Archive for Mai, 2007

So knacken Sie den Business-Code

Mittwoch, Mai 30th, 2007

Petra Projetzki öffnete Ihre E-Mails und Sie fand eine große Überraschung in Ihrem Eingangspostfach: „Sehr geehrte Frau Projektzki, ich lade Sie herzlich zu unserer diesjährigen Projektleitertagung ein. Spannende Vorträge und eine interessante Abendveranstaltung warten auf Sie. Der Dress-Code für diese Veranstaltung ist Business Casual.“ So sehr wie Sie ich über diese Einlandung freute, so verzweifelt machte Sie der Dress-Code. „Was soll ich nur anziehen. Diese Frage beschäftigte Sie den ganzen Tag.
Dabei wäre die Antwort ganz einfach gewesen. Hier ist die Lösung des Dress-Codes:

  • casual wear / Freizeitkleidung: Hier sind Sie mit einem Hemd oder T-Shirt, Jeans, sportlichen oder sonstigen bequemen Röcken (Damen) oder  Hosen (Herren) gut angezogen. Im Sommer oder in südlichen Ländern können Damen auch kurze Rücke und Herren auch Bermudas oder Shorts tragen.
  • smart casual / gehobene Freizeitkleidung: Hier sollte die Dame ein Kostüm oder einen Hosenanzug tragen und der Herr einen Anzug oder Kombination. Geschlossene Schuhe sind nicht zwingend. Und die Herren können auch Ihre Krawatte zu Hause lassen.
  • business casual: Hier zieht man sich an wie im Büro; also Hemd oder Bluse, Jackett, Für die Herren ist eine Krawatte nicht zwingend. Ihre Jeans sollten Sie bei diesem Dresscode zu Hause lassen.
  • business attire / Businesskleidung: Hier sind Kostüm, Business-Anzug, Bluse Hemd und Krawatte Pflicht.

 

Wichtige Telefongespräche…und wie man sich darauf vorbereitet

Dienstag, Mai 29th, 2007

Ein wichtiger Anruf. Jetzt darf nichts schief gehen. Denn vom Ausgang des Gespräches hängt viel ab.

Keine Bange, wenn Sie die folgenden vier Punkte beachten kann nichts schief gehen:

Legen Sie Ihr Ziel fest:
Fragen Sie sich, warum sie diese Gespräch führen. Notieren Sie das Gesprächziel oder die Gesprächsziele. Das hilft Ihnen sich auf die wesentlichen Punkte des Gespräches zu fokussieren.

Machen Sie einen Aktionsplan:
Was soll nach dem Gespräch anders sein? Mit der Antwort auf diese Frage erhalten Sie die Punkte, die Sie im Gespräch erreichen müssen. Soll sich etwas ändern, muss jemand etwas Bestimmtes zu einem festgelegten Zeitpunkt tun.

Informieren Sie sich über Ihren Gesprächspartner:
Wichtige Gespräche führen Sie oft mit Menschen die Sie nicht, oder nur wenig kennen. Fragen Sie sich: Wer ist der Mensch, den ich anrufe? Wie wird er sich verhalten? Wie kann ich Ihn ab Besten ansprechen? Informieren Sie sich bei Kollegen über Ihren Gesprächspartner. Überlegen Sie die folgenden Punkte:

  • Welche Fragen wird er stellen?
  • Welche Einwände kann er gegen meine Vorschläge vorbringen
  • Mit welchen Argumenten kann ich ihm antworten?

Legen Sie sich Ihre Unterlagen zurecht:
Bei wichtigen Gesprächen spielen Zahlen, Daten und Fakten meist eine Rolle. Diese sollten Sie schnell zu Hand haben. Legen Sie sich alle wichtigen Unterlagen griffbereit zurecht. Nicht vergessen: Ein Block zum notieren der wichtigsten Punkte gehört auch dazu.

