Archive for Januar, 2008

Eine gute Meetingvorbereitung ist das A und O für den Erfolg

Sonntag, Januar 27th, 2008

„Vielen Dank für die gute Vorbereitung des Meetings.“ Dies ist sicher ein Feedback das Sie von Ihren Teilnehmern gerne hören. Bevor Teilnehmer Ihnen jedoch ein solches Feedback geben, müssen Sie Zeit und Arbeit für die Planung des Meetings investieren.

Je klarer Ihr Bild von dem Meeting ist, umso klarer und strukturierter werden sie die Besprechung leiten.

Zur Vorbereitung sollten dann die folgenden Punkte geklärt werden:

  • Besprechungsanlass
  • Besprechungsziel
  • Zusammensetzung der Teilnehmer
  • Vorwissen und Vorbereitung der Teilnehmer
  • Hindernisse, Konflikte und Tabus
  • Entscheidungsbefugnis
  • Besprechungszeit und Ort der Besprechung
  • Rahmenbedingungen wie Raum und Medien

Am Anfang jeder Vorbereitung steht die Frage: Warum soll die Besprechung gerade jetzt stattfinden? Mit der Antwort auf diese Frage ermitteln Sie den Besprechungsanlass.
Aus dem Besprechungsanlass lässt sich das Besprechungsziel sehr schnell finden. Formulieren Sie das Ziel der Besprechung einfach, unmissverständlich und nachvollziehbar. Teilnehmerkreises. Eine Faustregel für die Zusammensetzung der Teilnehmer ist: So wenig wie möglich, aber so viele wie nötig.

Es müssen diejenigen eingeladen werden, die etwas zu den besprechenden Themen beitragen können und beitragen müssen. Jeder Teilnehmer hat seine eigenen Vorstellungen zum Thema. Effektiv ist ein Meeting nur dann, wenn alle Teilnehmer von einem gleichen Wissensstand ausgehen. Das Vorwissen und die Vorbereitung der Teilnehmer entscheidet darüber, wie schnell Sie ein Thema behandeln können. Hindernisse, Konflikt und Tabus sind Punkte, die den Erfolg eines Meetings verhindern können. Wenn Sie den Blick dafür schärfen und auf Einwände vorbereitet sind, können Sie im Meeting besser reagieren und Alternativen für die Vorgehensweise vorschlagen.

Sie und die Teilnehmer handeln in einem Projekt nicht autark. Jeder ist an Abhängigkeiten und Weisungen gebunden. Im Meeting muss klar sein, wer welche Entscheidungsbefugnis hat. Die Entscheidungsbefugnis der Teilnehmer legt die Verbindlichkeit des Ergebnisses fest. Die Wahl von Ort und Zeit für ein Meeting hängt von vielen Faktoren ab: Wann ist für Sie selbst der beste Zeitpunkt? Gibt es einen Termin, bis zu dem das Problem gelöst oder eine Entscheidung gefällt sein muss? Und ist zu diesem Termin auch ein Raum für das Meeting verfügbar? Stimmen Sie auf jeden Fall den Termin mit den Terminkalendern der Teilnehmer ab. Nur so können Sie sicher sein, dass auch alle Teilnehmer, die Sie für das Meeting brauchen kommen können.

Die Rahmenbedingungen wie der Raum, die Ausstattung mit Medien, die Bewirtung und die Besprechungsatmosphäre entscheiden indirekt über den Verlauf des Meetings mit. Wenn sich Teilnehmer in einer Besprechung wohl fühlen, können Sie sich viel besser auf das Thema und schwierige Diskussionen einlassen.

Zur Vorbereitung fehlen jetzt noch zwei Punkte: Die Festlegung der Agenda und die Einladung der Teilnehmer.
Die Tagesordnung oder Agenda ist für die Teilnehmer eine Orientierungshilfe mit der sie feststellen können, was sie auf dem Meeting erwartet und wie sie sich vorbereiten müssen.

Die Agenda sollte mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • Ort, an dem das Meeting stattfindet
    Beginn und Ende des Meetings
  • Punkte, die auf dem Meeting besprochen werden
    Zeiten, in denen Pausen vorgesehen sind
  • Der Verantwortliche oder ein Ansprechpartner für das Meeting
  • Die Teilnehmer und falls erforderlich der Verteiler mit dem Namen derjenigen, an die die Agenda ebenfalls versandt wurde.

Gesetze regeln, dass Networking funktioniert.

Mittwoch, Januar 23rd, 2008

Nein, es sind keine Gesetze, die im Bundesgesetzblatt veröffentlich sind. Noch nicht einmal Gesetze, die verbindlich für alle am Eingangstor eines Netzwerks aufgehängt sind. Sie sind in den Köpfen der Networker eingegraben und manchmal auch in dem einen oder anderen Buch über Networking zu finden.
Den folgenden Gesetzestext habe ich in Svenja Hoferts Buch „Networking für Trainer, Berater und Coaches“ gefunden.

