Archive for Dezember, 2007

Projektstress: Eine Ruhepause ist von Zeit zu Zeit hilfreich

Montag, Dezember 24th, 2007

Getrieben von Terminen, Statusberichten und Projektreviews eilt der Projekleiter durch das Jahr. Mit ihm eilen Arbeitspaketverantwortliche und das ganze Projektteam. Nur allzuoft passiert es, dass der Projektleiter nicht merkt, dass seine Mitstreiter ein Ruhepause brauchen. Dazu habe ich die folgende Geschichte gefunden:„Ein weißer Afrikaforscher konnte es nicht erwarten, endlich ins Landesinnere vorzustoßen. Um früher an sein Ziel zu gelangen, zahlte er seinen Trägern ein zusätzliches Gehalt, damit sie schneller gingen, und über mehrere Tage lang legten sie Träger ein schnelleres Tempo vor. Eines Abends jedoch setzten sich alle auf den Boden, legten ihre Bündel ab und weigerten sich weiterzugehen. Soviel Geld er Ihnen auch anbot, die Träger rührten sich nicht von der Stelle. Als der Forscher sie schließlich nach dem Grund ihres Verhaltens fragte, erhielt er folgende Antwort:

„Wir sind so schnell gegangen, dass wir nicht mehr recht wissen was wir tun. Darum warten wir, bis unsere Seele uns eingeholt hat.“

Ich

Standardpräsentationen sparen Zeit

Freitag, Dezember 21st, 2007

Eine Präsentation muss gut vorbereitet sein, damit sie die erhoffte Wirkung erzielt. Aber was ist zu tun, wenn eine Präsentation die andere jagt. Projektlenkungsausschuss, Stakeholder und der Kunde über den Projektfortschritt informiert werden wollen. Durch den persönlichen Auftritt machen Sie Werbung für Ihr Projekt. Je mehr Auftritte, umso besser für das Projekt.
Mit der Standardisierung ihrer Präsentation sparen Sie Zeit für die Vorbereitung und können sich auf die Punkte konzentrieren, die für die jeweilige Zielgruppe wichtig sind.
Und so gehen Sie dabei vor:

  • Erstellen Sie eine Basisversion Ihrer Präsentation. Diese sollte so aufgebaut sein, dass sie mit leichten Änderungen immer wieder aktualisiert und an die Zielgruppe angepasst werden kann.
  • Präsentieren Sie nie länger als 30 Minuten. Länger bringt kein Publikum die nötige Aufmerksamkeit auf und hierzu brauchen Sie maximal 10 Folien!
  • Schreiben Sie keinen Fließtext, sondern nur Stichworte. Das läst Ihnen zudem die Freiheit spontan auf die Interessen der Zuhörer einzugehen.
  • Machen Sie sich das Ziel der Präsentation klar. Alles was nicht dem Ziel dient, können Sie weglassen.
    Diese Informationen sollten in keiner Projektpräsentation fehlen: Deckblatt, Ziel der Präsentation Inhaltsverzeichnis, Erreichter Projektstand, nächste Schritte.

So werden passive Teammitglieder aktiv

Mittwoch, Dezember 19th, 2007

Ist Ihr Team auch so:
Teammitglieder sitzen in den Projektmeetings und schweigen sich gegenseitig an
Drucksten herum, wenn sie nach ihrer Meinung oder nach dem Erledigungsstand von Arbeitspakten gefragt werden

  • Machen Dienst nach Vorschrift
  • Warten darauf, dass Sie ihnen haarklein sagen, was zu tun ist
  • Verschweigen Probleme und warten darauf, dass jemand diese für sie löst.

Nicht jedes Teammitglied ist so. Aber es gibt immer wieder einzelne Teammitglieder, die dieses Verhalten zeigen und diese stecken oft die anderen an.
In einer solchen Situation müssen Sie handeln. Hier ist ein Vorschlag, was Sie tun können:

  • Führen Sie persönliche Gespräche um den Grund für die Passivität herauszufinden.
  • Falls das Problem im Privaten oder Persönlichen liegt, Versuchen Sie dies zu lösen. Geben Sie Tipps, wo das Teammitglied professionelle Hilfen finden kann.
  • Helfen Sie dem oder den Teammitgliedern ihre Arbeit zu strukturieren. Definieren Sie Zwischenschritte und fragen Sie immer wieder freundlich aber bestimmt nach.
  • Falls alles nicht hilft: Nehmen Sie das Teammitglied aus dem Team.