So vorbereitete kann das Gespräch nur noch erfolgreich werden. Vor allem dann, wenn Sie es gleich nach dem Sie sich vorbereitet haben führen. Denn dann sind Sie mental optimal auf das Gespräch vorbereitet. Wie sagte doch Anthony Robbins der Erfolgs-Guru: „Action ist der Schlüssel zum Erfolg!“

Vera Birkenbihls Stroh im Kopf

Sonntag, Mai 27th, 2007

Das Buch Stroh im Kopf markiert einen Wendepunkt wie die Entedeckung Galiles, dass die Erde Rund sein. Vor dem Erscheinen waren alle davon überzeugt, dass wir ein Gehirn haben. Heute weiß jedes Kind, dass das Gehirn zwei Hälften hat, die vollkommen unterschiedliche Dinge wahrnehmen und verarbeiten:

Die linke Gehirnhälfte denkt in Worten. Dabei geht sie linear vor. Jeder Gedanke wird Schritt für Schritt abgearbeitet. Sie analysiert Dinge und denkt wissenschaftlich, indem sie Gesetzmäßigkeiten erkennt, Regeln ableitet und Modelle entwickelt. Die rechte Gehirnhälfte kann wortlos denken. Ihr Denken ist sprunghaft. Während eines Gedankens kann blitzartig ein ganz anderer Gedanke auftauchen. Sie denkt in Bildern.  

Aus dieser wissenschaftlichen Erkenntnis leitete Vera F. Birkenbihl Ihre Methode des gehirngerechten Arbeitens ab. Vera F. Birkenbihl ist die Leiterin des Instituts für gehirn-gerechtes Arbeiten. Sie studierte in den USA Psychologie und Journalismus. Seit 1969 entwickelt sie Lerntechniken auf Basis der Hirnforschung. Seit ihrer Rückkehr nach Europa Ende 1972 als freie Trainerin und Autorin tätig. Mitte der 80er Jahre erlangte sie einen grösseren Bekanntheitsgrad durch eine selbstentwickelte Methode des Sprachenlernens, die verspricht, ohne das Pauken von Vokabeln auszukommen. Die Methode stellt ein konkretes Fallbeispiel gehirn-gerechten Lernens dar. „Gehirn-gerecht“ ist das bekannteste Schlagwort, mit dem Vera F. Birkenbihl ihre Methoden bewirbt. Ihr bekanntestes Sachbuch „Stroh im Kopf?“ erscheint bereits in der 46. Auflage (runderneuert ab der 36. Auflage) und ist mit etwa 700.000 verkauften Exemplaren einer ihrer Longseller. 

Dieses Buch der Leiterin der Erfinderin des Gehirngerechten Arbeitens liefert den Schlüssel zum besseren Gedächtnis: Nur wer bewusst wahrnimmt und begreift, kann dieses Wissen später leichter wieder abrufen. „Wir erzeugen dieses bessere Ergebnis mit weit weniger Aufwand als früher! Wir brauchen nämlich keinesfalls mehr zu tun, sondern im Gegenteil: weniger, dies aber bewusst und unter Ausnutzung der Arbeitsweise des Gehirns“. Doch wie setzt man sich bewusst mit Themen oder Begriffen auseinander? Sie stellt sich das individuelle Wissen als Netz vor, das ständig erweitert und optimiert werden soll. Es müssen also immer neue Fäden geknüpft und mit den alten verbunden werden. Ist das Lerngebiet so neu, dass es keine Anknüpfungspunkte an das persönliche Wissensnetz gibt, können zunächst Hilfsfäden (Eselsbrücken) konstruiert werden. Sind neue Informationen dann richtig in vorhandene Kenntnisse integriert, werden sie später schneller und besser wieder abgerufen. Das Buch selbst ist gehirngerecht geschrieben. Der umfangreiche Praxisteil des Buches hilft mit zahlreichen Experimenten und Übungs-Aufgaben, dieses gehirn-gerechte Arbeiten zu trainieren. 

Wer in Projekten will, dass seine Präsentationen von Zuhören gut aufgenommen werden, Workshopergebnisse besser behalten und Texte leichter lesbar sind, kommt ohne die Erkenntnisse und methodischen Hinweise von Vera F. Birkenbihl nicht mehr aus.
Mehr über Vera F. Birkenbihl finden Sie in der Wikipedia. Dort ist auch ein Verzeichnis mit Ihren wichtigsten Büchern hinterlegt.
Zur Wikipedia 

Ungeschriebene Regeln beim Small Talk

Dienstag, Mai 22nd, 2007

Small Talk ist eine wunderbare Gesprächsform, wenn man Menschen zum ersten Mal trifft. Ein leichtes unverbindliches Gespräch, bei dem doch eine erste Beziehung entsteht. Auch kann man schon viele Gemeinsamkeiten mit seinem Gesprächspartner entdecken. Jedoch nur, wenn man sich an die ungeschriebenen Regeln des Small Talk hält. 

