Archive for März, 2007

Miteinander reden: Der Kommunikationsklassiker von Schulz von Thun

Donnerstag, März 29th, 2007

Prof. Dr. Friedemann Schulz von Thun, Professor am Fachbereich Psychologie der Universität Hamburg für Beratung und Training, veröffentlichte 1981 ein Buch unter dem Titel „Miteinander reden – Klärungen und Störungen“ Hier stellte er  das Kommunikationsquadrat, das grundlegende Kommunikationsmodell mit den „vier Schnäbeln“ (des Senders) und den „vier Ohren“ (des Empfängers) dar. Dieses Modell hat wie kein anderes die Kommunikationstrainings beeinflusst. Selbst in Schulen wird heute dieses grundlegende Modell der menschlichen Kommunikation vermittelt. Mit diesem Buch wurde Kommunikationspsychologie populär.
Geglückte Kommunikation hängt nicht nur vom „guten Willen“ ab, sondern auch von der Fähigkeit zu durchschauen, welche seelischen Vorgänge und zwischenmenschlichen Verwicklungen ins Spiel kommen, wenn Ich und Du aneinandergeraten. Dies ist die Botschaft des Erfolgskommunikationspsychologen. Das Buch „Miteinander reden 1“ enthält das Handwerkszeug für Analysen typischer Störungen und Anleitungen zur Selbstklärung, zur Sach- und Beziehungsklärung. Wenn jemand etwas von sich gibt, dann enthält seine Mitteilung vier psychisch bedeutsame Seiten Selbstoffenbarung, Sachinhalt, Beziehungshinweis und Appell. Von den typischen Problemen, die mit jedem dieser vier Aspekte verbunden sind, greift dieser Band diejenigen auf, die uns alle mehr oder minder stark beschäftigen.
Dieser erste Band entwickelte sich, vor allem in den neunziger Jahren, zu einem Standardwerk. Die Trilogie „Miteinander reden“ erzielte inzwischen eine zweifache Millionenauflage. Der zweite Band erschien 1989 und nahm die Unterschiede zwischen den Menschen in den Blick, der dritte Band erschien 1998 mit den Untertitel „Das Innere Team und situationsgerechte Kommunikation“.

Mehr Buchtipps zu Soft Skills im Projektmanagement finden Sie hier:
http://www.systemische-organisations-beratung.de/softskills/literatur/index.htm

Keine Angst vor Lampenfieber

Dienstag, März 27th, 2007

Lampenfieber ist die Angst oder Nervosität des Schauspielers oder Musikers unmittelbar vor dem Auftritt. Außerhalb dieses Rahmens nennt man Lampenfieber Redehemmung oder die Angst sich vor einer großen Zuhörerschaft zu Wort zu melden, Fragen zu stellen oder einen Wortbeitrag zu geben. Allgemein ist Lampenfieber ein subjektives Erleben, dass an eine unmittelbar bevorstehenden Kommunikations- oder Interaktionssituation geknüft ist. Es ist irrational und damit auch nicht durch rationale Argumente zu beseitigen.

Die folgende Übung hilft, die Ängste vor Verwundbarkeit und Hilflosigkeit auf eine erträgliches Maß zu reduzieren:
Nutzen Sie jede Gelegenheit für einen „öffentlichen Auftritt“.  Beobachten Sie, welche Reaktionen dies in im Körper auslöst. Z..B. Rot werden, trockener Mund oder zittern. So bekommen Sie langsam ein Gefühl dafür, was in ihrem Organismus vorgeht.
Ein erster Schritt zur Bewältigung der Symptome ist die Beantwortung der folgenden Fragen:

  • Wovor hatte man Angst?
  • In welchen Augenblicken traten die ersten Angst- oder Stresssymptome auf?
  • Gab es einmal einen realen Grund für eine solche Angst?
  • Besteht dieser Grund heute noch?
  • War er in der heutigen Situation wirklich vorhanden?
    Was hätte im schlimmsten Fall wirklich passieren können?
  • Falls man dem „Auftritt“ ausgewichen ist, sollte man sich die folgende Frage stellen: Was hätte anders sein müssen, damit ich mich öffentlich präsentiert hätte?

