Eine gute Meetingvorbereitung ist das A und O für den Erfolg

„Vielen Dank für die gute Vorbereitung des Meetings.“ Dies ist sicher ein Feedback das Sie von Ihren Teilnehmern gerne hören. Bevor Teilnehmer Ihnen jedoch ein solches Feedback geben, müssen Sie Zeit und Arbeit für die Planung des Meetings investieren.

Je klarer Ihr Bild von dem Meeting ist, umso klarer und strukturierter werden sie die Besprechung leiten.

Zur Vorbereitung sollten dann die folgenden Punkte geklärt werden:

  • Besprechungsanlass
  • Besprechungsziel
  • Zusammensetzung der Teilnehmer
  • Vorwissen und Vorbereitung der Teilnehmer
  • Hindernisse, Konflikte und Tabus
  • Entscheidungsbefugnis
  • Besprechungszeit und Ort der Besprechung
  • Rahmenbedingungen wie Raum und Medien

Am Anfang jeder Vorbereitung steht die Frage: Warum soll die Besprechung gerade jetzt stattfinden? Mit der Antwort auf diese Frage ermitteln Sie den Besprechungsanlass.
Aus dem Besprechungsanlass lässt sich das Besprechungsziel sehr schnell finden. Formulieren Sie das Ziel der Besprechung einfach, unmissverständlich und nachvollziehbar. Teilnehmerkreises. Eine Faustregel für die Zusammensetzung der Teilnehmer ist: So wenig wie möglich, aber so viele wie nötig.

Es müssen diejenigen eingeladen werden, die etwas zu den besprechenden Themen beitragen können und beitragen müssen. Jeder Teilnehmer hat seine eigenen Vorstellungen zum Thema. Effektiv ist ein Meeting nur dann, wenn alle Teilnehmer von einem gleichen Wissensstand ausgehen. Das Vorwissen und die Vorbereitung der Teilnehmer entscheidet darüber, wie schnell Sie ein Thema behandeln können. Hindernisse, Konflikt und Tabus sind Punkte, die den Erfolg eines Meetings verhindern können. Wenn Sie den Blick dafür schärfen und auf Einwände vorbereitet sind, können Sie im Meeting besser reagieren und Alternativen für die Vorgehensweise vorschlagen.

Sie und die Teilnehmer handeln in einem Projekt nicht autark. Jeder ist an Abhängigkeiten und Weisungen gebunden. Im Meeting muss klar sein, wer welche Entscheidungsbefugnis hat. Die Entscheidungsbefugnis der Teilnehmer legt die Verbindlichkeit des Ergebnisses fest. Die Wahl von Ort und Zeit für ein Meeting hängt von vielen Faktoren ab: Wann ist für Sie selbst der beste Zeitpunkt? Gibt es einen Termin, bis zu dem das Problem gelöst oder eine Entscheidung gefällt sein muss? Und ist zu diesem Termin auch ein Raum für das Meeting verfügbar? Stimmen Sie auf jeden Fall den Termin mit den Terminkalendern der Teilnehmer ab. Nur so können Sie sicher sein, dass auch alle Teilnehmer, die Sie für das Meeting brauchen kommen können.

Die Rahmenbedingungen wie der Raum, die Ausstattung mit Medien, die Bewirtung und die Besprechungsatmosphäre entscheiden indirekt über den Verlauf des Meetings mit. Wenn sich Teilnehmer in einer Besprechung wohl fühlen, können Sie sich viel besser auf das Thema und schwierige Diskussionen einlassen.

Zur Vorbereitung fehlen jetzt noch zwei Punkte: Die Festlegung der Agenda und die Einladung der Teilnehmer.
Die Tagesordnung oder Agenda ist für die Teilnehmer eine Orientierungshilfe mit der sie feststellen können, was sie auf dem Meeting erwartet und wie sie sich vorbereiten müssen.

Die Agenda sollte mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • Ort, an dem das Meeting stattfindet
    Beginn und Ende des Meetings
  • Punkte, die auf dem Meeting besprochen werden
    Zeiten, in denen Pausen vorgesehen sind
  • Der Verantwortliche oder ein Ansprechpartner für das Meeting
  • Die Teilnehmer und falls erforderlich der Verteiler mit dem Namen derjenigen, an die die Agenda ebenfalls versandt wurde.

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