Viele Telefongespräche, die Sie als Projektleiter führen sind Routine. Gespräch mit Mitarbeitern, Zulieferern, Ansprechpartner und Fachleuten. Bei diesen Gesprächen greift man meist zum Hörer, ohne viel zu überlegen. Dies ist auch O.K., denn Sie finden meist im Gespräch schnelle den richtigen Anschluss und können Ihr Anliegen vorbringen. Manchmal jedoch gibt es Telefongespräche, von deren Ausgang viel abhängt. Zum Beispiel dann, wenn Sie mit dem Auftraggeber eine Änderung am Projektplan aushandeln wollen oder wenn Sie sich für ein neues Projekt interessieren. Für diese Gespräche sollten Sie sich gut vorbereiten, dennn von deren Ausgang hängt viel ab. 

So gehen Sie bei einem wichtigen Telefongespräch vor:

• Legen Sie das Ziel Ihres Anrufs fest und was Sie nach dem Anruf erreicht haben wollen.
• Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor.
• Notieren Sie sich die Fragen schriftlich.
• Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob er Zeit für das Gespräch hat.
• Wählen Sie einen Ort an dem Sie ungestört und ohne Zeitdruck telefonieren können.
• Falls Ihr Gesprächspartner keine Zeit hat, wird er einen Rückruf anbieten. Nennen Sie ihm eine dafür geeignete Zeit und Rufnummer.
• Nutzen Sie für den Anruf keine ungünstigen Zeiten wie Montag, Freitag am Nachmittag oder die Mittagspause.
• Sprechen Sie deutlich und nicht zu hastig. Vermeiden Sie lange Pausen und lassen Sie den Gesprächspartner ausreden. Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit dem Namen an. Falls Sie sich über die Aussprache nicht sicher sind, fragen Sie ihn danach.
• Fassen Sie wichtigsten Aussagen am Ende des Gespräches schriftlich zusammen.