Gäbe es einen Zufriedenheitsindex für Instrumente des Projektmanagements, so stünde die Unzufriedenheit mit Projektmeetings an der obersten Stelle der Negativskala. Der sichtbarste Ausdruck der Unzufriedenheit ist, dass die Projektmitglieder die Meetings nicht ernst nehmen und einfach wegbleiben. Viel zu spät merken die Projektmitglieder, dass sich gegenseitig nicht gut informiert sind, nebeneinander herarbeiten und ein gemeinsames Verständnis des Projektes fehlt. Genau dies ist aber die Aufgabe von Projektmeetings: Gemeinsames Verständnis über das Projekt herstellen, Probleme erkennen und gemeinsam getragene Lösungen finden.
Mit den folgenden 10 Meeting-Regeln machen Sie ihre Projektarbeit effektiv:

• Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen im Projekt zu besprechen.
• Jeder ist dafür verantwortlich, dass die unsere Regeln für das Meeting eingehalten werden.
• Für Verstöße gegen die Regeln haben wir folgendes festgelegt: (Hier legt jedes Projektteam Maßnahmen fest, was passiert, wenn die Regeln verletzt werden)
• Die Meetings werden im Kalender eingetragen und haben gegenüber anderen Terminen Priorität.
• Jeder bereitet sich auf das Meeting vor und kommt pünktlich.
• Wer nicht kommen kann, entschuldigt sich.
• Jeder hört zu, wenn andere sprechen und lässt diese ausreden.
• Die Wortbeiträge sind kurz und bringen den Sachverhalt auf den Punkt.
• Wir nutzen Beamer, Pinnwand und Flip-Chart um Sachverhalte zu verdeutlichen.
  Wir gegeben uns Feedback.
• Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen im Projekt zu besprechen.