formel für gute Entscheidungen aufgestellt. Sie lautet:

Entscheidungseffektivität = Entscheidungsqualität X Akzeptanz der Entscheidung.

Die Entscheidungsqualität hängt von den Informationen ab, auf die die Entscheidung beruht. Die Akzeptanz der Entscheidung steht dafür, dass eine getroffen Entscheidung auch umgesetzt wird. Die Formel besagt: Die Effektivität einer Entscheidung ist umso höher, je besser die Entscheidungsgrundlage ist und je höher die Wahrscheinlichkeit ist, dass sie auch umgesetzt wird. Das Gegenteil ist aber auch wahr: Entscheidungen sind wirkungslos, wenn sie weder auf Zahlen, Daten und Fakten beruhen oder die Aussicht auf eine Akzeptanz gegen Null geht.

Die folgende Grafik verdeutlicht die beiden Dimensionen: Qualität und Akzeptanz.

Entscheidungsportfolio

Daraus ergeben sich vier typische Entscheidungssituationen:

1. Routineentscheidungen: Im Projektgeschäft sind dies Entscheidungen darüber, in welchem Meetingraum man sich trifft oder welches Büromaterial angeschafft werden soll. Für die Betroffen ist die Auswirkung gering und die Entscheidung kann meist schon aufgrund weniger Fakten getroffen werden.

2. Expertenentscheidungen: Sie werden hauptsächlich von den Fakten bestimmt. Hierzu gehören Entscheidungen über die effektivere Gestaltung von Terminplänen oder eine Kostenoptimierung.

3. Akzeptierbare Entscheidungen: Immer dann, wenn die Betroffenen etwas tun müssen, dann ist deren Akzeptanz von ausschlaggebender Bedeutung. Bei einer akzeptierbaren Entscheidung, ist die Faktenlage meist klar. Die Entscheidung wird dadurch bestimmt, welche Alternative die größere Akzeptanz bei den Betroffenen findet. Hierzu gehören Entscheidungen über die Zeitpunkt eines Projektmeetings oder die Verwendung von Methoden und Tools.

4. Schwierige Entscheidungen: Schwierige Entscheidungen sind schwierig, weil die Faktenlage unübersichtlich, aber gleichzeitig auch eine hohe Akzeptanz bei den Betroffenen notwendig ist. Dies ist der Fall, wenn das Projekt aus dem Ruder gerät und nach einer Lösung für die Fortführung gesucht wird. Aber auch schon dann, wenn es um die Verteilung von Arbeitspaketen im Projekt geht. Bei solchen Entscheidungen sollten die Betroffenen in die Entscheidungsfindungen einbezogen werden. Sie haben meist oft mehr Informationen als der Projektleiter, oft gute Ideen und sind so selbst Träger der Entscheidung.

Telefonkonferenzen vorbereiten und durchführen

Sonntag, Mai 10th, 2009

Der Boom der Telefonkonferenzen ist unaufhaltbar. Und dies hat zwei Gründe: Erstens können damit die Kosten für Präsenzmeetings gesenkt werden und zweitens ist in lokal verteilten Organisationen die Telefonkonferenz die einzige Möglichkeit Themen zu besprechen.

Gerade bei Projekten, bei denen die Teilnehmer an unterschiedlichen Orten arbeiten, sind Telefonkonferenzen die einzige Möglichkeit Themen gemeinsam zu besprechen. Telefonkonferenzen werden im Projektmanagement für Statusmeetings, Problemklärungen und auch zur Vorstellung von Arbeitsergebnissen eingesetzt. Schon bei der Planung und Vorbereitung müssen die Besonderheiten dieser Meetings berücksichtigt werden.

Jedoch eine Telefonkonferenz ist kein Präsenzmeeting. Die Mimik und Gestik der Teilnehmer bleibt verborgen und das Telefon wirkt wie ein Filter. Trotz modernster Technik beschränkt das Telefon die Bandbreite der übertragenen Sprache. Bei Handys ist die Einschränkung noch größer als bei einem Festnetzanschluss. Hinzukommen Störgeräusche der Umgebung: Teilnehmer telefonieren aus einem Büro, in dem sie nicht alleine sind, aus dem Auto oder vom Flughafen. All diese Faktoren erschweren die Verständigung.
Der Moderator und die Teilnehmer müssen diese Nachteile durch die Form der Moderation und die Art und Weise wie die Beiträge ein-gebracht werden ausgleichen.
Ob eine Telefonkonferenz erfolgreich ist oder nicht entscheidet sich schon bei der Planung. Hier sind die folgenden Fragen von Bedeutung: Welches Konferenztool soll benutzt werden?  Sollen die PC‘s der Teilnehmer vernetzt werden? Wie werden Unterlagen verteilt und in der Konferenz genutzt?

Wie jedes Meeting muss auch eine Telefonkonferenz vorbereitet werden. Dabei müssen auch an die folgenden Punkte gedacht wer-den: Vorstellung der Teilnehmer, Regeln für die Konferenz, Kommentierung von Unterlagen, Dokumentation der Beiträge.
Bei der Durchführung müssen Moderator und Teilnehmer daran denken, dass sich die Teilnehmer nicht sehen. Wortmeldungen müssen angekündigt und erteilt werden, die Stimme muss deutlich sein, Wiederholungen müssen eingeplant werden, weil die Visualisierung fehlt und insbesondere bei langen Telefonkonferenzen sollten Pausen dazugehören. Denn Telefonkonferenzen erfordern eine hohe Konzentration.

Viele Teilnehmer nutzen die Tatsache, dass sie nicht gesehen werden können dazu, andere Tätigkeiten nebenher zu erledigen. Solche Unsitten bleiben aber nicht ohne Wirkung auf den Erfolg der Telefonkonferenz. Eine Professionelle Moderation muss solche und andere Störungen erkennen und darauf reagieren.

Mein neuer Artikel im Projektmagazin zeigt, wie Telefonkonferenzen im Projektmanagement eingesetzt werden und welche Möglichkeiten dazu genutzt werden können. Er gibt konkrete Tipps für die Planung, Vorbereitung und Durchführung und zeigt wie der Moderator auf Störungen reagieren kann. Der Artikel zeigt die Besonderheiten der typischen Projekttelefonkonferenzen und gibt für deren Planung, Vorbereitung und Durchführung Tipps.

Hier geht es zum Artikel