  • Tabu für die ersten Kontakte sind Politik, Religion, Krankheiten.
  • Tabu ist auch Kritik am Essen und an den Gastgebern,
  • Ehe- oder Partnerschaftsprobleme, Sex, Geld und Geschäfte, sind ebenfalls nicht für einen Small Talk geeignet.
  • Gut kommt bei Ihrem Gesprächspartner auch nicht an, wenn dieser ein Arzt ist und Sie von ihm eine kostenlose Konsultation erbitten oder ihm Ihre Krankengeschichte erzählen.
  • Das Gleiche gilt auch für Anwälte. Bitte Sie diese nicht gleich beim ersten Gespräch um eine kostenlose Rechtsberatung!
  • Ebenso sollten Sie sich von Tratsch und Klatsch distanzieren. Denn irgendwann fragt sich Ihre neue Bekanntschaft sicherlich, wann und bei welcher Gelegenheit sie an der Reihe ist und von Ihnen durchgehechelt wird.

Termintreue – eine Tugend des Projektmanagements

Sonntag, Mai 20th, 2007

Termintreue ist eine Tugend des Projektmanagements. Jedoch ist sie nicht immer einzuhalten. Insbesondere dann, wenn Termine unrealistisch sind. Aber was tun. Meist ist den Kunden und Auftraggebern nicht wirklich klar, dass ihre Forderung nicht zu erfüllen ist. Leiten Sie Ihre Erklärung bewusst mit einer kleinen Übertreibung ein. Dies macht das Problem bewusst, aber auf eine humorvolle Art und Weise. 
Hier sind einige Zitate, die Sie dazu nutzen können. 

  • Man kann kein Baby in einem Monat zur Welt bringen, indem man 9 Frauen gleichzeitig schwängert.
  • Das wertvollste und am seltensten benutzte Wort im Wortschatz eines Project Managers ist „NEIN“.
  • Du kannst einen Dummkopf in die Verpflichtung zu einem unvernünftigen Termin treiben, aber du kannst ihn nicht antreiben ihn zu halten.
  • Je lächerlicher der Termin, desto teurer der Versuch, ihn zu halten.
  • Je hoffnungsloser die Situation, desto optimistischer der Betroffene.
  • Zu wenig Leute im Projekt können die Probleme nicht lösen – zu viele Leute im Projekt schaffen mehr Probleme als sie lösen.
  • Von mehreren möglichen Auslegungen einer Nachricht ist die unbequemste die einzig richtige.

Vorstellungsgespräch: So empfehlen Sie sich als der neue Projektleiter

Donnerstag, Mai 17th, 2007

„Wir laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein.“ So lautet die frohe Botschaft auf die Sie nach Ihrer Bewerbung um die Leitung des neuen Projektes schon lange gewartet haben. Aber die Einladung ist nur die halbe Miete. Ob Ihre Bewrbung erfolgreich ist zeigt sich erst dann, wenn Sie das Vorstellungsgespräch gemeistert haben.
Dazu habe ich hier einige Tipps zusammengestellt: 

  • Versuchen Sie, die speziellen Probleme des Auftraggebers zu erfassen, und machen Sie deutlich, dass Sie diese lösen können.
  • Beschaffen Sie sich möglichst viele Informationen über das Projekt und überlegen, welchen Nutzen gerade Sie in der Projektleitung bringen können.
  • Lassen Sie sich nicht wie ein Examenskandidat abfragen. Durch Fragen können Sie diese Inquisition in einen Dialog verwandel.
  • Hören Sie aufmerksam zu und unterbrechen Sie Ihr Gegenüber nicht. Nutzen Sie die Ausführungen um zu zeigen, dass Sie diese in der Vergangenheit auch bewältigt haben.
  • Sie sind kein Bittsteller. Treten Sie ohne Überheblichkeit mit dem Selbstbewusstsein eines erfahrenen Projektleiters auf.
  • Antworten Sie knapp und sachlich und vermeiden lange Geschichten und Ausflüge in Details.
    Betonen Sie das Positive.
  • Beantworten Sie Fragen, die für Sie peinlich sind, möglichst ehrlich.
  • Fragen Sie nicht voreilig nach den Details des Vertrages. Im ersten Gespräch geht es um das Kennenlernen. Erst im zweiten um den Kontrakt.