  • §1 Du sollst erste geben, dann nehmen.
    • Abs. 1: Nimm nie die ganze Hand, wenn ein Finger gereicht wird.
    • Abs. 2: Erkenne Grenzen, die nur in den Köpfen sind und nirgendwo geschriebene.
    • Abs. 3: Wenn du nicht zuerst geben kannst, weil du nichts hast, musst du deinen Kontakt als Experten ansprechen oder ihm mindestens einen Kaffee anbieten.
  • § 2 Denke immer zuerst an den Nutzen des anderen.
    • Abs. 1: Sei kreativ dabei, für den anderen Hilfen zu finden.
    • Abs. 2: Handle sofort, wenn du eine gute Idee hast, sonst ist sie vergessen.
  • § 3 Du sollt dich immer für Unterstützung bedanken.
    • Abs. 1: Das kann schriftlich oder mündlich erfolgen
  • § 4 Du solltest Grenzen beachten
    • Abs. 1: Du kannst als Existenzgründer nicht gleich in ein Star Netzwerk eintreten.
  • § 5 Du solltest immer an deine wichtigsten Netzwerkpartner denken.
    • Abs. 1: Mehrmals im Jahr solltest du dich melden.
    • Abs. 2: Du kannst dabei alle Medien nutzen, am besten gemischt (Telefon, E-Mail, Brief)
  • § 6 Du solltest neugierig sein und interessiert
    • Abs. 1: Schreibe dir wichtige Fakten zu deinen Kontakten am Besten auf
    • Abs. 2: Erkundige dich regelmäßig nach den neuesten Entwicklungen bei deinen Kontakten
  • § 7 Du solltest Kontakte vernetzen
    • Abs. 1: Überlege immer, wer zu wem passt und wer wem Nutzen bringen könnte
  • § 8 Du sollst höflich sein und dich für alles bedanken
    • Abs. 1: Vergiss nie, auf Mails zu antworten.
    • Abs. 2: Netzwerkpartner, die dir Geld gebracht haben, verdienen ein kleines Geschenk

Eine Rezension von Svenja Hoferts Buch finden Sie hier:

So werden passive Teammitglieder aktiv

Mittwoch, Januar 16th, 2008

Ist Ihr Team auch so:

  • Teammitglieder sitzen in den Projektmeetings und schweigen sich gegenseitig an.Drucksten herum, wenn sie nach ihrer Meinung oder nach dem Erledigungsstand von Arbeitspakten gefragt werden.
  • Machen Dienst nach Vorschrift
  • Warten darauf, dass Sie ihnen haarklein sagen, was zu tun ist
  • Verschweigen Probleme und warten darauf, dass jemand diese für sie löst.

Nicht jedes Teammitglied ist so. Aber es gibt immer wieder einzelne Teammitglieder, die dieses Verhalten zeigen und diese stecken oft die anderen an.
In einer solchen Situation müssen Sie handeln. Hier ist ein Vorschlag, was Sie tun können:

  • Führen Sie persönliche Gespräche um den Grund für die Passivität herauszufinden.
  • Falls das Problem im Privaten oder Persönlichen liegt, Versuchen Sie dies zu lösen. Geben Sie Tipps, wo das Teammitglied professionelle Hilfen finden kann.
  • Helfen Sie dem oder den Teammitgliedern ihre Arbeit zu strukturieren. Definieren Sie Zwischenschritte und fragen Sie immer wieder freundlich aber bestimmt nach.
  • Falls alles nicht hilft: Nehmen Sie das Teammitglied aus dem Team.

Strukturierte Berichte sparen dem Leser und Schreiber Zeit

Montag, Januar 14th, 2008

Berichte schreibt keiner gerne. Zumal viele Berichte auch nicht gelesen werden. Beides trifft umso mehr zu, je länger die Berichte sind. Kurze strukturierte Projektberichte mit den wichtigsten Informationen sparen Zeit beim Schreiben und lesen.
Eine gute Struktur für Ihre Berichte erhalten Sie, wenn Sie Leitfragen formulieren. Und so könnten diese Leitfragen aussehen:

  • Was ist das geplante Projektergebnis?
  • In Bezug auf: die Leistungs- und Qualitätskriterien
  • Den Meilensteinen und dem Endtermin
  • Das Budget und die Kosten
  • Der Personalkapazität
  • Wo stehen wir Heute und was ist bereits fertig?
  • Wie gut liegt das Projekt im Plan? Und mit welchen Maßnahmen wird bei Planabweichung gegengesteuert?
  • Was sind die nächsten Schritte?
  • Was soll der Adressat des Berichtes tun?

Andere überzeugen – Aber wie?

Samstag, Januar 5th, 2008

Warum hat sie das jetzt nicht überzeugt? Stellen Sie sich diese Frage auch öfter? Sie kommt dann auf, wenn man nach einem Gespräch das Gefühl hat, dass sich beim Gesprächspartner nichts verändert hat. Trotz vieler gut gemeinter Worte hat man den Gesprächspartner nicht erreicht. In der Kommunikation kommt es nicht darauf an, das zu sagen, was man selbst für richtig und wichtig hält, sondern, was für den Gesprächspartner wichtig ist.

Mit den folgenden fünf Fragen, kommen Sie dahinter, was Sie sagen müssen, um Ihren Gesprächspartner zu erreichen:

  • Klingt es vernünftig?
  • Ist es aus der Sicht des Gesprächspartners glaubwürdig?
  • Was hat er davon?
  • Was sind seine Vorteile, aber auch was sich seine Nachteile?
  • Kann ich mich durchsetzen oder muss ich nachgeben?
  • Wie steht er vor seinen Bezugspersonen da, wenn er mir zustimmt?
  • Will er sich einigen?
  • Wie hoch schätze ich seine Sympathie für mich ein?