In vielen Büchern wird beschrieben, wie effiziente Meetings ablaufen sollen. Viele und teure Seminare vermitteln Projektleitern, wie sie ihre Meetings durchführen sollten. Die Realität sieht jedoch oft anders aus:

• Keiner kommt pünktlich und vorbereitet.
• Es gibt niemand, der die Moderationsmethode beherrscht.
• Und die Meetings dauern zu lange und es kommt kein Ergebnis zustande.

„Wozu brauchen wir Projektmeetings, wenn doch keine Ergebnisse herauskommen.“ Dies ist eine Frage, die sich die Teilnehmer stellen. Ihre Antwort darauf ist, die lästigen Projektmeetings am Besten zu meiden. Und so setzt ein Kreislauf ein, durch den die Meetings immer ineffizienter werden.

Projektmeetings sind jedoch ein wichtiges Instrument, mit dem alle im Projekt auf dem Laufenden gehalten werden und mit dem Probleme frühzeitig besprochen werden können.
Aber wie kommt man zu einer effektiven Meetingkultur?
Mit den folgenden fünf Schritten durchbrechen Sie den Kreislauf ineffizienter Meetings:

• Machen Sie die Projektmeetings zum Gegenstand eines Projektmeeting. Dazu reicht eine Stunde.
• Fragen Sie ihr Projektteam nach deren Erfahrungen mit den Meetings. Sammeln Sie die Wortmeldungen auf einem Flip Chart. Am Besten machen Sie hierzu zwei Spalten: Damit sind wir zufrieden. Damit sind wir unzufrieden.
• Mit dem Ergebnis haben Sie den Hebel, für die Veränderung schwarz auf weis dokumentiert. Bei ineffizienten Meetings ist die Spalte mit den unzufriedenen Statements viel länger als die mit den zufriedenen. Somit ist allen klar, sie müssen etwas verändern.
• Holen Sie ein Commitment für die Veränderung ein: Fragen Sie Ihr Team: Wollen wir etwas verändern, damit es besser wird.
  Fragen Sie ihr Team, was verändert werden sollte. Seien Sie aber selbst aktiv mit Vorschlägen. Auf diese Weise erarbeiten alle die Grundlage für eine bessere Meetingkultur.
• Halten Sie sich beim nächsten Projektmeeting streng an die Vorschläge. Nach dem Meeting machen Sie eine Feedbackrunde mit der Frage: Was behalten wir bei? Und was machen wir künftig besser?