Mehr Karrieretipps finden Sie in meinem Blog:

blog.fachkarriere-machen

Zum Blog kommen Sie über den Eintrag in der Blogrole oder über den folgenden Link: http://www.blog.fachkarriere-machen.de

So stellen Sie sich wirkungsvoll vor

Mittwoch, Mai 16th, 2007

„Mein Name ist Bond. James Bond“. Die ist wohl die bekannteste Vorstellungsformel. Ihr Vorteil: Sie ist knapp und einprägsam. Ihr Nachteil: Verbreitet über viele Film weckt Sie Assoziationen mit dem Filmhelden und wirkt klischeehaft. Wenn Sie sich vorstellen, sollten Sie sich genau überlegen, welchen ersten Eindruck Sie hinterlassen wollen. Denn so wie sich Vorstellen, öffnen Sie bei Ihrem Gegenüber Türen oder werden vielleicht gleich in eins Schublade gesteckt, in die Sie nicht wollen.   

Hier sind drei Vorschläge, wie Sie sich wirkungsvoll vorstellen können:

  • „Ich bin Petra Projetzki“ So stellen Sie sich vor, wenn Sei mit Sie und Ihrem Nachnahmen angeredet werden wollen..
  • „Ich bin Petra Projetzki. Sagen Sie einfach Petra.“ Das heißt: Sprechen wir uns mit dem Vornahmen an. Aber bleiben wir aber beim Sie.
  • „Ich bin Petra Projetzki. Petra.“ So bieten Sie mit der Vorstellung Ihrem Gegenüber auch gleich das Du an. Aber: Denken Sie daran, dass nur hierarchisch höher stehende, Frauen oder Ältere die Initiative zu Du ergreifen sollten..

Selbstmarketing für Projektleiter

Sonntag, Mai 13th, 2007

Es nützt Ihnen wenig, wenn Sie Ihre Projekte in Time und Budget managen, wenn Diejenigen, die über Ihren beruflichen Erfolg entscheiden dies nicht wissen oder nicht zur Kenntnis nehmen. Sie können darüber jammern und sich bei Hinz und Kunz beklagen; aber besser wird es dadurch nicht. Nehmen Sie Ihren Erfolg selbst in die Hand. Machen Sie Selbstmarketing!
Nutzen Sie die Erfolgsspirale um durch Selbstmarketing Ihre Karriere positiv zu beeinflussen: 

  1. Sie leisten überdurchschnittlich gute Arbeit und finden dadurch die Akzeptanz ihres Chefs und der internen und externen Partner.
  2. Sie unterstützen die Wahrnehmung ihres Chefs und der Partner durch das Marketing Ihrer Erfolge. Sie werden mit Ihren Erfolgen bewusster wahrgenommen.
  3. Ihr Chef überträgt Ihnen anspruchsvolle Aufgaben, dies sie vor anderen Kollegen herausheben. Sie werden wichtig für die Abteilung und werden auch zu wichtigen Meetings hinzugezogen.
  4. Sie werden bei diesen Aufgaben mehr unterstützt. Denn Ihr Chef möchte beweisen, dass er die richtige Wahl getroffen hat.
  5. Mit diesem Rückenwind meistern Sie auch schwierige Aufgaben. Sie werden bekannt als Experte und dies nicht nur in der eigenen Abteilung sondern auch darüber hinaus.
  6. Sie entwickeln sich damit fachlich aber vor allem persönlich. Ihr Selbstbewusstsein steigt und versetzt Sie in die Lage noch anspruchsvoller Aufgaben zu übernehmen.
  7. Ihr Ansehen steigt. Entscheidern fällt zuerst Ihr Name ein, wenn es darum geht eine wichtige Aufgabe zu übernehmen. Denn Sie wissen, dass man mit Ihnen „auf Nummer sicher geht“, wenn es schwierig wird.

