Im Gegensatz zur E-Mail ist das Telefon ein Instrument mit dem Sie ein Gespräch mit Ihrem Gesprächspartner einen Dialog führen können. Es ermöglicht damit einen direkten Austausch. Sie sollten es immer dann nutzen, wenn neben den Sachinhalten auch Gedanken, Stimmungen und Gefühle wichtig sind.

Bei der Nutzung des Telefons sollten Sie auf Folgendes achten:

• Sprechen Sie Namen oder ggf. Firmennamen immer voll, damit jeder sofort erkennen kann, ob er richtig verbunden ist.
• Durch die Sprache überträgt sich auch indirekt die Haltung, die man am Telefon einnimmt. Sitzen Sie deshalb immer so, wie Sie dies auch bei einem persönlichen Gespräch tun würden.
• Vermeiden Sie Nebengeräusche. Deshalb sollten Sie keine Tätigkeiten neben dem Telefonat ausführen. Das könnte der Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung merken und dies als Unaufmerksamkeit auslegen.
• Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor. Erstellen Sie einen Notizzettel, auf dem alle Punkte stehen, die angesprochen werden sollen und ggf auch ein grober Verlauf des Gespräches.