 

Die 6 großen W’s

Montag, März 26th, 2007

Die sechs großen W’s heißen Warum? Was? Wann? Wer? Wie? und Wo? Sie leiten offene Fragen ein, mit denen sich so ziemlich alle Sachverhalte klären lassen. Sie sind der Schlüssel für erfolgreiche Gespräche, denn sie ermöglichen es dem Befragten die Antwort formulieren. Sie laden den Befragten ein seinen Standpunkt zu formulieren. Offene Fragen geben gleichzeitig eine Richtung und bezeichnen den Gesprächsgegenstand, ohne den Antwortenden darauf festzulegen, wie er seine Antwort geben soll. Fragen die mit den 5 großen W’s anfangen heißen W-Fragen.
Hier sind einige Beispiele:
Wozu? – fragt nach den Gründen und Hintergründen: „Wozu soll das Projekt durchgeführt werden?“
Was? – fragt nach der Sache: „Was soll mit dem Projekt erreicht werden?“
Wann? – Fragt nach einem Zeitpunkt: „Wann soll das Projekt beginnen?“
Wer? – fragt nach einer oder mehreren Personen: „Wer ist am Projekt beteiligt?“
Wie? – fragt nach der Art und Weise, wie etwas getan werden soll: „Wie soll das Projekt durchgeführt werden?“
Wo? – fragt nach dem Ort: „Wo haben die Projektmitarbeiter ihren Arbeitsplatz?“

Alles ist möglich

Sonntag, März 25th, 2007

Peter P. hat einen neuen Projektauftrag. Ein herausforderndes Projekt. Aus Gesprächen mit seinen Projektmitgliedern weiß er, dass einige daran zweifeln, ob das Projekt überhaupt zu meistern ist. „Wie kann ich mein Team trotzdem bewegen, sich mit voller Kraft  in das Projekt zu stürzen?“ fragte er seinen Coach. Dieser gab ihm ein Stapel Karten und sagte. Beginne das Kick off damit, dass Du die Karten in die Mitte legst und jeden Teilnehmer bittest die Karte zu ziehen, die ihn am Meisten anspricht. Bitte dann jeden Teilnehmer, etwas dazu zu sagen, warum er gerade diese Karte gewählt hat und was diese Karte mit seiner bisherigen Projektarbeit zu tun hatte.

Hier ist eine Auswahl der Karten:

  • Es gibt eine Brücke zwischen harter Arbeit und Erfolg: Diese Brücke heißt Enthusiasmus.
  • Wer der Sonne entgegenwandert, lässt den Schatten hinter sich.
  • Die Welt von Morgen gehört dem, der eine Vision hat.
  • Beständigkeit ist der Schlüssel zum Erfolg.
  • Wer sein Ziel kennt, findet den Weg.
  • Man muss aufwärts blicken, um die Sterne zu sehen.
  • Erfolg ist der Sieg der Einfälle über die Zufälle.
  • Erfolg ist eine Reise, kein Ziel.
  • Gib immer Dein Bestes. Was du jetzt säst, wirst du später ernten.
  • Auch ein Schritt zurück ist oft ein Schritt zum Ziel.
  • Alles, was sich ein Mensch vorstellen kann, kann er auch erreichen.
  • Du weißt nicht, wie weit deine Kräfte gehen, bis du es versucht hast.
  • Innovation beginnt im Kopf mit einer kühnen Idee und dem Mut zum Risiko.
  • Wer niemals abhebt, wird nirgendwo landen.
  • Der Erfolg kommt nicht zu dir, du musst  auf den Erfolg zugehen.
  • Ideale sind wie die Sterne. Du kannst sie nicht erreichen, aber du kannst Dich an ihnen orientieren.

Mehr dieser Weisheiten finden Sie in: Alles ist möglich, Korsch Verlag GmbH, Gilching, 2001

http://www.amazon.de/Alles-ist-m%C3%B6glich/dp/3782739310/ref=sr_1_24/028-0476183-5474950?ie=UTF8&s=books&qid=1174807492&sr=1-24

Inszenieren Sie Ihre Charts

Freitag, März 23rd, 2007

Mit Grafikprogrammen erstellte Präsentationen verführen dazu, die Charts fast übergangslos hintereinander einzublenden. Dies überfordert die Zuhörer, da diese keine Zeit haben die Informationen zu verarbeiten. Es ist deshalb besser, jedes Chart anzukündigen, einzublenden, kurz wirken zu lassen und dann erst mit der Erläuterung zu beginnen.

Die Abfolge der Charts wird dann in der folgenden Reihenfolge durchgeführt:
1. Chart abbinden: „Das war der Punkt.. und daraus ergibt sich die Frage, der Aspekt, das Thema…“
2. Neues Chart ankündigen: „Den sehen sie auf dem folgenden Chart“
3. Neues Chart einblenden und kurz wirken lassen, damit sich die Teilnehmer orientieren können.
4. Chart erklären: Bei Bedarf kann eine Zeigehilfe verwendet werden. Jedoch sollte man sich dabei nicht zur Projektion hindrehen. Während der Erklärung sollte man die Teilnehmerreaktionen beachten und ggf. Fragen stellen oder auf Fragen eingehen.
5. Weiter wie bei 1.