Schluss mit ineffizienten Meetings

Dienstag, Dezember 11th, 2007

In vielen Büchern wird beschrieben, wie effiziente Meetings ablaufen sollen. Viele und teure Seminare vermitteln Projektleitern, wie sie ihre Meetings durchführen sollten. Die Realität sieht jedoch oft anders aus:

  • Keiner kommt pünktlich und vorbereitet.
  • Es gibt niemand, der die Moderationsmethode beherrscht.
  • Und die Meetings dauern zu lange und es kommt kein Ergebnis zustande.

„Wozu brauchen wir Projektmeetings, wenn doch keine Ergebnisse herauskommen.“ Dies ist eine Frage, die sich die Teilnehmer stellen. Ihre Antwort darauf ist, die lästigen Projektmeetings am Besten zu meiden. Und so setzt ein Kreislauf ein, durch den die Meetings immer ineffizienter werden.

Projektmeetings sind jedoch ein wichtiges Instrument, mit dem alle im Projekt auf dem Laufenden gehalten werden und mit dem Probleme frühzeitig besprochen werden können.
Aber wie kommt man zu einer effektiven Meetingkultur?
Mit den folgenden fünf Schritten durchbrechen Sie den Kreislauf ineffizienter Meetings:

  • Machen Sie die Projektmeetings zum Gegenstand eines Projektmeeting. Dazu reicht eine Stunde.
  • Fragen Sie ihr Projektteam nach deren Erfahrungen mit den Meetings. Sammeln Sie die Wortmeldungen auf einem Flip Chart. Am Besten machen Sie hierzu zwei Spalten: Damit sind wir zufrieden. Damit sind wir unzufrieden.
  • Mit dem Ergebnis haben Sie den Hebel, für die Veränderung schwarz auf weis dokumentiert. Bei ineffizienten Meetings ist die Spalte mit den unzufriedenen Statements viel länger als die mit den zufriedenen. Somit ist allen klar, sie müssen etwas verändern.
  • Holen Sie ein Commitment für die Veränderung ein: Fragen Sie Ihr Team: Wollen wir etwas verändern, damit es besser wird.
    Fragen Sie ihr Team, was verändert werden sollte. Seien Sie aber selbst aktiv mit Vorschlägen. Auf diese Weise erarbeiten alle die Grundlage für eine bessere Meetingkultur.
  • Halten Sie sich beim nächsten Projektmeeting streng an die Vorschläge. Nach dem Meeting machen Sie eine Feedbackrunde mit der Frage: Was behalten wir bei? Und was machen wir künftig besser?
     

Tipp: Unnütze Projektverlängerungen

Mittwoch, Dezember 5th, 2007

Projekte haben einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Jedoch nicht alle. Manche Projektteams sind aus emotionalen Gründen daran interessiert, ihre Tätigkeit fortzusetzen und die Projektdauer auszudehnen.

Das gilt besonders dann, wenn

  • sich die Teammitglieder gut verstehen,
  • das Projekt erfolgreich ist,
  • keine interessanten Folgeprojekte in Sicht sind oder
  • die Projektmitglieder nach Projektende keine neuen Aufgaben erwarten.

Die Mitarbeiter suchen dann eigenständig nach Arbeiten, um das Projekt fortzuführen. Außerdem grenzen sie sich stärker nach außen ab und kritisieren Kollegen, die das Team nach Erledigung ihrer Arbeitspakete verlassen möchten.
So müssen Projekte jedoch nicht Enden. Das Projektmagazin zeigt im Tipp wie Sie Laufzeitverlängerungen vorbeugen können.
Hier geht es zum Tipp
Das Projektmagazin deckt alle wichtigen Themen und Trends zum Projektmanagement ab. Einen großen Raum nehmen auch Artikel zu Soft Skill Themen im Projektmanagement ein. Es hat 11 000 Abonnenten und ein Archiv mit 750 nach Themen geordneten Artikeln. Die Bücherrubrik präsentiert aktuelle Projektmanagement-Literatur mit zahlreichen Rezensionen.
 