Mehr Karrieretipps finden Sie in meinem Blog:

blog.fachkarriere-machen

Zum Blog kommen Sie über den Eintrag in der Blogrole oder über den folgenden Link: http://www.blog.fachkarriere-machen.de

Wäre mir die richtige Antwort doch gleich eingefallen

Dienstag, Mai 8th, 2007

Peter P. saß in einem Meeting zu Vorbereitung eines Workshops. Es entspannte sich eine etwas scherzhafte Diskussion darüber, wer zum Meeting eingeladen hat und jetzt dafür verantwortlich ist das Meeting zu Moderieren. Der Senior in der Runde sagte: „Peter P. hat doch zu diesem Meeting eingeladen?“ Peter P. war verärgert. Er hatte zwar eingeladen, aber der Senior hatte ihn als Projektmanager dazu aufgefordert. Eigentlich war es seine Sache das Meeting zu leiten.
…Erst viel später, während des Meetings fiel Peter P. die passende Antwort ein. Er hätte ja sagen können: „Ja ich habe zum Meeting eingeladen, weil der Senior mich darum gebeten hat dies zu übernehmen.“ Mit diesem Satz hätte er den Ball wieder zurückspielen können.
Ich habe immer Menschen bewundert, denen diese Sätze spontan einfallen. Spontaneität ist entweder sehr früh in der Sozialisation erlernt oder man hat sich diese bewusst antrainiert.
Dazu die drei folgenden Tipps für schlagfertiges Antworten:   

  • Eine schlagfertige Antwort muss nicht perfekt sein. Besser eine mittelmäßige Antwort als Schweigen.
  • Legen Sie sich ein Repertoire an Antworten zurecht, die auf viele Situationen passen. Auf diese können Sie dann „spontan“ zurückgreifen.
  • Vermeiden Sie Hektik. Versuchen Sie Zeit zu gewinnen um eine passende Antwort zu finden.

Networking: Der Wissenspool des Projektmanagers

Sonntag, Mai 6th, 2007

Networking im Projektmanagement hilft Ihnen eine persönlichen Wissenspool aufzubauen. Auf diesen können Sie zurückgreifen, wenn Sie einen Tipp, Rat oder Hilfe brauchen. Networking funktioniert aber nur dann, wenn Sie sich an die ungeschriebenen Regeln halten.
Die zehn wichtigsten davon sind: 

  • Halten Sie sich bei den Kontakten im Netzwerk an die guten Manieren. Dazu gehört Höflichkeit, Zuvorkommen und für die Gelegenheit passendes Verhalten.
  • Seien Sie Aufmerksam. Denken Sie immer für den anderen mit. Respektieren sie die anderen so, wie Sie auch erwarten, respektiert zu werden. Wenn Sie sich beim Networking wohl fühlen, wird sich dieses Gefühl auch auf ihre Partner übertragen.
  • Pflegen sie ihre Kontakte kontinuierlich. Versprechen Sie nur dann etwas, wenn sie es auch einhalten können. Wer einmal etwas zugesagt hat, sollte sich auch daran halten. Dazu gehört auch Pünktlichkeit. Vereinbaren sie deshalb auch nur Termine, die sie auch einhalten können.
  • Erweisen Sie den anderen Gefälligkeiten. Kleine Gefälligkeiten erhalten den Kontakt. Damit zeigen sie, dass Sie an andere denken. Das Geben und Nehmen in einem Netzwerk fängt immer mit dem Geben an.
  • Wenn Sie über andere reden, beurteilen Sie nicht deren Verhalten. Berichten Sie positives über andere, über Dinge dies diese getan haben. Kritik an anderen ist in einem Netzwerk tabu. Diese bringt Sie schnell in den Ruf, dass man ihnen nichts anvertrauen kann und man wird zu Ihnen auf Abstand gehen.
  • Nutzen sie die Beziehungen nicht zu ihrem Vorteil aus. Wenn andere merken, dass sie Networking nur zu ihrem Nutzen betreiben, werden sie den Kontakt abbrechen.
  • Seine Sie aktiv. Kontakte im Netz entstehen nicht von alleine. Sie müssen diese aktiv herbeiführen. Auch Kontakte pflegen sich nicht von alleine. Denken Sie immer daran, dass das Netzwerk von der Energie lebt, die Sie hineingeben.
  • Suchen Sie Gemeinsamkeiten. Das Verbindende Element in einem Netzwerk sind die Gemeinsamkeiten der Netzwerkpartner. Je mehr sie davon haben, umso stabiler wird das Netzwerk.