Mit dem Telefon Kontakte knüpfen

Donnerstag, März 22nd, 2007

Networking besteht darin, Kontakte mit Menschen zu knüpfen, die man nicht kennt. Dazu gibt es vielfältige Anlässe wie zum Beispiel dieser: „Ich gebe Dir mal die Telefonnummer von einem Bekannten von mir. Er interesssiert sich auch für alle Themen im internationalen Projektmanagement.“ Dies ist eine typische Situation bei der Sie den Kontakt nur über das Telefon aufnehmen können.
Was ist die Ausgangssituation bei der Kontaktaufnahme?

Die Situation: Der Angerufen kennt den Anrufer nicht und möchte deshalb möglichst schnell wissen von wem er angerufen wurde und worum es geht. Zur Vorbereitung eines solchen Gespräches müssen Sie berücksichtigen, dass Sie einen Aufhänger für das Gespräch benötigen um das Interesse zu wecken. Nur wenn Sie mit dem Gespräch auch ein klares Ziel verfolgen, kann der Angerufene den Nutzen des Gespräches nachvollziehen.

Was ist dabei die beste Vorgehensweise? 

  • Nennen Sie den eigenen Namen und ggf. den ihres Unternehmens.
  • Teilen Sie mit, von wem die Telefonnummer stammt, Presseartikel, Intranetkontakt oder Empfehlung.
  • Versdeutlichen Sie das Anliegen Ihres Anrufs.

Bei dem Gespräch sollte man darauf achten, ob der Gesprächspartner Zeit hat. Merkt man, dass der Anruf ungelegen ist, sollte man schnell zu Ende kommen und um einen neuen Termin bitten. Möchte man mit dem Angerufenen im Gespräch bleiben, dann kann man am Ende versuchen einen Gesprächsfaden zu knüpfen indem man ein gemeinsames Thema anspricht. Hier merkt man dann schnell, ob der andere an einem Gespräch interessiert ist oder nicht.

 

Ein gutes Verhandlungsergebnis braucht eine gute Vorbereitung

Montag, März 19th, 2007

„Als Verhandlung wird im betriebswirtschaftlichen, juristischen, soziologischen und privat-emotionalen Bereich des menschlichen Zusammenlebens ein Interessensausgleich verstanden, durch den sich widersprechende Bedürfnisse von zwei oder mehreren Parteien mit Hilfe von Kommunikation und Strategie ausgeglichen werden sollen.“ So definiert die Wikipedia Verhandlungen. (www.wikipedia.de) Aber wie kommt man zu einem guten Interessensausgleich? Eines der wesentlichen Elemente dabei ist eine gute Vorbereitung. Nur dann wenn ich weiß was ich will und was ich dem anderen abverlangen kann, ist ein Grundstock für eine gute Verhandlung gelegt.
Die folgenden Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie eine Verhandlung beginnen:

  • Was genau sind die Verhandlungsgegenstände?
  • Was ist wichtig? Was weniger wichtig?
  • Welche inhaltlichen Abhängigkeiten gibt es zwischen den einzelnen Verhandlungsgegenständen?
  • Warum ist die Verhandlung notwendig? 
  • Welches Interesse hat das Umfeld an der Verhandlung?
  • Was würde passieren, wenn die Verhandlung nicht stattfindet?
  • Kann ein komplexes Thema in Teilthemen zerlegt werden?
  • Was ist dann eine sinnvolle Reihenfolge?
  • Wie können die Teilthemen sachlogisch strukturiert werden?
  • Was ist mein Minimalziel?
  • Was das Maximalziel?
  • Welches Ziel ist realistisch?
  • An welchen Stellen würde mir ein Entgegenkommen leicht fallen?
  • Wann bekomme ich ernsthafte Probleme?
  • Was ist das Verhandlungslimit?

Eine Checkliste für die Verhandlungsvorbereitung finden Sie unter:

http://www.systemische-organisations-beratung.de/softskills/download/index.htm

Projektdruck und seine Folgen

Samstag, März 17th, 2007

Peter P.. berichtet seinem Coach davon, dass im Moment der Druck im Projekt sehr groß ist. Er selbst halte ihn kaum aus und seine Teammitglieder noch viel weniger. „Ich muss den Druck weitergeben, sonst bekomme ich Ärger mit dem Auftraggeber.“ Berichtet Peter P. „Ich habe keine andere Wahl. Oder?“  Fügte er hinzu.