Das kleine Welt Phänomen macht Networking effektiv

Montag, Dezember 3rd, 2007

Ein Geschäftsreisender sitzt im Flugzeug und kommt mit seinem Nachbarn ins Gespräch. So nebenbei erwähnt dieser den Namen eines Mannes, der ihnen bekannt vorkommt. Schnell stellen Sie fest, dass Sie ihn von einem Kongress kennen und ihr Nachbar mit ihm Geschäfte macht. „Die Welt ist doch klein“ ist dann ein Satz, dem beide zustimmen. Aber warum passieren uns diese Situationen immer wieder? Der Grund dafür liegt in dem sogenannten Kleine-Welt-Phänomen (engl. small world phenomenon):

Stanley Milgram, eine amerkanischer Soziologe, führte 1967  an der Harvard University das folgende Experiment durch: Er erstellte eine Art Informationspaket, das 60 zufällig ausgewählten Teilnehmer an jeweils eine vorher festgelegte Person in Boston zu senden hatten. Als Startpunkte wählte er Personen den Städten Omaha und Wichita aus. Beide Städte waren weit von Bosten entfernt und die ausgewählten Personen hatten auch bezüglich ihrer sozialen Herkunft nur wenig mit der Zielperson gemeinsam. Die Aufgabe bestand darin, das Paket nur dann direkte an die Zielperson zu senden, wenn sie diese persönlich kannten. In allen anderen Fällen sollte sie eine Person wählen, von der sie annahmen, dass diese die Zielperson kennen könnten. Drei Pakete erreichten die Zielpersonen über 6 weitere Personen. Milgram schloss daraus, dass jede Person der US-amerikanischen Bevölkerung von jeder anderen Person der USA durchschnittlich durch sechs Personen getrennt ist oder, andersherum formuliert, durch durchschnittlich sechs Personen erreicht werden kann.Dem „Kleinen Welt Phänomen“ liegt folgende Hypothese zugrunde: Jeder Mensch  auf der Welt ist mit jedem anderen über eine überraschend kurze Kette von Bekanntschaftsbeziehungen verbunden ist.

In Kleine-Welt-Netzwerken beobachtet man folgende Phänomene:

Transitivität:  Netzwerkpartner einer Person sind meistens auch untereinander bekannt, weil sie sich über den gemeinsamen Netzwerkpartner kennen gelernt haben.

Geringer Durchmesser: Eine Nachricht, die von einem Netzwerkpartner zu allen seinen Nachbarknoten weitergereicht wird, erreicht in kürzester Zeit alle Knoten in dem Netzwerk. Von besonderer Bedeutung sind dabei sogenannte short chains: Diese verbinden über wenige Stationen auch weit entfernte Knoten im Netzwerk.

Skalenfreie Netze:  Dies sind Netzwerke, bei denen einige wenige Knoten potentiell unendlich viele Verbindungen aufweisen, während ein Großteil der übrigen Knoten relativ wenige Beziehungen zu anderen Knoten hat. Mit dem einer Beziehung zu einem solchen Netzwerkpartner können Sie sehr schnell sehr viele Menschen im Netzwerk erreichen.

Die Reichen werden immer Reicher: Nimmt man ein voll verbundenes Netz von drei Knoten und  fügt dem Netzwerk nacheinander neue Knoten von stark verbundenen Netzwerken hinzu, dann bilden diese jeweils eine bestimmte Anzahl neuer Verbindungen zum bestehenden Netzwerk aus. Hierbei ist die Wahrscheinlichkeit für einen bestehenden Knoten, als Partner gewählt zu werden, proportional zu der Anzahl der Verbindungen, die dieser bereits besitzt. 

Im Online-Netzwerken wie XING, JanusWeb, StudiVZ lässt sich dieses Phänomen in der Realität beobachten. In dieses Netzwerk gelangt man nach eigener Anmeldung oder auf Einladung eines bestehenden Mitgliedes, d. h. häufig ist hier jeder mit mindestens einer weiteren Person verbunden. Nimmt man sich jedoch wahllos eine Person aus diesem Netzwerk heraus, wird immer der direkteste Weg von einem selbst zu eben dieser Person angezeigt, der selten mehr als fünf Glieder umfasst.

Mit dem Kleinen Welt Phänomen manchen Sie Networking effektiver, wenn Sie die folgenden Tipps beachten:

  • Suchen Sie sich in Ihrem Interessensgebiet einen Netzwerkpartner, der mit ihrem Thema selbst ein dichtes Netzwerk hat.
  • Wenn sie eine Information oder einen Tipp brauchen, fragen Sie einen Netzwerkpartner von dem Sie vermuten, dass er jemand kennt, der diese Information hat.
  • Erbitten Sie eine Information oder Tipp immer mit einer Formulierung wie der folgenden: „Falls Sie selbst keine Antwort haben, freue ich mich aber, wenn Sie meine Bitte an jemanden weitergeben, von dem Sie vermuten, dass dieser einen Tipp haben könnte.“
  • Sehen Sie sich die Kontakte Ihrer Kontakte an. Bei ihnen fällt es immer leicht, einen neuen direkten Kontakt aufzubauen.