Archive for Dezember, 2008

Soft Skills im Projektmanagement – Weich aber wichtig!

Freitag, Dezember 19th, 2008

„Soft Skills im Projektmanagement – Weich aber wichtig!“, das ist der Titel des Vortrags, den ich am 11. Dezember 2008 auf den F&E Management Konferenzen „Fortschrittsmessung im PEP“ der Unternehmensberatung Axel Schröder und Partner gehalten habe.

Soft Skills im Projektmanagement retten zwar kein schlecht geplantes Projekt, verhindern aber, dass gut geplante Projekte im Dschungel zwischenmenschlicher Beziehungen ins Schlingern geraten. Mit guten Soft Skills kann der Projektleiter seine Fach- und Methodenkenntnis noch wirkungsvoller einsetzen, um Projekte zum Erfolg zu führen. Das ist die These des Vortrags.

Soft Skills sind Fähigkeiten mit Anderen zu reden. Und dies machen Projektleiter in Ihrem Berufsalltag täglich. Sie reden mit Ihrem Auftraggeber, mit den Kollegen und mit den Mitarbeitern im Team.

Soft Skills sind Fähigkeiten im Team zu arbeiten. Im Team arbeiten Sie in Projekten, aber auch dann wenn Sie an Meetings und Workshops teilnehmen.

Soft Skills sind Fähigkeiten andere zu überzeugen. Dies müssen Sie, weil Sie sich selbst und ihr Projekt immer wieder verkaufen müssen. Bei dem Management, bei Ihren Kunden und bei den Betroffen.

Die Unternehmensberatung Axel Schröder und Partner ist der größte Veranstalter von F&E Management-Konferenzen im deutschsprachigen Raum. Sie werden von Geschäftsführern, Vorständen und F&E-Führungskräften seit über 10 Jahren genutzt, um sich über best practices zu informieren und ihr persönliches Netzwerk zu erweitern. Hier können Sie sich die Folien des Vortrages ansehen.
Soft Skills im Projektmanagement

Botschaften nachvollziehbar vermitteln

Sonntag, Dezember 14th, 2008

Bei einer Präsentation kommt es nicht nur darauf an, was Sie sagen, sondern auch, wie Sie es sagen. Je klarer die Struktur Ihrer Argumente ist, umso leichter kann Sic von Ihren Zuhören nachvollzogen werden. Dazu muss die Argumentationsfolge so aufgebaut sein, dass die Teilnehmer gut folgen können. Wichtige Aspekte müssen wiederholt werden, damit sie haften bleiben. Dies erleichtert den Teilnehmern die Orientierung und er behält sich das, was Sie sagen viel besser.

Bei Projekttpräsentationen haben sich die folgenden Strukturen bewährt:

Nutzenargumentation: Sie stellt den Nutzen des Projektes in den Vordergrund. Sie ist immer dann hilfreich, wenn man die Zielgruppe von dem Projekt überzeugen will. In ihr wird zunächst das Problem dargestellt. Dann werden Vorschläge für die Lösung des Problems gemacht und zum Abschluss die Kosten und der Nutzen der Problemlösung aufgezeigt. Bei der Präsentation des Projektes vor einem Vorstand heißt dies: Sie beginnen mit der Darstellung des Problems aus der Sicht des Vorstandes. Dann zeigen Sie auf, wie durch den Projektvorschlag das Problem gelöst wird. Dazu gehört zum einen die fachliche Lösung, dann aber auch eine Übersicht über den Verlauf des Projektes mit den wichtigen Meilensteinen. Zum Abschluss zeigen Sie den Nutzen für den Vorstand auf und stellen dar, was das Projekt kostet.