Auf diese Frage antwortete sein Coach mit der folgenden Geschichte:

Von der Hektik und der Langsamkeit der Seele
Ein weißer Afrikaforscher konnte es nicht erwarten, endlich ins Landesinnere vorzustoßen. Um früher an sein Ziel zu gelangen, zahlte er seinen Trägern ein zusätzliches Gehalt, damit sie schneller gingen, und über mehrere Tage lang legten sie Träger ein schnelleres Tempo vor. Eines Abends jedoch setzten sich alle auf den Boden, legten ihre Bündel ab und weigerten sich weiterzugehen. Soviel Geld er Ihnen auch anbot, die Träger rührten sich nicht von der Stelle. Als der Forscher sie schließlich nach dem Grund ihres Verhaltens fragte, erhielt er folgende Antwort:
„Wir sind so schnell gegangen, dass wir nicht mehr recht wissen was wir tun. Darum warten wir, bis unsere Seele uns eingeholt hat.“

Jeder Druck hat seine Grenze, sagte der Coach nach der Geschichte. Irgendwann steigen die Projektmitglieder aus. Dann geht gar nichts mehr. Sorgen Sie dafür, dass der Druck aus dem Projekt genommen wird und verschaffen Sie damit den Projektmitgliedern eine Verschnaufpause. Ich weis, fügte der Coach hinzu, das dies einfacher gesagt ist, als getan. Aber auch dafür werden Sie als Projektleite bezahlt.

 

Wechsel Sie die Position!

Freitag, März 16th, 2007

Eine Präsentation ist ein Kunstwerk, bei dem drei Elemente zusammenwirken, die Folien, das was dazu gesagt wird und die Bewegung desjenigen der Präsentiert. Vor allem dem letzten Aspekt schenken die meisten zu wenig Aufmerksamkeit. Mit einem Standortwechsel unterstützen Sie das, was Sie sagen, bringt Sie als Person in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit und absorbiert ihre Nervosität und sorgt so für Ihre Entspannung.

Die 3 wichtigsten Signale eines Standort- oder Positionswechsels sind:

Vorwärtsbewegung: Damit machen Sie deutlich, dass Sie an einem wichtigen Punkt Ihrer Präsentation angekommen sind.
Rückwärtsbewegung: Damit zeigen Sie den Teilnehmern, dass Sie eine Idee zu Ende geführt haben und die Teilnehmer kurz entspannen können.
Seitwärtsbewegung: Damit signalisieren Sie den Übergang von einer Idee zur nächsten/von einem Punkt zum anderen. 

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Donnerstag, März 15th, 2007

Dieser bekannt Spruch aus der Welt der Fussballer gilt auch für Projektmeetings. Nutzen Sie jedes Meeting mit ihrem Projektteam oder dem Auftraggeber auch als Lernchance zur Verbesserung Ihrer Fähigkeit Meetings zu leiten. Dies kostet nach jedem Meeting 10 Minuten Zeit. Aber beim nächsten Meeting können Sie dies durch eine besser Besprechungsleitung leicht wieder einholen.

Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich nach jedem Meeting stelle sollten:

  • War die Struktur des Meetings klar und für alle Teilnehmer nachvollziehbar?
  • War die Agenda allen Teilnehmern bekannt?
  • Wurden geeigneter Arbeitsmethoden für die Besprechung der Themen eingesetzt?
  • Stand die Zeit in angemessenem Verhältnis zu den zu besprechenden Themen?
  • Wurden die Ziele der Besprechung erreicht?
    Bin ich mit dem Klima im Meeting zufrieden?
    Ist es gelungen dominierende Teilnehmer zu „bremsen“?
  • Ist es gelungen zurückhaltende Teilnehmer in die Besprechung einzubeziehen?
  • Wie gut ist es mir gelungen mit Kommunikationsstörungen umzugehen?
  • Konnte ich angemessen auf Konflikte reagieren?
  • Wurden die Ergebnisse während der Besprechung für alle Teilnehmer sichtbar festgehalten?
  • Wurden alle Ergebnisse schriftlich festgehalten
    Haben die Teilnehmer ein Protokoll bekommen?
  • Sind alle Besprechungsunterlagen verteilet worden?

Eine Chekliste für ein Meetingreview finden Sie unter der folgenden Inernetadresse:

http://www.systemische-organisations-beratung.de/softskills/download/index.htm