Problemlösungsargumentation: Die Argumentation für eine Problemlösung stellt eine Lösung für ein Problem in den Vordergrund. Sie ist dann hilfreich, wenn Sie eine Entscheidung vom Auftraggeber oder dem Lenkungsausschuss brauchen. Die Argumentation beginnt mit der Beschreibung der Ist-Situation, die möglichst objektiv dargestellt wird. Danach werden die Ursachen für die Situation aufgezeigt. Im nächsten Schritt wird dann dargestellt, wie die Situation nach der Problemlösung sein soll. Dann wird dargestellt, mit welchen Maßnahmen das Problem gelöst wird. Die Argumentation schließt damit, dass die von den Teilnehmern zu treffende Entscheidung klar dargestellt wird.

W-Fragen-Argumentation: Sie orientiert sich an den Fragewörtern Warum? Was? Wann? Wer? Wie? Sie wird genutzt, um sachlich über das Projekt zu informieren. Mit der Antwort auf die Frage Warum? wird der Grund für das Projekt erläutert. Mit der Antwort auf die Frage Was? wird der Inhalt des Projektes erklärt. Hinter der Antwort auf die Frage Wann? verbergen sich der Projektplan und die Meilensteine. Die Antwort auf die Frage Wer? ist dann die Darstellung des Projektteams mit seinen Funktionen und die Antwort auf die Frage Wie? beschreibt schließlich, mit welcher Methode oder Verfahren das Projekt realisiert wird.

Präsentieren nach dem Prinzip der Pyramide

Sonntag, Dezember 7th, 2008

Wie strukturiere ich meine Präsentation? Haben Sie sich diese Frage auch schon einmal gestellt? Wenn Sie sich immer wieder schwer tun, eine Antwort auf diese Frage zu finden, dann hilft Ihnen die Antwort weiter, die Barbara Minto als Beraterin von Mc Kinsey & Company, gefunden hat. Sie beobachtete, dass viele Autoren schon beim logischen Strukturieren des Themas Probleme haben, vor allem dann, wenn Sie diese einem Teilnehmerkreis vermitteln wollen, der das Thema nicht kennt. Auf die Frage, wie strukturiere ich mein Thema, gibt sie mit dem Prinzip der Pyramide, dem „Pyramide Priciple“, eine Antwort: Darin beschreibt sie eine Denk-und Kommunikationstechnik, die Themen eine logische Struktur gegeben. Das „Pyramide Principle“ wurde 1991 veröffentlichte und gehört seither zur Standardausbildung vieler Beratungsunternehmen.

Bei Präsentationen in Projekten kommt es darauf an, dass die Teilnehmer ihre Argumente nachvollziehen können und den Vorschlägen folgen. Wie gut das gelingt, hängt vor allem von der Logik Ihrer Argumente und der Struktur der Präsentation ab. Das Prinzip der Pyramide beschreibt dafür eine einfache und nachvollziehbare Struktur: Das Thema wird vom Übergreifenden zum Speziellen entwickelt. Die Struktur, die daraus entsteht, hat die Form einer Pyramide. Dabei steht die Kernaussage an der Spitze und die begründenden und erläuternden Aussagen bilden das Fundament.

Für den Zuhörer hat dies den Vorteil, dass er schon zu Beginn der Präsentation die Kernaussage erhält, Alle weiteren Informationen stützen diese noch auf einer abstrakten Ebene vermittelte Botschaft oder erläutern und konkretisieren diese. Diese Struktur hat noch einen weiteren Vorteil: Sie vermeiden, dass er nachdem Sie viele Details präsentiert haben, keine Zeit mehr für ihr eigentliches Anliegen bleibt. Denn Sie können auf jeder Ebene der Pyramide die Details weglassen ohne dass für den Zuhörer der Zusammenhang verloren geht.

Mein Artikel „Präsentationen klar strukturieren nach dem „Prinzip der Pyramide““ im Projektmagazin (22/08) beschreibt das Prinzip der Pyramide und zeigt, wie damit für drei typische Präsentationssituationen im Projekt eine Struktur für die Präsentation entwickelt werden kann.

Hier geht es zum Artikel